【RPA案例分享】企业SRM系统填报——（一）业务流程文档
背景
某制造业企业需要供应商提供相应物料，供应商收到相关邮件后需要在本地ERP系统中选择要求的物料进行出货，并根据生成的出货单去制造业企业的网站上进行出货物料的抵扣，本案例针对出货物料抵扣这一过程进行RPA自动化设计
总体自动化流程概述
- 供应商业务人员收到上游企业的出货邮件，将邮件内信息填入excel模板《ERP处理表》，存放进共享文件夹指定目录名为“normal”的文件夹中。
- RPA机器人轮询“normal”文件夹，识别到excel模板后，首先将表中信息进行补全，重命名为《SRM处理表》，并保存到文件夹“srm”中。
- RPA机器人根据“srm”文件夹中的《SRM处理表》进行名硕srm系统填报操作。
- RPA机器人根据《SRM处理表》中的出货单号获取srm系统填报结果。
- 先把步骤3中所有的《SRM处理表》处理完再进行步骤4的操作。
名硕SRM系统填报流程
流程概述
- 登录名硕SRM系统。
- 在名硕SRM系统上，根据《SRM处理表》，填报对应的订单。
- 填报中异常的订单，需要发送邮件提醒业务人员需要人工处理异常。
- 正常填报完成后，发送邮件提醒业务人员处理完成。
流程概要设计
- 轮询文件夹normal，若检测到normal文件夹有《ERP处理表》excel文件，先进行如下处理：
- 《ERP处理表》A列“出货单项号”，填到《SRM处理表》I列；
- 《ERP处理表》C列“客户料号”，填到《SRM处理表》J列和Q列；
- 《ERP处理表》D列“出货数量”，填到《SRM处理表》K列；
- 《ERP处理表》E列“出货日期”，填到《SRM处理表》G列；
- 《ERP处理表》F列“库别”，填到《SRM处理表》T列；
- 《ERP处理表》G列“厂区”，填到《SRM处理表》U列；
- 《ERP处理表》H列“出货单号”，填到《SRM处理表》F列、S列;
-
ERP处理表（数据经过脱敏处理）
-
生成的SRM处理表
-
-
进入ePO-Shipment-Manage Shipping Notice页面。
-
- 解析《SRM》处理表中的T列“库别”（样例数据“3A3BU9AY”），根据前四位字符串匹配“BU”下拉框中数据的后四位字符串，如下图所示“3A3B”；
-
-
解析《SRM》处理表中的T列“库别”，送货地址则匹配方括号内的字符串，如下图所示“[3A3BU9AY]”。
-
-
点击“search”。搜索结果可能会包含多个页面，每个页面显示30条订单，《SRM处理表》中的每一个物料（每一行）可以匹配搜索结果中的一条或者多条订单。
-
-
比较关键的几个字段分别表示客户订单号码（P/O Number）、客户订单项号（Item）、物料号（Part Number）、付款周期（Payement & Incoterms）、订单日期（ETA Date）、需要的物料数量（Quantity）、已收到的物料数量（Received Quantity）、已配送的物料数量（Delivery Quantity）、还缺少的物料数量（Deficient Quantity）
- 1） 对于《SRM处理表》中的每一行，根据J列“出货料号”，匹配网页中ETA Date介于当月1号和G列出货日期之间（可等于出货日期）且“Part Number”和出货料号相同的订单
2） 对步骤4-1的匹配结果根据“Payment & Incoterms”进行分组，每个分组中的结果都是具有相同“Payment&Incoterms“的订单
3） 对于步骤4-2的每一个分组，若结果中存在单条订单数据（即网页数据表的某一行）的Deficient Quantity大于等于《SRM处理表》中K列“出货数量”的，则该物料在该分组内匹配完毕，记录该种类的“Payment & Incoterms”并继续匹配下一个分组；若不存在，则进入步骤4-4。
4） 判断步骤4-2的每一个分组结果中是否存在多个订单的“Deficient Quantity”之和大于等于《SRM处理表》种K列的“出货数量”，这边注意要将每一个分组中的结果先根据“Deficient Quantity”由小到大排序，因为制造业企业要求优先把订单中“Deficient Quantity”较小的处理掉。若存在，则记录该种类的“Payment&Incoterms”；若所有的分组中都不存在，则判断多个分组中是否存在多个订单的Deficient Quantity之和大于等于《SRM处理表》种K列的“出货数量”，若存在，则将这多个种类的“Payment&Incoterms”记录在一起，否则在《SRM处理表》中将该条物料判定为异常并在《ERP处理表》中将该条物料标成黄色。
5） 若当前数据非《SRM处理表》最后一条数据，需跳至步骤4-1处理下一条物料数据；若为《SRM处理表》最后一条数据，则跳至步骤4-6。
6） 处理完《SRM处理表》中的每一条数据后，若存在物料判定异常，则将标黄后的《ERP处理表》作为附件发送邮件通知业务人员进行处理。在非异常物料的匹配结果中，统计并归类所有物料的“Payment&Incoterms”的具体种类和出现次数，由于一张填报单中所有物料的“Payment&Incoterms”必须相同，因此要将尽可能多的相同种类的物料做到同一张填报单中，将剩余的物料生成其他填报单，并最小化所有的的填报单数量。另外，在多个分组都可以选择的情况下，优先选择“Payment&Incoterms”较小的情况。
