【时间管理故事】待办清单，为何越管越乱？

01.

张君这两天意气风发，因为他正在学习时间管理，他觉得自己收获可真不少，尤其是他学习了清单系统管理待办事项以后，他很是兴奋。

于是，他赶紧下载了一个清单系统的APP，想试试这个清单系统的魔力。

正是周六休息，他按照“清空大脑”的原则，一股脑儿的把能想到的需要办理的事情全部放到了今日待办清单里面。有：阅读、写日志、跳绳500次、写年度工作总结、制作演讲PPT、缴交电话费和电费、整理衣柜、去超市买牛奶、买方便面，中午同学聚餐，打电话给母亲问候生日。

在收集事项的过程中，他感觉到很爽，一件件事项放进去，非常轻松愉快有成就感。而且这也确实让他充满了动力，因为他要像打怪兽一样，把它们一个个消灭掉！

执行刚开始的时候，他很有激情，目标非常感明确。对准一个个项目开始解决。

嗯 ，想想看，先做什么事呢？还是先去超市吧。

到了超市，买完牛奶和方便面，发现酸奶正在做特价，捎上了一些。又发现卖羽绒服的正在做特价，好便宜啊，反正现离冬天也不远了，试穿一下，感觉还不错，虽然款式很普通，但是休闲的时候穿着还是可以的，关键是很暖和，买上一件吧。

回到家以后，他在这个项目上打了个勾，清脆的一声“嗖”，这件任务就算是完成了。

把买回来的东西进行清理，他把东西往桌上一搁，把那件羽绒服挂到衣柜里，这时候，看见了零乱的衣橱。

唔，待办事项里面有一件是整理衣柜，那就开始清理吧。

张君将衣柜里面乱七八糟的衣服全部搬出来，床上尽是散乱的各季衣服，看着很是头大，然后开始分类折叠。

刚整理几件衣服，忽然又想起来，那个工作总结本来是昨天就要交的，拖到今天，最后的期限就是今天上午十二点。现在已经九点半了，再不写，可能就来不及了。

于是他把衣服一扔，跑到电脑前，开始撰写工作总结。在写的过程中，他有一件事情想问一个同事小丽，便拨打小丽的电话，却发现手机已经停机了。只能到网上缴交电话费了，交完话费，索性交下电费吧，万一停电就更麻烦了。

在网上交费的时候，顺便百度了一下，想找一个PPT模板，因为下个月中旬要讲一节业务课，需要制作PPT。找来找去，也没找到合适的。

这时候，同学打电话来，提醒他早点去赴宴。他一看时间，发现已经十点半了。此时，他有些慌了，总结还没写完呢。于是又赶紧继续写总结。

他刚开始写，邻居刘妹来敲门，要他帮忙去修一下电脑。他虽然觉得此时时间紧急，但又不好意思拒绝，毕竟人家是邻居，抬头不见低头见的，关键还是一个大美女。迅速地过去，了解了一下故障情况，解决完了以后，难以抗拒美女的热情相邀，便又吃了会儿水果。

等回到房间时，发现已经十一点半了，再不出门，恐怕就会遇上路上堵车了。可是总结还没写完呢，他心里急啊，如果今天十二点前没交，恐怕经理又得发脾气了。于是，他飞快地在键盘上敲打起来，连错别字也没有修改，在十一点五十分，总算是勉强写完了。来不及多看一眼，便发邮件过去了。

赶紧换衣服出门吧，可是衣服散落一床，想要的衣服找了好一会儿才找着。

驱车去聚会地点，路上遇到堵车高峰，正是心急如焚的时刻，接到经理的电话，对他一顿臭骂，“你水平怎么样我就不多说了，你态度能不能好点啊，短短的一篇800字的总结，错别字有15个！你长没长脑啊。”

挨完骂，车却还在堵着，同学催他的电话不断地打来，他气恼地调成静音状态。此时的张君感觉到很困惑，他百思不得其解，

“用了清单系统管理我的事项，为什么反而还越管越乱呢？”

02.

