【记】Google工作整理术 第8章

纸质文档与电子文档，哪个更好

你一定要知道的

组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下：

• 在随时记录信息方面，纸张是一种极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。
• 依赖情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。
• 我们正处于纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡变得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。
• 在任何时候，都要尽可能的利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式——是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。

何时使用纸质工具

• 记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
• 如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到电子文档上无法捕捉到的内容。
• 如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简单易行，可以帮助你理清思路。
• 要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例，管理电子账单比使用纸质账单更费劲。
• 把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪，同时要把法务文件的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把邮件抄送给他们。
• 随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要一个这样的小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

• 当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸质工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。
• 虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损坏时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。
• 可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。
• 如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可以搜索的书面文档，便于与人共享。