2018-08-16 职场必备素质之：如何高效的开会

开会这件事儿，大约没有人会觉得陌生，规模越大的公司，会议越多；职位越高的员工，在会议中的工作时间占比越大。大家想到开会这个词，马上联系到的情绪是高兴还是低落呢？这其实反映了你在会议中取得的效果。如果开会让你觉得还有期待，说明你所在的公司对会议组织的情况还是比较理想的；而如果一提到开会你脑袋就开始疼，说明你的会议需要重新审查组织方法和效率了。因为，会议的工作方法决定了公司的两个重要因素：团队工作的效率和品质。

通过有效的组织会议开展工作，其实是一个很普通的技能，但很多职场人其实并没有好好利用这个工具提高生产效率，今天就跟大家聊聊，怎么把一个会议开好，通过提高开会效率形成团队合力。

高效会议的原则可以归纳为几个要素：

第一：明确要解决的问题

在很多工作会议中，我观察到一个有意思的现象，就是如果主持人做不到有意识地反复提醒参会人员注意围绕主题发表意见，几乎半数以上的会议在开始后10分钟内会出现跑题的现象。这样的情况会随着会议时间延长、参加会议人员增多而变得更糟糕。

因此，无论开任何会议，核心一定要明确：就是解决问题。如果你想把会议开好，必须把会议需要解决的问题开宗明义地讲清楚，并时刻注意保持讨论中心焦点集中在这个要解决的问题上。

会议不是拿来讨论问题的，因此，所有与需要解决的问题相关的背景资料、情况说明都应该提前准备并分发到会议参与方；一旦会议开始，大家应该尽快开始就解决问题开展讨论，而不是花费大部分会议时间在解读背景材料上。如果有参与者阅读完背景资料后存在疑问，可以将答疑解惑的时间控制在会议不超过1/5的时间，然后尽快进入主题。如果1/5的时间不够用于解答背景资料的所有问题，可以在这个会议结束后单独安排另外的答疑时间，不要因为背景资料的解读混淆了会议主题，也就是要解决的问题以及讨论解决的办法。

如果这个节奏和比例控制不好，会议是无法高效展开的。

如果在讨论解决问题的途中，发现还需要额外的支撑材料，可以记录下来，并假定支撑材料具备和不具备两种情况继续开展讨论，直至会议按期完成；补充的材料可以在会后再组织。

第二：明确主持人和负责人

大家可能会认为会议主持人是个小事情，谁当都可以。但是我们仔细思考一下，刚才我们提过了，会议是用来解决问题的；如果主持人对解决问题的结果直接负责，他不仅会更专注地提醒大家沿着既定议程讨论，并且在讨论过程中会想进办法取得结果。如果会议主持人不是这么一个角色，而只是临时被抓差叫来地，那么他很有可能只是按流程将会议主持完，至于会议结果是不是令人满意，后续是否有需要跟进的工作，他的关注程度可以想象会是非常低的。这不仅造成会议结果可能不尽如人意，并且对参加会议的其他同事也会造成不好的印象，是不是这个问题的受益方或者解决方并不重视？那么以后再要就这个议题展开讨论，难度就会增加。

之所以特别提出一点，是很多情况下，会议的主持人要么大家喜欢让老板来主持，要么喜欢让助理来主持。这两种情况如果老板或者助理不是这项工作或者这个问题的负责人，那么无论如何不是一个正确的会议主持人的选择。

老板应该更多的组织与战略、重大决策相关的会议，因为这些议题最终需要他来解决。除此之外，与项目、产品、或者技术等等相关的会议，都应该由具体事项的负责人来主持并负责。

主持人还应该肩负一个对会议结果的责任。会议讨论的结论如何，是否有后续跟进落实的需要，以及最终解决方案落实后的有效性，会议主持人都有责任对此负责；如果我们不能落实主持人对会议讨论问题的责任心，那么这个会议的结果最终也将会是无疾而终。

第三：明确会议时间

我相信一定不止一次，你会遇上说好了30分钟的会议开了45分钟甚至一个小时的情况。这样的会议时间失控如果只是偶尔发生，我们应当在下次组织会议时考虑更合理的长度；但如果经常发生，那么说明会议组织者对会议时间的控制是失败的。

会议时间里包括几个方面：

1）开始和结束时间：会议一开始就明确开始和结束时间；特别是开始时间大家一定要养成遵守的习惯。我们看到很多时候仅仅是等待会议参与方进入会议，就耗费了5分钟甚至更多的时间，这样长久以往会极大降低会议的效率并损害组织者的权威性。这里我们建议，如果会议开始后1分钟-2分钟内部分会议参加者已经到了，应该马上开始议程，不要拖延等待参加者的时间。

2）会议主要议程和发言时间的初步规划：一个好的会议应该提前将会议议程做出规划。比如我们可以这样计划一个30分钟的会议：

-主持人开场说明会议主题3分钟。

-各部门代表分别发言3分钟，本次会议一共5各部门参加，分部门发言一共15分钟。

-各部门发言结束后，主持人将要点排出优先级并组织大家讨论重点，10分钟。

-最后安排2分钟总结会议结论并明确下一步行动计划。

这样在大家走入会议前就知道自己需要控制的时间预期；极大的提高了会议按期完成的可能性。

如果是时间更长或者更为大型的会议，会议议程的制定就非常值得花费更多的心思去安排；这样的提前功课做好，才能确保我们的会议有效进行。

一般来说，普通的工作会议我们会建议控制在30分钟以内。因为参与讨论的员工一般都是重要岗位的负责人或者决策者，这样的角色不仅本职工作很繁忙并且关注一个问题的时间也会比较有限，会议时间控制在合理范围内，有助于提高团队的效率并且会促进会议前的准备工作做得更充分一些。

第四：明确会议结论：

我们常常会看到会议讨论很热烈，可是会议结束后事情依然得不到推进；出现这样的问题往往就是因为会议结束前没有将行动方案确定下来。上面提到了，任何会议议程中最后一项，一定是确认下一步行动计划，也就是行动方案。这个方案必须明确地规定好负责人和交付结果的时间，这是工作会议一个重要的原则。

有效会议的第一条就是明确要解决的问题，因此在离开会议前，大家一定要对解决方案形成一致意见。这里特别提醒的是，一方面我们要将行动方案确定下来，这里面包括如果需要做的事情比较多，那么先做什么后做什么这个优先级要提前沟通好；另一方面，在会议上对于行动方案有反对意见的部门和同事是我们需要重点确认的对象。尽管大家在讨论时可能观点不一致，但在落实到行动方案时，必须要能够做到求同存异，尊重并认可团队决策后的行动方案，这样才能确保我们在执行方案时将阻力降低到最低。

会议结束后，一个好的习惯是将主要内容与参会各方做一个备忘；备忘的形式可以灵活，篇幅也可以根据实际问题的复杂度可长可短，但留下一个备忘会极大方便主持人后续的跟进，并且在需要召开系列会议时，上一次的会议纪要往往是下一个会议议程的一个重要参考。