可能这样的情景，很多人都会经常遇到。一件事情还没做完，又去做另外一件事，最后，一件完整的事情都没有做好，然后导致焦虑，沮丧，感觉糟糕透了。

而故事中的张君，他用了清单管理系统，对所需要处理的事项进行了收集，一件件处理，但是为什么最终还是没有处理好，问题到底是出在哪里了？

其实分析下来，不外乎就是以下几个原因。

一是没有掌握要事优先法则。在所有项目列表中，总会有一个是最重要的，先从最紧急也是最重要的开始做起，这样才能有效解决问题。而张君则是从简单的事情开始做，一件没做完，又分心去做其它事情。紧急的事情没做完，又去做了未来需要做的事情。他不断地赶场救火，最后弄得一团糟。

二是没有区分紧急与不紧急事件。

按照四象限法则，我们的事项分为四种，执行的原则是：重要且紧急的事项马上去做，重要不紧急的重点去做，紧急但不重要的安排别人去做，不紧急也不重要的可以不做。

以张君待办事项为例，写工作总结是最紧急的事情，因为上午十二点以前要交的，这是紧急而且重要的事件，应该集中精力马上去做。而买牛奶和方便面以及整理衣柜是简单而且是不紧急的事，可以下午或晚上去作。制作PPT模板，这是下个月要做的事情，属于重要但不紧急的事，这可以择日进行。

在我们的工作当中，可以参考以下列表的优先级别：

三是不善于说“不”。

在邻居请求他帮忙修电脑时，如果她不是特别着急要用电脑，其实可以跟她预约一个时间，比如，晚上帮她修。如果她确实急着用电脑，那在帮她修完以后，也需要婉言拒绝她的邀请，尽快回到写总结这件紧急而又重要的事情上来。

03.

分析了问题以后，其实我们会发现，今日待办清单会容易因为我们没有完成而产生焦虑感。我们需要用更科学的方法来进行时间的管理。

时间管理大师戴维.艾伦著作的《无压工作的艺术》所讲述的GTD核心原则，是一个非常不错的时间管理系统。如下图：

首先，养成收集的习惯可以减小压力。无压工作最关键的技巧在于，把一切事务赶出大脑，即“清空大脑”。如果一件事情总是占据着你的头脑中，你就会感觉到焦虑和压力。

在收集的过程中，你要捕捉你的一切想法，进行一次头脑风暴，不管是大小事宜，都将他们列出来。故事中的张君，这点他做到了，收集了很多事项，并且用APP进行处理，放入了收集箱。当你的头脑清空后，才会更有精力去思考如何去进行下一步的行动。

其次，在收集清单时，可以将清单事项区分为三种情况：

1、如果是可做可不做的事情，立即删除或是放到以后的将来也许会做的里面，暂时不予以理会，以后在合适的场景中觉得有必要做再提到收集箱里。

2、如果是两分钟内可以做完的事情，立即去执行，减少占据收集箱的内容。

3、需要较长时间或是多个步骤才能完成的，放到正式项目里面，进入到下一步。

最后，怎么解决放入收集箱的正式项目？

就象是张君一样，我们可能经常会出现完成不了的情况，怎么解决？这里和大家分享一个公式。

日程清单+每周清单+碎片清单＝完美解决焦虑

日程清单：就是把有特定日期和时间要做的事项列出来，并设置好闹钟，以提醒你不要忘记。

每周清单：有些事情未必是今天就必须完成的，可以挑选适当的时间去做。比如，张君的整理衣柜，去超市购物，制作PPT课件。这些可以以一星期为期限，在合适的场景下，你再去做。

碎片清单：这是指可以在特定场景下，利用碎片化时间可以完成的事件。比如，阅读30分钟，你可以利用坐地铁、等人的时间每次读几页。给妈妈打电话问候，可以在午饭后休息的时间进行。

当你把待办清单分为不同的类别，那么当你面对收集箱里面满满的一堆事件，你就不会束手无策，毫无头脑地胡乱执行了。你会非常有条理地去面对一件又一件事情。