如何通过道、技、术让PPT制作效率提高70%

这是我在知乎上的一个回答。如何提高PPT制作效率，今天简单说一下我的想法。

任何一个领域的知识，都可以划分成三个层次：技、术、道。技是技巧，主要是如何使用各种工具；术是方法论，代表了我们解决问题的策略和方法；而道，就是这个领域的核心目标和原则。

如果想要提高PPT制作效率也得从三方面入手。想清楚我们的道是什么，掌握一些常用的术，并将工具的使用技术练到到炉火纯青。这样就能真正地提高制作效率。总结起来就是，

1. 了解什么才是我们的目的

2. 学会一些通用的设计模式
3. 掌握一些工具常用技巧

1. 了解什么才是我们做PPT的目的

• 正确地传播目标信息

  大家都在说Less（少即是多），但是现在的PPT设计却又不断地向复杂、精美的道理上走。

  理念和行为是不是矛盾？我也可以理解，做的PPT元素多，客户或领导能看到工作量，能表达自己的勤奋程度。

但又有一个问题，如果时间都花在表面了，谁来做内容设计呢？除非一个团队多人协作才能完成这么高要求的作品吧。如果制作者仅仅是一个普通的职场人士，是不是就需要考虑转变一下理念，把精力多放到PPT里的逻辑和细节，让你的受众（听众、观众）能知道你的业务熟练度和思想的高度，而不是让受众感觉这种汇报“徒有其表”。

作为一个在职场上摸爬滚打多年的人来说，我没见过哪一个重大项目的立项被评审过是因为页面美，评审专家还是被内容丰富、逻辑严谨、条理清楚的PPT所吸引。是，精美的PPT也能让他们眼前一亮，但仅仅是第一印象而已。一旦进入演讲状态，形式已经不重要了。所以，与其把精力都放在界面设计上，不如多花点时间考虑内容的深度。不要被网上的一些教程误入歧途。

毕竟PPT仅仅是一个信息传播的载体，如何让信息更容易理解是PPT的使命。美不一定就能完成这个使命。

所以，真正地考虑如何正确、高效地传递信息，可能才是PPT制作者最应该关注的问题。这里我也举个例子，高桥流，仅仅以简单的几个文字就支持一场演讲。足以说明，只要能将正确地表达出自己的观点即满足基本要求。

• 无干扰地传播目标信息

  PPT就是用于演示的嘛。如果我能用一个字来说明白的事儿，又何必要用一段话呢。所以，在各种发布会上的PPT都不会内容很丰富，视觉元素很多。因为那些无用的元素对于信息传播来说就是噪音。这些噪音的制造既费精力又费时间，但就是因为美，很多人还是把时间都浪费在这上面。简单举几个例子：比如说我们做个PPT封面，很多人的封面是这样设计的。

复杂的PPT封面

分析一下，这个封面的元素有图片、三角形背景、三角形背景2，封面信息模型（想了解封面信息模型更多详细信息可查看微信公众号“职场英雄大联盟”，查看“关注上百个公众号，为什么还是做不好PPT封面”）。封面排版：关系、层次、组合、布局等。也就是说在这个封面的时候我们不仅仅要考虑如何色块的形状，还得考虑彼此之间的关系，如前置、背景后置、色块居中等。

是不是必须要这么做，如果不这么做有什么后果？！！！看一下不这么做的后果吧。

Paste_Image.png

或许大家不认为这个封面很有震撼力，但是制作这个封面消耗时间极短。

假如封面一、复杂封面的时间成本构成是Time（找图片）+Time（画色块）+Time（选颜色）+Time（布局）=5分钟。

那封面二、简单封面的时间成本构成是Time（设置红色背景颜色）=5秒钟。

最核心的在一些特定场合，基本就满足要求了，比如说职场工作汇报。反而使用上一个封面让人觉得怪怪的。所以，如何提高制作效率，可能还需要改变设计认知。

• 高效地传播目标信息
  利用一些已经研究出来的科学结论，来辅助信息能被高效地接收和理解。如脑科学研究出来的图片相对于文字而言，有很多优势。那我们就按照实际情况来多用图片表达观点。如色彩心理学研究出，色彩能激发人们不同心理情感的共鸣，那我们就考虑使用正确的色彩来辅助版面设计。如格式塔心理学认为视觉心理学对人类正确认知事物有影响，那就遵循格式塔理论的要求。