7） 举个最复杂的例子，假设有五个物料，并且匹配结果分别为下图所示，从中我们可以看到，种类60、90、120、150分别出现了1、3、2、3次，那么根据步骤4-6的“将尽可能多的相同种类的物料做到同一张填报单中”原则，我们应该种类90或者150的匹配结果做到同一张填报单中，又根据步骤4-6最后一句，我们优先选择种类90（最后三个物料）作为第一张填报单。剩下来的结果是物料一（种类60或150）、物料二（种类120或150）、物料三（种类120），递归处理我们应当选择种类120（物料一和物料二）作为第二张填报单，种类60（物料一）作为第三张填报单。
[(120, [29]), (150, [18, 22])] # 120是“Payment&Incoterms”的具体种类，29是在网页表格中的行数索引
[((120, [1, 2]), (90, [4]))] # 这种情况表示步骤4-4中将多个分组记录在一起，都要进行填报
[(60, [38]), (150, [47])] # 这种情况表示种类60和150任选其一即可，只需填报其中一种
[(90, [5])]
[(90, [7, 8, 9]), (150, [15])])]
-
1） 对于第一张填报单，我们在网页表格的第一列中勾选相应的复选框并在最下方点击Add Items按钮跳转到送货信息填写页面，进入步骤6的处理
2） 对于后续的填报单，我们根据其对应的物料和数量生成新的《ERP处理表》，同时在出货单号一栏进行改写，在V的后面加入2、3等表示第二张第三张填报单，并保存在“normal”文件夹中，一方面是因为在第一张填报单完成后网页表格会发生变化，导致一开始保存的后续填报单中的行数索引失效；另一方面是为了通过递归处理简化流程 -
1） Ship Mode 选择“分送集报”。
2） Shipment Number输入《SRM处理表》中的F列“出货单号”。
3） 海关监管编号为唯一选项，必填。
4） Delivery Date和*ETA都为当天。
5） Plant根据《SRM处理表》中的“厂区”字段进行解析，若厂区字段为数字“X”，则选“第X栋”；若厂区字段为“北X”，则选“北X厂”。
6） Ship From填“CNSUZ”。
7） 总毛重为“总净重”+ 10，四舍五入取小数点后两位。
8） 车辆类型选择“CT03平板车”。
9） Pallet（栈板数）填“1”。
10） Number of Carton+Pallet（栈板数）填“1”。
11） *Packing Type选择“99-其他”。
-
12） Delivery Quantity中默认显示的是所有还缺少的物料数量（Deficient Quantity），需要根据规则填写需要出货的数量。另外，这边显示的订单顺序和步骤5-1中的复选框点击顺序不一定相同。
具体规则如下：
A. 同一Part Number出现多次的情况下，说明某一物料订单数量需要进行订单合并抵扣，此时要保证该Part Number的多个订单的Delivery Quantity之和等于《SRM处理表》中的“出货数量”。
B. Part Number只出现一次，即不需要进行多个订单合并抵扣的情况时，Delivery Quantity等于《SRM处理表》中的“出货数量”。 -
13） 将Unit Price（《SRM处理表》M列）、P/O Number（《SRM处理表》O列）、Item（《SRM处理表》P列）回写至《SRM处理表》
14） 总净重，需要计算得出。计算规则为：页面底部所有物料号“Total Net Weight（kg.）” 之和。保留小数点后三位
15） 填写完毕所有数据后，点击“confirm”按钮，完成名硕SRM填报单提交
16） 发送邮件通知业务人员处理完成，并附上出货单号 -
获取填报结果流程
流程概述
- 登录名硕SRM系统。
- 在名硕SRM系统上，根据《SRM处理表》中的出货单号，查找对应的填报单。
- 填报单审核通过后，下载对应的PDF文件，获取PDF文件中的出入库单号（《SRM处理表》A列）和Inbound DN（《SRM处理表》R列），并回写至《SRM处理表》
- 将《SRM处理表》存入指定文件夹下，完成流程。
流程概要设计
- 登录名硕SRM系统，进入ePO-Shipment-Manage Shipping Notice页面。
- 点击“Shipment Query & Update”，进入送货查询页面
- 1） 在“Ship No”输入出货单号，点击“Query”查询。
2） 抓取Inbound DN的数据，填到《SRM处理表》中R列“企业内部编号”。
3） 查询出结果后，判断“Message”栏是否包含关键词“已完成进口申请”。
-
若不包含关键词“已完成进口申请”，则表示未发放出入库单号，此时应当判断业务人员是否将新的《ERP处理表》放入“normal”文件夹中，如果是，则退出获取填报结果流程，先完成新的SRM系统填报流程，否则等待1分钟，刷新页面，重复步骤3；若包含关键词“已完成进口申请”，则表示已发放出入库单号，进入步骤4
- 1） 勾选出货单（绿框部分）。
2） 点击“Combine Print”下载PDF文件。
- 1） 获取PDF文件中的“出入庫單號”（红框标注）。
2） 将“出入庫單號”的数据存入《SRM处理表》中的A列。
3） 将《SRM处理表》存入指定路径共享文件夹，完成流程。
