分享几个提高PM工作效率的工具

Hi，米娜桑

最近一直在思考提高工作效率的方法，也看了很多前辈的方法论，什么番茄工作法、橘子工作法，各种软件也试过，但最终只留下了自己觉得最高效实用的几个，在这里分享给大家，看看能不能在某个方面帮到各位。

任务管理——Trello

Trello是一款好用到爆炸的任务管理工具。作为PM经常会有各种各样的工作，而且我还兼顾运营，所以任务更多了，经常会记不住要做什么做了什么，所以需要一款任务管理工具。

在使用Trello之前，曾经尝试过To-do-list、水滴清单、Excel、记事本等各类大神推荐的工具，但是感觉都不太适合我这种很懒的人。比如经常懒得去新增任务，懒得去给完成的任务更新进度，我觉得这些操作始终太麻烦。

但Trello不一样，它通过卡片式的设计理念，能够快速的新增卡片及卡片组，及在不同卡片组之间移动卡片，卡片背面可以增添详情或评论之类的，非常方便。

比如我建立了今日计划、本周计划、完成、其他工作、后续需求、会议安排这几个卡片组，之后就可在这几个卡片组之间新建卡片，每个卡片完成后都拖到“完成”的卡片组，每周再对“完成”卡片组做一次归档即可。操作起来行云流水，再配合双屏展示，使用起来简直不要太爽。

个人生活需求管理

除此之外，Trello还支持团队协作、创建多个看板等功能，支持Windows、mac、Android、IPhone客户端及网页版，不过目前我用网页版的比较多，到哪都能同步。

产品免费，附上官网链接：https://trello.com/ 

邮件管理——分组法

邮件估计是大多数PM及管理人员很头疼的一件事，每天各种各样的邮件，广告、人事通知、系统通知、项目进度、周报月报等等。虽然我才刚上班不就，但是确实会收到很多没有什么用的邮件。

而且我司用的又是Notes，实在无力吐槽。邮件一多的时候，99+的提示根本就不想去看，后来有幸在一位前辈的分享中学到了分组法，试用了一段时间，感觉很不错，想分享给大家。

分组法的核心要点就是建立四个分组，报告、部门通知、其他通知、项目，每天下班前把所有的邮件都浏览一遍，如果有重要的附件的，把附件保存到本地，需要回复的及时回复，再把邮件拖到对应的文件夹中，收件箱中不留邮件。这样，第二天上班时便只需要关注新的未读邮件即可。

刚开始用这套方法时，没感觉有多好，但时间一长，优势便渐渐展示。每天只关注新的邮件真的很爽，下班后不用再想着有没有什么邮件没处理，偶尔看到同事的收件箱中一堆已读未读穿插在一起的模样，就忍不住想安利他们这套方法。

文件管理——Everything

作为一个以文档产出来衡量业绩的PM，文件管理实在再重要不过了。各种各样的文档、表格、PPT及原型，如果不好好管理，简直会乱成一锅粥。

目前我的文件管理习惯是日期+项目双管理，每天的日常文件保存到一个以日期命名的文件夹，项目文件保存到项目的文件夹。

按日期分类

每一个文档命名后面都加上版本号，例如还未完成的就以"v0.0.x"，完成后就以"v1.x.x"，每次更改后都另存为新的文件，这样想看到历史版本，也比较方便，不会出现“某某文件（1）（1）”这样的情况。

版本号

但是不管再怎么分类，总有文件超多的一天，搜索是一个很好的解决办法，但Windows资源管理器自带的搜索功能比较鸡肋，这里推荐一款搜索软件Everything，速度非常快，用起来很爽。除了刚开始建立索引会慢一些，之后都几乎是秒出结果。

产品免费，附上官网链接：http://www.voidtools.com/

工作环境——双屏+护眼宝

PM的工作比较繁杂，虽然才刚刚入门，但是每天各种各样的讨论组、群聊和各类工作混在一起，经常需要切换各个界面，会浪费很多的时间。

这个时候，双屏就是一个极佳的解决办法（当然三屏更好）。一个屏幕用来工作，另一个屏幕用来展示各类聊天窗口或者浏览网页，无需频繁切换各个窗口。这种工作模式十分适合PM这类经常需要在各个工作之间切换的工种啊。

尤其是我司，上外网还需要用VDI。。。之后如果申请笔记本了，再加上笔记本的屏幕感觉就更爽了哈哈哈。

同时，护眼宝是一款可以降低屏幕蓝光值的软件，会自动根据时间调整蓝光值，在一定程度上保护眼睛吧。我还把两个屏幕都垫的比较高，这样看屏幕时都需要抬头，在屏幕来回切换的同时还能保护颈椎。感觉还是不错的。

流程图——Processon

说到流程图，不得不提Processon，它是一个在线的协作绘制网站，支持流程图、思维导图、原型图、UML、网络拓扑图等，直接可以在浏览器上画，还可以跟同事进行协作管理。

最近一直画流程图就是在这画的，画完可以导出或保存在云端，不过唯一的缺点就是会员需要收费，不然云端就只能保存9个文件。

官方宣传图

产品收费，附上官网链接：https://www.processon.com/。

截屏软件——Snipaste

说到截屏软件，之前用的最多的就是QQ和微信的截屏了。。但是自从知道公司监控聊天记录。。。就再没在电脑上登过微信QQ。但截屏还是要用啊，于是同事安利了这一款截屏软件，还真的好用，可以调节边框像素，各种框啊圈啊都有，注释非常方便，还支持全局快捷键。

实际上这款截图软件非常强大，还有很多功能我没有用上，各位可以自行摸索。

产品免费，附上官网链接：https://zh.snipaste.com/download.html

以上就是个人觉得比较实用的工具啦，当然，还有office全家桶，这是真的真的很实用的工具。最近的理念是工具越少越好，把几个工具的价值发挥到最大才是最有效的。

除此之外，我也刚工作不久，这些工具的使用时间也不是太长，如果各位小伙伴有更好的工具也欢迎推荐~