工作中正确“报忧”的技术

文/古尔浪洼

凡工作，必会有失误或问题。因此，也就需要向上司或者老板汇报。但人都有一种想隐瞒错误的天性。即便是勇于负责任的人，在内心深处，也不愿意第一时间将失误告诉上司或者老板。究其原因，无非有二：一，怕老板知道了，会认为自己无能；二，自己的失误，自己得想办法补救。

无论哪种想法和心态，都是可以理解的。

但现实中比较诡异的是，确实如“墨菲定律”所说的那样，往往任何失误或问题，补救起来，都没有那么简单，而且，往往失误所造成的影响和损失，比你所预想的大，最最诡异的是，你担心老板会在你解决麻烦之前知道，事实可能是，他真的就会在你快要成功解决之前，或者搞得更糟之前知道。

为什么会出现这种情况？道理其实非常简单，那就是：一，所谓好事不出门，坏事传千里，任何坏消息，只要在同一个单位里，总会被人知道的，自然也就会传到上司的耳朵里；二，一个部门的事情，往往会牵扯到其它部门，你不汇报，别的部门也会汇报。所谓跑得了和尚跑不了庙，是你的错误，终究是你的错，总会找回到你头上。

既然如此，那么现实中发生失误或问题的时候，我们应该怎么办呢？我总结了七点“报忧”的技巧，供大家参考：

1、立即汇报

因为，若出现失误或问题，如果不及时汇报，情况越坏，后果就越没法弥补。这是一个被无数失误证明过的事实。

既然如此，逃避和拖延，就不如立即解决。处理问题就像救火，越早开始，越容易灭，越拖延，造成的损失也就越多，补救的难度也就越大。

很多人往往会将自己的过失隐瞒下来，以为自己会是侥幸躲过的那一个。但在现实中，没有一项错是可以自动消失掉的。所以，隐瞒，有时候其实就像是皇帝的新装一样，大家都能看得明白，就你自己以为你是可以躲过的那一个，其实非常愚蠢和可笑。而且，更得不偿失的是，很可能因为自己的“隐瞒”，还会伤害到信任自己的同事。更严重的是，可能会因为自己的拖延，贻误最佳的解决时间点，酿成更大的祸。

从这样的角度想，你就会得出结论：与其拖延，不如立即汇报。

2、汇报时，讲清楚六个要点

这个六个要点，就是“5W1H”，即：

为什么（WHY）

什么时候（WHEN）

在什么地方（WHERE）

谁（WHO）

做了什么事（WHAT）

如何做的（HOW）

为了让你更加容易记住，有人总结了节奏感非常强的一句话，你听过一定很容易记住：

何时与何地，何人与何事，如何又为何。

3、口头报告要分清事实与推断

如果是口头汇报，汇报时，要特别注意的意见事情就是：要讲事实，不要把推断当事实讲。事实是基于观察，但推断却是未曾经过验证的。

比如，说着火了，是事实；但如说可能烧到XX了，就是推断。如果你在报告时，讲可能烧到XX，说成是烧到XX，就会是严重的情报失误。这样，可能会加大应对的难度，也可能会误导决策者做出错误的判断和应对，反而会带来更大的损失。

4、书面报告要便于阅读

如果你要做的不是口头报告，而是书面报告，同样也要遵守“5W1H”的要点。除此之外，还要注意做到：

l 简洁

l 易懂

l 页数尽量少

能一页讲清楚的，一定不要写多页，否则既浪费自己写的时间，也浪费读报告的人的时间。

5、结论放在开头，正文适当加小标题

减少报告页数的要诀之一，就是先讲结论（或结果）。

对于忙碌的上司来说，读一份冗长的报告，无疑就是在浪费时间。如果你最后结论，有经验的上司会直接看最后一页。这样大家都会很尴尬。

如果不得不写长一点的报告，除了结论放前面，另外重要的一点，就是：正文最好尽量加上小标题，尽量分条目来写。

这样你写起来清晰，上司读起来也明白。

6、上司看报告时不要说话

很多人错误的以为，上司看报告时，做一些相关的说明比较好，这样上司理解起来容易。

错了。

相信我，上司不是白痴，你能写明白的，他会看明白。如果不明白，他会问你。

而如果你在上司看报告的时候插嘴解释的话，会分散上司的注意力。他不理你你会尴尬，他理你会打断他的阅读节奏，很容易造成信息错漏。

正确的做法是：让上司看，有问题，他会问。

7、不在背后批评别人

公司是个团队协作作业的地方，汇报工作时，基于事实讲问题。在还没有采取行动前就批评别人，很容易被理解为推卸责任，不会获得大家的喜欢，很容易在未来的工作中被孤立。