戴愫•高效开会指南

      开会要避开的四个坑：没边界、没准备、没想法、没结果。

        一、开会组织者没边界

    （1）能不开的会尽量不开。

    （2）三类开放性的问题需要开会：这个问题没有人知道答案，例如下半年的销售策略；纬度多、繁琐的问题，例如搬家；需要协调大家意愿的问题，例如去哪旅游。

      二、参会人员没准备

    （1）一是积极性不高，二是不知道该准备什么。

    （2）上下阶梯法，向上连续递进追问为什么要开这个会，提升议题的高度和意义，解决积极性的问题；向下连续递进追问怎么干，明确关键节点、任务和注意事项，让参会者有针对性的提前准备，或者会议开始时引导大家提出问题。

      三、讨论没想法。

      用MECE（对问题进行穷尽、并列的分类）的方法建立结构和框架，为讨论指明方向。用MECE的方法关键是掌握如何根据实际情况对问题进行分类，这里有四个方法。

    （1）二分法，将问题一分为二。

    （2）过程法，按照进度、流程分类，针对流程类的问题。

    （3）要素法，提炼关键要素，针对多主体的问题。

    （4）矩阵法，叠加多个维度，针对多维度的问题。

      这里老师主要介绍的是创意矩阵法，也就是矩阵法和要素法的结合。具体做法是，在矩阵的上端根据问题的性质进行分类，在矩阵的左端对视角进行分类，在交叉的空格内找出尽可能多的方案。用创意矩阵法有三个注意事项，一是在问题和视野的分类上都增加一个“其它”选项，是为了扩大思路；二是可以让大家同时往表格内贴或写，避免跑题并保证想法及时落地；三是设置“停车场”，将有价值的题外话放在此处，留待过后讨论。

        四、最终没结果。

        一般情况下会议的结果是领导拍板决定的，这里介绍一个合并优势清单法，也就是将各部门符合自己利益的前三项合并，得出一个新方案，这个新方案是各方的妥协，不满意但可执行。

会议一定要有明确的结论或方向，这个会议才没有白开。

        五、掌控会议节奏

        这里提到一个社会心理学的名词——场域，就是说那每个人都会受到发生的场景的影响。除了基本任务外，会议的召集者更重要的是做好场域的设计、构建和维护。

      汇聚能量的要点

    （1）开场白要目标清晰、简短有力。

    （2）及时干预一切不利因素。

    （3）用娴熟的轮流技术制造节奏感。

        让能量流动起来的要点

      （1）做好空间设计，比如选择有窗的房间、四面空间稍大、设计大面积的白板和空墙。

      （2）开会时注意一些小细节，例如用抛纸球代替发言棒，会更有趣。

      （3）最重要的还是把握节奏，例如引导有价值的发言、建设性的批评、推进式的赞同；再就是问问反对者的意见在什么条件下可行，问问赞成者执行会遇到哪些困难；还有让大家经常站着，站在白板边、墙面边，让大家对着墙说话，暗示我反对的是观点而不是人。

        开会是一门艺术，在学习实践的基础上多练习多总结，形成自己的风格。