用长句写邮件，不是文笔好，是脑子乱

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在工作中，你有没有收到过写得像一团浆糊似的邮件。这些“浆糊邮件”具有两个特征：
1. 篇幅长；2. 意思乱

我印象最深刻的是一封邮件四五百字，竟然只有一段话，一个句号。

第一次看到这种“奇文”是出自一个大学毕业三年的女孩之手。起初，看到她发给其他部门同时抄送我的邮件，篇幅很长，文字很密，读起来很费劲。我当时想，也许她觉得收件人不是她的上司就没认真写吧。后来，看到她直接发给我的几封邮件后，我就明白了，这是她的一贯写法。

一大段话就只有一个句号。句号的用法不是早在上小学的时候就该学会了吗？

我按耐不住心中的惊异和好奇，让她把她的大学毕业证书给我看看。她确实是一个统招的文科生，还拿了学士学位。

后来，我在另外几个学历和资历与前者相仿的人写的邮件中，看到了同出一辙的写作手法——一大段话，就一个句号。这下我明白了，对于某些大学生来说，小学的语文知识早已还给了小学语文老师。要是，你点到即止地对她们说：“请你把邮件写得简明扼要一点。”对方根本不明所指。除非，你手把手帮她们从基础写作知识开始补一遍。但是，这是公司，不是学校，我哪有这个义务和时间呢？

曾经听人说过：“看一个人会不会用标点符号，就知道他会不会写文章。”从标点符号的运用，可以看出作者陈述的条理性和思维的逻辑性。

有条理有逻辑的人总能让自己写出来的东西简洁明了。他会使用标点符号，把文段的内容划分出清晰的层次，不让它们胡乱搅在一起。

让我们看看这个例子——

I hope you will be able to attend, and if you need more information, please call or email me, and I will be glad to help you.

读这个句子时，你有没有一种喘不过气的感觉？一个啰嗦的句子，就让人感觉不好了。要是整封邮件都充斥着这样的句子，你看完之后会不会累死？

拖沓冗长的语句有一个显著的弊病，就是把不同的意思混合在一个句子里面，让人难以理清头绪。读者不得不把一大段话读到结尾之后，再回过头把这段话的意思梳理一遍，就这么费时失事！

要是用标点符号把上面的一个长句改写成三个短句，意思就好理解多了。

I hope you will be able to attend. If you need more information, please call or email me. I will be glad to help you.

再看看这个例子——

Our credit department has requested that you provide a copy of your sales tax document and that you fill out the top and signature portion of the credit application just for assurance that we have the pertinent contact information correct.

这段话是否读得有点吃力？明明里面的单词不难理解，但放在一起却有一种玄奥莫测的感觉。外企里面总不乏这样的“人才”，把邮件写得故弄玄虚，把读邮件的人蒙得一头雾水。

你先不用怀疑自己的英文水平。要是这段话用中文写的，很多人一眼就能看到问题所在。你会忍不住问：把简单的意思搞得那么复杂，有这必要吗？

确实没必要。

当我们把上面的长句分割成意思独立、简洁明了的短句之后，整个文段的含义方能清晰地展露出来，你才能迅速看懂它的意思。

Our credit department has requested that you provide a copy of your sales tax document. Also, please fill out the top and signature portion of the credit application. This step is just for assurance that we have the pertinent contact information correct.

看完这一期的内容，请各位在写邮件时多用短句，少用长句。不管你写的是中文还是英文，都要一个句子表达一个意思，不要把N个意思集结在一个句子里。

商务沟通讲求效率，简单明了的表达是商务沟通的基本要求。写邮件不是写随笔，不要不假思索一气呵成，想啥写啥，想到哪写到哪。应该整理好思路，提炼好内容，安排好层次，用便于对方阅读和理解的方式把你要表达的意思列示出来。