五个步骤帮你摆脱低效勤奋的怪圈
文/梦婷儿
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小明是个学习刻苦的孩子，从上高中那天开始，他从来没睡过午觉，晚上也是最晚入睡的一个，其他人在玩游戏时，他在看书；其他人跑去打篮球，他在看书；其他人睡觉时他还在看书。于是大家给他起了个绰号叫“书虫”，在同学们的眼中，小明绝对是好学生的典范。可是奇怪的是，期末考试成绩下来，让大家大跌眼镜。舍友们都想着如此勤奋的小明，成绩应该在名列前三，但是却连中不溜都够不上，在宿舍六个人中排名第五。莫非小明是来挑战那句“功夫不负有心人”的至理名言的？
无独有偶，大海是个职业白领，大学毕业后就职于一家外企公司，每天上班超级忙，几乎连喝水的时间都没有，晚上天天加班至九十点钟，是部门最勤奋的一名职工。在刚工作的第一个月他认真负责的工作态度还得到了部门经理的表扬。可是三个月过去了，他忙碌依旧，加班加点依旧，但是部门绩效考核中他的最差的那个。是他不努力吗？他可是全部门看上去最努力的一个。那么到底是为何出现这种努力半天却没有好绩效的现象呢？
有一种现象叫你只是看上去很努力，即面上功夫做足了，自己把大把的时间投入到工作中去，结果出不来成果。所谓的努力并没有找准工作的重点，而是在做形象工程。比如写个活动的文案策划，你想出彩，结果查询了一天的网上案例，最后一头蒙，一个字也没写。思路却越来越乱。第二天依旧，三天过去了，你仅仅得出了哪些文案不适合本单位的结论，想象中的高质量文案还不知道在哪里。
02
这两个小故事并不陌生，在我们身边常常会有一些人，看上去很努力很勤奋，实际上效率超低，总是处在事倍功半的怪圈中。今天我们来谈一谈摆脱低效勤奋，实现事半功倍的五个步骤。
步骤一：列出计划清单。利用5-10分钟时间列出全天事项计划清单，每日事项计划包括四种类型：重要且紧急的事项（比如开会前会场布置及发言稿的准备、客户投诉等）、紧急不重要的事项（比如部门会议、电话铃声等）、重要但不紧急的事项（部门培训、个人备考专业职称、英语学习）和不紧急也不重要的事项（聊天、刷朋友圈、浏览新闻等）。
步骤二：分清主次。将每日事项按照重要性进行排序。重要且紧急的事项排在第一位，重要但不紧急的事项排在第二位，紧急不重要的事项排在第三位，不紧急也不重要的事项排在最后。具体如下图：
步骤三：优先解决第一象限内重要且紧急事项。同时锻炼自己的自控力，放弃第四象限中不紧急也不重要事项，这类事想又称为无聊事项，比如微信刷朋友圈、浏览新闻、玩游戏等。将需要协作的重要且紧急事项进行拆分，经领导批准后按照分工抓紧落实。争取今日事今日毕。
步骤四：高度重视第二象限中重要但不紧急事项，合理筹划，做到未雨绸缪。比如八小时外学习专业知识，准备职称考试，提高自己核心竞争力。比如部门内部的轮岗培训交流。
步骤五：尽可能消灭第三象限中紧急不重要事项。这些事项如果任其发展将占用你很多时间，但是没有效率，从而导致低效勤奋的怪圈。比如为了不在接电话事项中浪费过多时间,可以在部门内部建立接电话规定。由专人（部门新人）第一时间接起电话，将一些不重要的或者新人可以直接回答的电话过滤掉，从而部门其他人将节约出的时间用在第一象限重要且紧急事项和第二象限重要但不紧急事项上，保证部门整体的战斗力。比如记录下每天与其他部门沟通协调的时间，对于重复性事项建议出台相应制度规范或向主管领导反馈召开专题协调会议，在会上明确事项工作流程，从而节约时间，提高效率。
03
接下来，我们通过案例分析一下如何运用五个步骤来摆脱低效勤奋的怪圈。
步骤一：当日事项计划清单如下：
1、完成英语单词学习。
2、完成写作随想500字。
3、完成二月报表及分析。
4、协调完成单位电话明细账单打印。
5、参加手工制作活动，学制作蛋挞。
6、撰写成功日记。
7、阅读朋友圈文章三篇。
步骤二：对所列事项进行排序。
步骤三：第3项和第4项列为重要且紧急事项，由于领导需要或者当天要给上级单位汇报。属于当天必须要完成的事项。第7项是消遣，属于不紧急也不重要事项。其他事项都完成的情况下，可以去做。当然也可以直接删除不做。
步骤四：第1项、第2项和第6项属于对自己英语、写作和管理技能提高有帮助的事项，重要但不紧急。从长期来看，对于自己综合发展有好处，应当高度重视，注重日常积累。可以在重要且紧急事项完成后，利用碎片时间去完成。
步骤五：第5项参加活动属于紧急不重要事项，可以参加也可以不参加，比如不参加活动（活动时间长达2个小时），等同事学成回来简单请教或者周末在家通过网上百度制作流程来解决，这个事项并不是当日必做事项。由于他占用上班时间长，产出效益低，属于尽可能消灭掉的事项。
如此以来，该日计划清单上的7项事项就减至5项（第5项和第7项删除），大大消除了计划制定者心理上的负担，从而全天有充足的时间去完成各项清单，让自己成为时间的主人。如果不懂得从这五个步骤中找出重点事项，那么看上去一整天都在忙忙碌碌，最后手工制作占用了半天时间，剩下半天时间来完成6个事项就会超级紧张，造成低效勤奋的尴尬局面。
我是梦婷儿（点击关注），坐标一线城市，标准上班族，业余写作者。坚持原创，与您持续分享职场、理财和个人提升经验。
