#宁向东#管理学#365天日更54

学习学习：得到专栏宁向东的清华管理学课。115讲：会议改善 | 给你三个榜样

见：通过分享三家公司开会的特点，总结改善会议效率的三种方法，一是减少会议；二是允许部分会议没有效率，可以预留一点务虚时间，分配好务实与务虚的时间，三是会后要有会议纪要。

举例了三家开会有特点的公司以及得到的启发：

第一家：亚马逊公司，特点是减少开会，有规范的会议流程。

其创始人贝佐斯的观念是：一旦有顾客来找公司，就说明公司的产品和服务有了什么问题。同时，他还说：公司的会议多，会议时间长，意味着需要大家沟通讨论的事情多，一定是公司的组织和流程出了问题，所以，与其在如何开好会上大做文章，不如在组织功能上积极改善 。

亚马逊公司的会议时间比较少，规范的会议流程是：会议发起人，先用陈述文的方式把要讨论的问题描述清楚，然后自己提出解决方案，并给出数据、图表和分析资料作为支撑，最后会议发起人需按照6页纸的规格，印好会议资料，给与会者了解情况，开会的前十分钟，所有人先集中阅读六页纸的内容，才进入讨论环节。

老师多年工作的体会是，可以把会议数量减少下来，而且真理常掌握在少数人手里，不要太依靠会议和群体来决策。

第二家，台湾的联强公司，特点是有效分配开会时的务虚时间和务实时间。联强要求对七成的务实会议所讨论的问题，要有结论和定期跟进检查；用三成时间进行的务虚会议讨论，可为下一次务实会议打下基础。

其公司总裁杜书伍认为，有时侯信息比较杂乱，如果决策不能有效地收集各路信息，可能会做出错误的决策，为避免抑制员工讲话的积极性，允许部分会议没有效率。他提出公司的会议时间应是七三开，七成时间用于处理紧要事情，进行决策和布置任务，解决问题，另外三成时间，讨论不紧急的事情，启发大家的思考。同时，他认为开会是发现和培养有潜力的中层干部的过程，所以在业务不理想，时间相对充裕的时候，联强公司是鼓励开会的，同时他会通过暗中观察，发现干部，找会思考，会概括，会表达并且实干的年轻人。

老师推荐，联强的开会思路和发现人才的方式，认为太讲究效率，完全没有务虚环节也不好。

第三家，是国内的一家公司，老板要求会议不分大小，会议结束之后三小时之内必须形成会议纪要，确保每一个行动分解落实到每个人头上，会议的组织者或者领导者必须紧盯后续的动作，确保进展。

即使对没有形成决议的会议，也需要有人落实总结工作，负责下一次会议的准备，确定下次会议的日期，明确会议的任务，便于大家做准备。公司哪怕只开电话会议，都会有跟进的备忘录。备忘录的格式包括四部分。一是，会议的总结和结论；第二，进一步需要讨论的问题；第三，谁来承担什么责任，包括启动下次会议；第四，下一步的努力方向和目标。

老师认为，群体决策最大的问题是缺少后续环节，没有后续跟踪和达成共识，导致后续执行不足，没有解决实际问题。

课后思考：这三个案例的启发？以及对改善所在组织的会议效率是否有帮助？

感：每次会议结束之后，三小时之内必须要出会议纪要。哪怕是电话会议都有跟进的备忘录。

我们单位一般有公司领导参加的会议，都有会议纪要，但一般来说，会议纪要的时效性比较差，经常是3-5天以后，才会整理完成，待领导审批完成，又是几天过去了。

公司会议纪要的内容还比较完整，具体内容看会议的议题而定。一般，先简要通报会议的议题，出席的公司领导和会议基本情况；其次会明确领导讲话的要求，对于有下一步行动计划的，一般会明确牵头部门和配合部门的工作要求、目标任务，完成时限等，并纳入到月度工作进行督办。督办部门会按时限进行按月考评，由执行部门进行工作完成情况说明，对工作成果和取得成效进行总结，亮点工作可提供上级表彰或领导嘉奖的佐证资料，申请考核加分。

思：这三个案例的启发。

多开会还是少开会，亚马逊公司和联强公司的领导理念完全不同，两种方式好像都很有效，关键是落实了会议结果。具体开会的形式当然还是要看领导个人的风格和需要解决的问题。

我是赞成亚马逊的开会流程的，提前充分准备，集中讨论统一思想拿方案。也赞成，通过务虚会议，交互信息，互通有无，共同研究下一步的重点工作和工作思路，指导行动计划。通过会议发现人才确实是好办法，能表达清晰，加上有思路和方法，至少说明业务能力和思考深度够。

用会议纪要，形成备忘录，督导工作，确保管理闭环是一种好的方法，但也需要注意督导的频次，有一段时间，我们公司督办重点工作的频次是按周督导，而且，每个周的工作进度不能重复，有系统可以比较每周和累计工作进度的异同。对于长周期的工作，每周协调各处室报工作进度，而且每项工作都有进度，至少文字描述的进度不同，都是一个大工作量。监督有效，执行到位不僵化，凡事度的把握是最难的。

行：善用清单管理工作内容和记录安排的事项，做好任务安排后的跟踪落实。

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