如何做好项目筹备与管理

我们的工作不是每天都在创造新的东西，更多时候是在反复进行调研、思考、设计、实践……

有时候同一个项目，我们需要做很多次，所以，认真对待和享受每一次重复，时间才会带给我们复利。

回头看看做过的项目和那些曾经爬过的坑，今天，我们一起来探讨探讨如何高效的准备项目吧！

项目管理第一坑：想不明白才最坑

行动派的说干就干再加上缜密的前置思考，咱们就能把项目筹备中的那些遗憾扼杀在摇篮里！

我们都知道想明白才能干得明白，所以，我们前置思考有三个必达收益：

①澄清项目目标，厘清项目到底要解决什么问题。

②找准项目关系人，特别是潜在的支持者，便于借力。

③风险评估，结合不同城市情况提前做出风险预案。

这个步骤是为项目筹备和实施打基础的，所以，如何做更有效或更高效是值得我们不断探索的，在近期的项目准备中，问过自己不同的问题，试过不同的工具和方法，最终还是觉得“5W2H”是既简单又有效的方法，它能帮助我更好的深入思考和延伸思维，在此分享给大家，如下的问题仅为示范，不限于此！

问题示范 不限于此

项目管理第二坑：沟通协作是关键

协作我们都会，但是我们没有挑明了说的是：协作的基础是价值共享，我们需要做的是在项目中争取让协作各方能够获得物质、荣誉、成长、情感……上的回报，这样的协作关系才会持久。

在沟通和协作中，总结出以下3个TIPS：

①组建项目核心小组，成员在经验、技能和资源方面能匹配项目需求，同时核心小组各成员有主辅之分，并能明确每一个人的主要职责所在；

②团队高效沟通问题，特别是跨部门、跨城市、跨级的沟通，如该模块单独操作存在困难，则需要协作，争取让每一位伙伴都能发挥自己的价值；

③多渠道造势，我们的其中一个角色就是帮助大家一起为项目造势，我们造势是想要让相关人员知道和记住这个项目，也有利于后期的实施和跟进。我们可以用一封言辞得当的项目宣传、一个有创意的工作群刷屏文案、一个好玩有趣的朋友圈九宫格，都可以为项目造势。而如何实现多渠道造势，我们则需要发掘团队中每一位伙伴的优势才能突破惯有的造势方法。

④阶段性复盘计划是否偏离：讨论和判断引起变化的原因和影响因素，因势而变。

项目管理第三坑：抓住项目管理法宝项目管理表

制作及使用“项目管理表”，我们不仅是在管理自己的时间，更是在管理他人的时间，使用项目管理表能从整体的视角来看待各阶段项目需要筹备什么，增强团队伙伴的项目管理意识，控制高项目推进节奏。

一个好的项目管理表需要多方共识，同时，它的呈现形式越正式越规范则越有约束力。如何制作适合自己的项目管理表，可以遵循以下4个TIPS：

①团队共识：项目管理表体现是大家沟通过共识后的内容，而不是一个人的意见。没有共识，就不具备被团队接受并且执行的可能性。

②细化任务：一个项目有不同阶段，每个阶段更有不同的目标，达成目标需要不同的操作手法，所以，咱们的项目管理表就更应当清晰详细。会议上的口头约定/任务/细节最好都能够明确下来，以免遗漏或是搞错。

③责任到人：这里主要明确责任边界，以免出现遗忘、甩锅等情况影响项目进展。

④管理项目里程碑：将里程碑可视化，通过不断实现“小”的胜利，来实现项目“大”的成功。

到底什么样的项目管理表是好的项目管理表？其实这没有一个标准答案，为了能让我们制作项目管理表更高效，我使用的是Word和Excel自带的表格模板，下载模板后根据项目所需的内容进行修改。大家也可以各取所需。

模板路径：打开word→点击文件→点击新建→搜索联机模板→创建备用

word计划管理表示范

项目管理第四坑：不做复盘何谈复利

在项目执行过程中，项目负责人有一个权利：组织小组成员复盘项目，把在本次项目中掉过的坑、登过的顶全都使用文字总结提炼出来，这对项目成员而言是一次自我梳理和成长，同时更有助于下一次项目筹备。

在此，对复盘有如下TIPS:

①复盘可以阶段性进行：可以在项目前、中、后期择时组织复盘，最终整合资料形成知道经验沉淀，阶段性复盘可以避免最终复盘时有所遗漏和记忆不清的情况；

②统一复盘模板：使用统一复盘模板，在相同纬度找不同理解，各抒己见后可延展表达，尽可能多收集项目中的细节和思考！

项目复盘四步骤

让项目管理更高效的软件

在项目界定阶段和规划组织阶段，可以使用思维导图来进行项目计划的制定。

Xmind（专业）-可下载破解版

Xmind Zen（简约风、美貌）-需买会员，可以先体验试用期再决定买不买

百度脑图（在线制作）-http://naotu.baidu.com

在项目执行和跟进阶段，可以使用表格来进行项目排期和跟踪。

Project（专业）-甘特图，可下载破解版

Excel（DIY）-需要自己制作，建议可以使用Office自带的模板进行制作

手机/电脑在线协作共享文档，好记性不如烂笔头，记录项目操作过程中重要的事情，对复盘有百利！

石墨（在线编辑协作、操作简单）-可下载手机APP

语雀（在线编辑协作、美观大气）-https://www.yuque.com

腾讯文档（在线编辑共享、扫描微信/QQ登录）-https://docs.qq.com

不时的需要回头看看自己走过的路，更需要看看外边世界别人走过的路，只有眼界宽了，思考多了，我们在做项目的时候才会少掉坑、少脱发、少焦虑……O(∩_∩)O