魔鬼出在细节里：办好会议的三条建议

2016-07-11 本文已影响51人红小枣

魔鬼出在细节里：办好会议的三条建议

我不喜欢开会。就时间、精力、金钱成本而言，开会绝不是最“经济实惠”的传播方式。

但是，面对面的集体交流有着一种无形的凝聚力量，再加上围绕会议形成了一整套完备的工作推进习惯，会议的地位又是那么无可替代。所以，当你扮演巨大机器的小齿轮，当你穿的人模狗样混口大机构的饭，谁管你喜欢或不喜欢你的职业，你都不可避免的需要出席一些有你不多，缺你不少的“会议”。

哈哈，以上说的有点悲观。本着“既然干，就要好好干”的精神，接下来我们讨论一下怎么搞好一个会。

部门内部三五七个人的会，算是最简单的情况。就像一个笑话说的，小头目站在隔间中间一声吼：“项目部，带着你们的吃饭家伙，到我办公室开个会！”于是几个人心照不宣，纷纷拿着笔记本电脑走进领导办公室，只你有傻了吧唧的端着碗就去了。

涉及部门、人数较多的会议，就需要周密的会议筹备工作了。为嘛要“周密”呢？据我浅薄的江湖经验，搞好一件事情，很难，且没有几个人发现；搞砸一件事情，只需要一个环节的疏忽。

书归正传，会议的前期准备工作分为两个部分：一是内容准备，领导的讲稿有多么重要？这是会议的灵魂和干货所在。二是外围准备。除了开会讲稿，为了开好会，所做的一切工作都算。

先说外围准备吧。首先要确定时间、地点、人数。这才能定会议室的大小，提前预定。

我所在的机构涉及30多个部门，200多人。每开一次会，都是一次积累经验和教训的好机会。

第一条：会议通知要到位。

群发邮件的方式，有点被动，如果没几个人点开邮件，就完蛋了。

知晓率才是成功率。不能想着我已经群发邮件了，大家看不看得到不关我的事。试想一下，100人大会，领导全部到位，下面稀稀拉拉十几个人，你会怎么样？

赶紧打电话，催人吧。我见过开会前半个小时，一直站在会议室外疯狂打电话通知人的场景。这样的事情，如果发生第二次，你一定会被眼神杀死。

领导只看结果，不问过程。谁管你是发邮件还是微信群，只要人没来，这就是“大事故”，你还敢解释？

所以，通知一定要到位，涉及人数众多的，要有反馈记录。

第二条：提前做好会场布置。

坐签、麦克风、投影仪这是几个关键点。

先看主席台，几位领导，坐次怎么排，谁要发言，麦克风怎么样？需要投影仪吗？

设备一定要提前调试。现在流行乔布斯风格，演讲人在台上走来走去。移动的麦克风没电？坏了领导的好兴致！

见过一个讲座，主讲人花了三十五分钟连接电脑和投影仪，是占用开会时间。如果你坐在台下，会怎么样？

作为一个技术盲，我有强迫症，一定要提前求助技术人员调试，亲眼确定正常播放后才放心。

有些演讲人的PPT里包含某种音频、视频文件，需要提前确认播放器是否支持。

我喜欢那些靠谱的演讲者。一大早的演讲，他们会要求提前一晚到会场播放自己的PPT,给自己和服务人员都留下了足够的时间。

坐次的问题很重要。一把手坐中间，毋庸置疑。下面的二三四五头目，什么顺序，绝不能搞错。有的人奋斗了大半辈子才排到第三，怎么会安然地坐在第五的位置上！

坐签、水杯之类的至少提前半个小时准备好。我的惨痛经历，某领导提前四十分钟就达到会场，从一堆坐签里挑出自己的，拎走，找准位置，自己摆好坐了下去。汗！这绝对是个好领导啊。

如果涉及外来领导，要提前和对方落实几人上台，什么顺序。

所有台签要大小、颜色、字体一致，因为这样才显得专业。

网上有一张图片，全国人大开会的时候，服务员都是拉着绳子摆水杯，确保杯把手落在一条线上。或许有点吹毛求疵，但是优秀的组织，就是追求这样的专业。定位自己是草台班子的，就算了吧。

台签的名字，最好提前确认一下。千万不要出现错字，尤其是外来客人。之前有个同事张明晓，曾经两次被写成张晓明。写对、叫对别人的名字，是一种尊重。

第三条:避免形成签到拥堵。

就我们机构的例子。200个参会人员大概会在二十分钟内进场完毕，而且最后十分钟是高峰。

最可怕的情况是不同部门的人员需要不同的会议材料。这样就大大增加了签到的耗时，很容易就形成拥堵场面，甚至影响正常的开始时间。

有几种方案：一是分类设签到台，即不同的部门在不同的地方签到，分别领好材料进会场。二是事先将材料分在座位上，制作座位表，要求参会人员按指示就坐。第一种方法的精准对应度更好一些。

签到处一定要多准备几支签到笔。

每一次会议进入既定程序，麦克风传出领导的声音，PPT播放正常，我一直紧张的心，才会稍微放松一点。虽然会议才刚刚开始，但我的使命，已经完成大半。