不会做会议记录的你，正在失去职场竞争力

在职场上，一流的行政做事情会做到100%，而二流的行政，也许能完成90%，但是，你千万不要觉得这只有10%的差距。

就是这关键的10%，决定了你月薪三千，还是月薪三万，决定了你是可以成为行政主管，还是依旧是行政专员。

曾经，一个大型互联网公司的行政主管问过我们一个问题：你们认为，为同样一次会议做记录，我所做的会议记录能够带来的价值，和一个行政小白所能带来的价值，中间能相差多少倍？

我们有说差两倍的，也有说差三倍的。

“能相差十倍”，最后她说。

所有的差距，其实就在于细微之处。在某种意义上，行政人才也是稀缺的，因为大多数人会忽视细节，所以，当你能够利用你所做的会议记录多创造两三倍的价值，你就能逐渐跻身稀缺人才的行业，提高核心竞争力。

这就回归到了本质问题，会议记录应该怎么做？怎样才能使你做的会议记录更具有价值？

首先，让我们明确一份有价值的会议记录都应该具备哪些核心要素：

1.记录的内容要具有逻辑性，可以帮助实施者排除干扰项。

大多数人往往会尽可能的记录每一个的发言，然而这种机械式的、力求面面俱到的记录方式往往会适得其反。

比如说小A发表观点时突然小C插进来，这时就需要记录者做出调整，这种情况下可以通过列出3w来理清发言人的逻辑，即：

who（谁）

when(什么时间）

what (说了什么或做什么）

通过这种方式对每个发言者的观点进行分别记录，使每个人的发言形成一个完整的话语体系；同时可以使个人明确规划，如：小A周末前完成…，小C周三前完成…，帮实施者排除干扰项。

2.根据会议记录要能指认工作环节是否存在问题。

很多情况下，一个项目并非一个部门或一方独立完成，而是需要跨部门或甲方乙方共同完成，所以在项目出现问题或停滞时，可以明确根据会议记录指认哪个环节存在问题，这个环节是由负责，以便迅速的解决问题。

3.在一些合同条款中，能够进行比对，找出漏洞。

如果你是甲方，乙方给你递交的一份合同或会议记录，看似跟你们商讨的内容相符，但可能对方截取的是有利于对方的观点和方案，这时候会议记录能帮助你完成比照，发现漏洞，它就具有参考价值。

在明确一份有价值的会议记录所具备的核心要素之后，就需要你在会议的过程中进行统筹了。

会议前准备阶段

1.确定参加会议的人员。在参加会议前，就需要统计参加会议的人数、参会者的名称、职位，一开始就要把重心放在主要的决策者身上。

2.理顺会议的流程。在会议还未开始之前，就需要与主持人进行简单交流，将整个会议流程理一遍，勾画会议的框架，准确抓住会议的重点，保证记录的流畅性。

会议中记录阶段

1.会议时间、地点和参会人员不可少。

要详细记录这些要素，在会议前已经做了一些功课，这时候只需要你核实下参会人数和缺会人数，对缺会人数做备注。

2.会议议题。

会议议题如果是事先确定好的，就直接做好记录；但在大多数情况下，在会议过程中，并没有明确的一个写出来的主题，可以会后对照会议材料，把主题加上去。

3.掌握的信息。

将每个人手头掌握的信息进行共享，其中包括对现有问题的了解程度、掌握的第一手资料情况，都要做记录，以便反映事物的全貌。

4.议题讨论。

会议的目的就是为了解决问题，针对问题和现状提出的意见，也是会议记录的核心部分。

在讨论的过程中：

a.多人阐发的意见相同或类似，可以只记录第一个人的发言，后面简要概括；与主题无关的内容不作记录，有时候会议记录者发现讨论内容偏差，与主题并没有太多联系，就需要适度提醒，把控会议的时间，以便提高效率。

b.针对一些问题，要进行客观地讨论和交谈，不要争的面红耳赤，可以提出自己的质疑，但不要可以针对某个人的想法，每一次讨论最终一定要出成果。

5.方案决议。

a.大多数情况下，在会议结束之前，leader会根据提出的方案作自己的判断，对会议提出的各项议题都进行总结并作出任务安排，使之最终的落实到会议之后的活动中；

b.leader在会议过程中不作明确表态，这就需要在leader表态后及时做好总结，记录好人员和资源分配，应由哪个岗位的谁承担记录的工作，并为依据标准为会议记录的质量负责，以便指导实施。

会议后总结阶段

1.回顾自己的笔记，对于存在疑问的地方找相关人员咨询，进行补充说明，同时，将整理好的内容交给主持人检查，查看是否有遗漏的细节；公司如果有标准记录模板，利用模板整理一篇高质量的记录。

2.可以将会议记录输入电脑里的任务管理器，注明或设置预订完成时间，进行阶段反馈以及跟踪推进，发现问题的时候需要及时的提出调整，定期检查工作进度。

3.把会议记录存入档案，并建立相关索引，以便日后查找调用。

在会议进行过程中，有价值的信息一旦高频出现，就可能会遗漏信息，这时候需要熟练应用速记法。

a.记关键字。针对一次会议，记录发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见等；就记录一个人的发言来说，只记录其发言要点、主要论据，论证过程可以不记。

b.会使用简称或省略。名称使用简称指代；相同观点用“同上”就可代替；省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分。

c.用简单写法代替复杂写法。如用CEO代表“首席执行官”；用kpi代表关键绩效指标；用ipo指代首次公开募股；用kol代表关键意见领袖；用BAT代表百度、阿里巴巴、腾讯等互联网公司等等，可以平时多积累一些专业简称，用一些国际上通用的符号和外语符号代替文字。

把这些方法应用到你下一次会议中，一定会擦出不一样的火花，永远不要因为这些小细节而让你失去职场竞争力。

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