疫情下,见不到面的关键项目评审会怎么开?
疫情下,某产品研发项目进入收尾阶段,重点工作是试验的统计分析评审和报告。
其中,试验数据审核评审会是目前的关键任务。评审会需要讨论的数据点多且繁杂,需要甲方、试验单位、牵头单位和主要研发人员现场参会,充分讨论,才能达到效果。参会人员分布在多个不同城市。
同时,负责该项目的研发经理处于疫情严重的武汉。而且,这个产品属于医药产品,很多研发人员已经奔赴抗疫一线,评审会该取消或者延期举行吗?
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规划网络评审会
项目负责人李大斌通过与甲方及主要研发人员密切沟通,讨论利用网络开展数据评审会的可能性。
在获得甲方和关键相关方的同意下,李大斌开始和项目团队成员规划网络评审会。
参会平台。评审会议前一周向参会各方发送400会议平台和Webex系统使用方法。同时,安排IT同事提供支持;
组织会前会。在会议前三天召开数据审核会的会前会,邀请甲方和我方负责数据管理的团队,一起讨论正式会议议程和会议内容。把会前会的结果整理成审核会讨论文件,发给参会各方;
平台测试。在会议前一天对400电话会议和Webex的运行状态和共享文件效果进行测试。同时,为了预防会议当天临时出现问题,李大斌的项目组还准备了备份方案。
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评审会执行结果
2月*日,肺炎疫情持续肆虐,形势仍然十分严峻,而分布在北京、成都、上海、武汉、重庆等多个城市的十多位与会者参与了数据评审会。
借助网络会议平台和周密妥当的安排,十多位专业与会者进行着一场高效严谨的新产品数据评审会。
与会者积极参与,热烈讨论,整个会议近6个小时,所有既定议程全部完成。
评审会的成功召开得到了甲方的高度认可,也成功将疫情对项目的影响降到最低。
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陈老师项目点评
项目挑战大。疫情当下,参会人员分散在不同的城市,并且这些人员各自有防疫重任。如何通过网络会议组织高效的评审会是一个很大的挑战。
在这里,李大斌带领的项目团队迎难而上,不畏挑战,他们面对困难的勇气和信心是项目成功的重要因素。
组织计划给力。在评审会的组织中,李大斌特别安排了会前会。通过这个安排,可以提前把项目中的所有关键点进行讨论,制定对应的方案和措施。把会前会安排在正式会议的三天前,也留出时间来安排会前会讨论的准备行动计划。
同时,会议平台保障也很给力。不仅提前通知大家平台的使用方法,而且提前一天进行测试和安排备份方案。
进一步建议。如果按照卓越项目来要求,可以在下面的两个方面做得更好:
第一:会前评审意见。对于项目中的关键评审会议,最重要的要求是评审质量。
如果能够在会议前一周左右,提前发放评审材料,邀请与会人员提供初步评审意见,可以帮助参会人员有更多时间来对评审材料做严谨认真的评审。
这样做相当于与会人员提前进行评审,延长了评审时间,从而提升了评审质量,也能够提高会议当天的效率。
第二:评审会议安排。评审会议当天是近6个小时的现场网络会议。按照人的工作节奏规律,6个小时是一个强度很高的工作会议。
参会人员在很这样的高强度下,可以胜任相对简单重复类的工作,但是对于需要专业经验和充分讨论思考的专业会议,是很有挑战的。
可以考虑在会议当天安排适当休息,或者分组讨论。当然,如果条件允许,最好的安排是把正式会议分解成两次会议。
也就是说,6个小时的现场会议,分解成两次单独的会议,每次3个小时,最好安排在两天举行,是更好的方案。这样能够帮助与会人员有充沛的精力思考,也有时间对会议内容进行深入研讨。
作者:陈潺潺,PMP。专注项目管理实战培训11年,核心课程累计授课超过700天,曾担任爱立信/西门子/华为公司资深项目管理者。更多精彩内容,关注公众号:项目管理爱好者社群(ID:pmfansgroup)
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3月19号周四晚20:00,陈潺潺老师会在线分享《疫情下,标杆企业这样管理项目》。
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