沟通技巧系列 - 如何有效的开会

2018-01-20 本文已影响0人奶爸码农

有好的会议，也会有糟糕的会议。糟糕的会议似乎永远无法没有尽头，从来没有讨论到关键部分，当你离开的时候甚至不知道为什么在场。有效的会议会给你带来活力，并感觉到真的完成了一些事情。

那么，什么使会议有效？这可以归结为三件事情：

如果你围绕这三个基本标准来组织你的会议计划、准备、执行和后续工作，结果将是一个有效的会议。

1.会议的目标

有效的会议是有用的，这意味着你可以达到预期的效果。为了达到这个目的，你必须首先清楚它是什么。
很多时候，人们召开会议来讨论一些事情，而没有真正考虑好的结果。

其中的任何一个都是会议目标的一个例子。在你做任何会议计划之前，你需要集中你的目标。
为了帮助您确定您的会议目标是什么，请完成以下语句：

在会议结束时，我希望小组...

最终结果清晰定义后，您可以计划会议内容，并确定需要出席的人员。

时间是宝贵的资源，没有人想浪费他们的时间。由于我们大家都在会议上花费的时间，所以您应该为自己和您的团队尽可能简化会议。更何况，浪费在会议上的时间，浪费了大家的参与。例如，如果一个关键人员在八人会议中晚了十五分钟，那么这个人花费了两个小时的活动损失。

从会议目标开始，会议中发生的一切事情都应该促进这一目标。如果不这样做，这是多余的，不应该包括在内。

为确保您只涵盖需要涵盖的内容，并坚持相关的活动，您需要创建一个议程。议程是你为了保持会议按时和按时运行而提到的。

要制定议程，请考虑以下因素：

了解需要覆盖什么以及需要多长时间，然后才能查看应该事先准备好的信息。为了充分利用会议时间，参与者需要了解什么？而且，他们希望在会议中发挥什么作用，以便他们做好准备？

如果是解决问题的会议，请参与者准备一个可行的解决方案。如果您正在讨论正在进行的项目，请让每个参与者总结他或她迄今为止的进展，并在会员中传播报告。

为不同的人分配一个特定的讨论话题是增加参与和兴趣的另一个好方法。在议程上，指出谁将领导讨论或介绍每个项目。

使用你的议程作为你的时间指南。当你注意到某个特定项目的时间不多了时，可以考虑赶紧讨论，推迟做出决定，推迟讨论，直到另一次讨论，或者分配给小组委员会讨论。

开展有效会议的一个重要方面是坚持每个人都尊重分配的时间。按时开始会议，不要花时间为后来的人员做准备，而且如果可以的话，按时完成。在会议之外的任何事情都可以做到。这包括事先传阅供人阅读的报告，并分配较小的小组会议来讨论仅与某些人相关的问题。

一旦准备好了议程，您需要将其分发给参与者并获得他们的反馈和意见。举行会议不是一个独裁的角色：你必须从一开始就有参与的权利。

也许有一件重要的事是一个团队成员必须补充的。也许你已经分配了太多或者太少的时间用于特定的项目。甚至可能有一些已经包括在内的问题已经解决了，可以从名单上拿下来讨论。

无论出于何种原因，重要的是从会议参与者那里获得关于您提议的议程的反馈意见。

一旦参加会议，为了确保每个人都能获得最大程度的满足，有几件事情你应该记住：

会议结束后，花点时间听取汇报，确定进展顺利，做得更好。根据您达到目标的程度评估会议的有效性。这将有助于您继续改进运行有效会议的流程。

你甚至可以想要得到参与者的反馈。根据时间的不同，这个汇报可以在会议本身或之后进行。

最后，准备会议摘要。这将被转发给所有参与者和其他利益相关者。这是一个完成任务的记录，以及谁是球队前进的责任人。这是经常被忽视的有效会议非常关键的一部分。您需要书面记录发生的事情，以及个人同意执行的行为列表。如果你认为自己太忙，不能自己做，请确保有人被分配到会议记录。

除了上面讨论的三个标准之外，你的会议还应该遵循一套“基本规则”或者礼仪来管理你的行为方式。

礼仪包括计时等行为;使用笔记本电脑和手机;在会议期间进食和饮酒;是否可以在某人讲话时打断他人，或只在最后提问;你坐在哪里，等等。

这些规则将根据组织文化，管理风格和团队偏好而有所不同。有些会议可能会比其他会议更正式，这取决于议程和参会人员。但是同意这些基本标准并坚持这些标准，可以帮助你和你的团队以更专业的方式开展你的会议，并以最小的麻烦或干扰来实现你的目标。

开展有效的会议不仅仅是发出通知，表示你的团队要在特定的时间和地点见面。有效的会议需要结构，秩序和基本规则。没有这些元素，他们可以永远继续下去，而不是完成任何事情。

考虑到牢固的目标，紧张的议程，以及参与会议参与者计划，准备和执行会议的承诺，您正在主持伟大的会议。

鉴于大多数人感到沮丧时，他们浪费时间，获得举办高效和成功的会议的声誉是有利于你和你的事业。