  说这么高大上的理论，简化一下就是：

  多使用图片
  使用正确的色彩
  使用4大原则

  举例说明一下

  使用图片能让我们对茶有个更好地认识，达到的效果可与“此处省略10000字”还要好。

Paste_Image.png

使用具有不同属性的色彩能启发不同的情感。如红色代表“激情”，容易引人兴奋、紧张、激动。

Paste_Image.png

2. 学会一些通用的模式

软件工程中有个术语“设计模式”。PPT制作也应该有设计模式。我之前写了一篇文章《1个至少缩短1个月学习路径的PPT速成法》，简单地描述了认为一个非常重要的模式。

摘录下来。

PPT中常用的模式是信息渐进层现模式。

如果你还记得，它长这样的

Paste_Image.png

它是麦肯锡经典方法论“金字塔原理”的可视化展示形式。标准组件是由一个图片（或图标）、一个标题和一个段落组成。

Paste_Image.png

它常用于各种场景中，比如

Paste_Image.png

分解一下

Paste_Image.png

比如这样

Paste_Image.png

分解一下

Paste_Image.png

我为什么要这么强调这个模式？就是这是PPT设计的最佳实践，是被多数人认可的一些比较易于接受的模式。

既然大家都认可，那我们自然要先学会。至于后续的创新，那也得在一个基础上进行完善才行。

也就是说，如果你还觉得制定PPT有难度的时候，就先记住这个模式，把它及它的变形体都烂熟于胸。以后再做PPT就可以做到信手拈来了。

这就像小学生学识字一样，先不要求理解，先会背就行。等待一定的岁数，慢慢就理解了，并且能在其基础上自由发挥。

说一下它的变形体。

只有标题和文字，没有图片的。

Paste_Image.png

2 . 只有图片和标题

Paste_Image.png

3 . 图文位置变化的。

Paste_Image.png

你会发现PPTstore和演界网上的80%的模板都在使用这种模式。这也就是说，80%的模板购买的必要性就受到了质疑。。。。。

这只是其中的一种模式。其实还有很多。掌握了这些模式，套用即可。以后我也会给大家多分享一些在工作场景中能用得到的模式。

3. 掌握一些工具常用技巧
   “欲善其事必先利其器”，想提高PPT制作效率，必须对Powerpoint的各个功能都非常熟悉。

Paste_Image.png

上面图片中的每一个菜单都应该知道是用来干什么的，其中的某些应该知道他们的快捷键。

还有最好购买最新版的Office套件。我不是为微软打广告，画几百块钱享受到的服务是不一样的。

说一下我认为必须掌握的几个技巧。

快捷键
一定要学会的技能。如果现在还没养成这种习惯，一定要进行思维转变。快捷键是多个手指协作工作，鼠标则是将一个手掌变为一个指头去操作。使用快捷键自然要比移动鼠标要快。

对齐
作为版式设计的4大原则之一，对齐是我们经常要用到的一个工具。如果用鼠标去对齐，效率就非常低，强烈推荐使用“对齐”功能。

Paste_Image.png

比如上图，如果需要对齐，方法如下：选中三个图形，在「开始」下，点击排列，选择对齐中的「对象中部对齐」，那么不到1秒的时间就ok了。

对齐有多种方式，可满足PPT制作的大多数需求。

Paste_Image.png

注意：使用快捷键啊。

复制
「Ctrl」+「Shift」+鼠标拖动 快速水平或垂直方面复制。

重复也是4大原则之一。复制就是我们常用的操作了。Ctrl+C，Ctrl+V大家都知道了。但是你知不道「Ctrl」+「Shift」+鼠标拖动呢。试试效果，非常棒。

F4 重复上一步操作

F4不是台湾过气偶像组合，而是一个按键！

Paste_Image.png

注意，F4重复的是上一个操作。比如我新加一个幻灯片，使用F4之后，就会再加一个幻灯片。

Paste_Image.png

使用F4后的效果，又多了一个新的幻灯片。

Paste_Image.png

在制作PPT的时候，我们常常会遇到这样一种情况，就是同一个动作要重复好几遍。要是次数少的还可以接受，要是次数多的，那就真的很浪费时间和精力了

如果我是在一个版面上复制了一段话。

Paste_Image.png

使用F4后，在文本框中又多出来这些文字。

Paste_Image.png

试试吧，很多意想不到的惊喜。

默认设置
我们插入的图形，文字，都是系统默认设置的，如果我们要换一个字体，或者更换图形的格式，那么每次插入一个图形或者文字都要改过来一起，特别麻烦。

Paste_Image.png

其实我们只要更改完一个形状或者字体后，选中它然后鼠标进行右键点击，设置为默认形状或者字体，那么下次再插入文本框或者形状的时候，就不用再重新设置了。

Paste_Image.png

格式刷
如果你想更改幻灯里所有形状的格式，一个一个去调显然非常耗时，这时候就可以使用格式刷工具。

Paste_Image.png

注意：

点击一次格式刷可以黏贴一次
双击格式刷可以多次黏贴。

母版
母版是模式应用的最好方式。我们可以将自己喜欢的版式设计成母板，在以后应用的时候，只需要选择母版就可以。

母版的访问位置

Paste_Image.png

母版的使用方法：设计版式、确定主题、搜集素材、填充模板四个步骤。具体可参考我之前写的文章《如何用最短的时间制作让领导满意的PPT？》
。

自定义快速访问
这个真的是非常有用。我就是使用这个功能，把常用的对齐、图片优化等工具放到快速访问栏里，极大地提升了PPT制作效率。如果要对提升效率进行量化的话，那应该能提升30%。因为我不需要到处点各个菜单分类去找某一个按钮。只需要在快速访问菜单栏里点一下即可。

Paste_Image.png

使用方法：通过文件-选项-自定义功能区，就可以对按钮进行调整

Paste_Image.png Paste_Image.png

应用商店
office2013 以上才有的功能。在这里可以添加office商店里的应用，就和手机里的应用商店一样。

Paste_Image.png

这里我加了一个搜索图片的应用，就可以直接在PPT里搜索图片了。看到想要的图片，鼠标点一下，就到版面上了。非常方便。

Paste_Image.png

还有其他比较好用的工具和技巧。

今天就先写到这儿，希望对你有帮助。