秘书工作手记‖邮件

有一离职的同事发了一封邮件，邮件签名不是他本人，要不是我们邮箱是姓名拼音组合的话，就不知道谁离职了，正文也有多个明显的错别字。

在工作中，邮件起到了很重要的沟通工具，邮件写的好不好，写的专不专业，关乎着我们的专业度。这边分享下秘书工作手记中关于发送邮件原则。

切记空白主题，主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂。如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，如【重要‖紧急】。尤其是回复或者转发邮件，不要纯粹的转发回复。

正文，礼多人不怪，开头称呼某某您好。短句为上，简短为上，如果非要长篇大论，建议分段加关键词。措辞比平时说话更委婉，更谦恭，举个例子，若你不同意对方的意见，那么在反对时请多用“我们”而不是“你”，比如“我们觉得这个方案还可以再进一步完善”相比“你这个方案还可以再进一步完善”来的委婉。

认真对待附件，本人经常忘记发附件，也经常收到别人补发附件的情况，这种漏发附件容易让人觉得粗心马大哈。正文里一定要有对附件的说明，有特殊软件的要指明用啥软件打开。较短的附件内容可在邮件正文重现，这样用手机等智能设备时无需下载即可看。

别浪费电子邮件签名栏，简明扼要的写上基本信息如姓名，单位名称，联系方式，联系邮件，职位等。避免紧急时无法及时联系到当事人。

发完邮件保持沟通，很多职场人士并不是天天盯着邮箱，有些也没有及时查看邮箱的习惯，就像我身边的同事经常不看邮件，所以发完邮件，可通过其他方式及时提醒对方查收邮件比如微信，短信，如果紧急可以电话告知下，避免到时候出现推诿扯皮。

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