好书推荐－《财务共享的智能化升级》 RPA代替人工

本书简介:随着数字技术的普及应用，财务共享平台已经成为中国企业管理变革的必选项之一，本书从行业发展、技术进步和企业应用3个维度，系统阐述了财务共享的发展历程，从流程标准化、集中化、满足集团管控和提高效率要求 的1.0（共享）阶段，到采购交易、税务管理系统相集成的2.0（互联）阶段，再到以数据共享为核心的智能财务共享体系的3.0（智能）阶段。财务共享平台在企业管理和发展转型过程中，发挥着越来越关键的作用。

作者简介：贾小强，元年科技股份有限公司副总裁，曾供职于普华永道，主要专研领域包括企业财务转型、全面预算管理、财务分析报告、成本管理等；郝宇晓，元年科技股份有限公司联合创始人，担任财政部全国会计信息化化标准化技术委会会咨询专家，具有近20年的企业财务咨询和财务信息化专业服务经验；卢闯，中央财经大学会计学院博导，财政部全国会计领军人才。

今天分享两个问题，一是RPA代替人工，二OCR让系统会“看”。

随着大数据、AI等技术的不断发展，智能机器人的应用场景越来越广泛。企业可以在财务工作中采用机器人流程自动化（Robotics Process Automation RPA）取代一些重复烦琐的常规流程。

如普华永道的财务机器人可以介入银行对账、月末入款提醒、进销项差额提醒和增值税等环节，实现无人工自动操作。

一、RPA代替人工

什么是RPA？

RPA是指机器人流程自动化，不是一个有着人类外形的物理机器人，而是一款基于桌面记录的自动化软件，它可以完成大量重复性高、定义清晰、有固定逻辑的工作。

RPA不仅可以7X24小时无间断工作，拥有相当于人工效率15倍的超高工作效率和几乎为零的差错率。

并不是所有的流程都适用RPA技术，那适合RPA工作的特征是什么？

（1）可借助计算机来完成的结构化的、可重复的工作任务。

（2）基于规则预定义的工作任务。

（3）跨式平台、多系统进行的工作任务。

（4）数据查询、收集和更新相关的工作任务。

（5）逻辑性强的工作任务。

目前最常使用RPA的场景是什么？

主要有单据信息传递，三单匹配、对账结算、发票验证、开票审核。

[应付结算实例]

通常一个完整的应付流程为：维护供应商数据-提交采购请求-采购订单-收货确认-收到供应商发票-三单匹配-调整差异-建立付款日期-准备付款-批准付款-付款执行-记账。

RPA可以完成的是：供应商信息更新、采购申请创建、物流信息查询、采购计划更新、收货确认提醒、三单匹配核对，付款差异检查、信用检查以及银行对账等。

[应收环节实例]

按照订单状态提取出对账清单，与商城平台和商旅平台中的订单进行核对，完成后生成相应凭证。

RPA带来的管理价值？

一是降低成本，减少人力资本投入。

二是将员工从枯燥烦琐、重复性的工作中解脱出来，让员工从事一些具有高附加值的工作。

三是机器人7X24小时连续工作，可以降低高峰期工作量，提升相应速度，缩短客户服务周期来增加收入。

四是减少花费在流程执行过程中的时间，提供更快速、流畅的客户体验。

五是机器人的使用规模可按需求进行调整，降低成本。

六是提高业务财务工作质量与合规性，目前RPA技术的差错率可以降低至0.05%。

RPA技术是真正的智能财务吗？

不是，RPA技术应用的基础依然是传统流程规则的明确，是针对企业现有信息系统提供的外挂自动化软件，对企业已经存在的系统、应用和流程，不会有任何影响，只是把需要人工操作的部分变成机器人来操作。

而智能财务的实现基础，是机器的自我学习，自我认知能力。

从整个人工智能在企业管理中的应用过程来看，要实现企业财务运营智能化，先后需要经过业务流程自动化平台、机器人流程自动化平台（RPA）、自然语言识别技术、智能/认知计算，模型化业务等几个阶段的发展与沉淀。

[A集团报表应用实例]

A集团将RPA部署至智能系统 （Business Intelligence BI）模块中，实现BI自动取数，提高管理报表的时效性。Oracle系统中的BI模块，是A集团财务共享中心月结工作的关键，涉及300余张报表的取数维度配置、表样整理和定式保存。

该工作未使用RPA之前，由财务共享中心3名业务员和一名系统支持员工共同完成，面临以下痛点：

（1）不同报表的数据维度配置不同，容易混淆，查找操作手册费时费力。

（2）员工需要守在电脑前台及保存生成的报表，否则系统会自动删除长期未保存的报表。

（3）工作枯燥，重复性高。

通过BI替代后：

（1）通过读取邮件获得启动命令，只要电脑在开机状态，提醒邮件到达邮箱就能自动开始运行

（2）联动勾选SELECT框，完成BI取数300余张表的取数维度自动配置。

（3）运用句柄技术，同时巧妙结合简单的图像识别，完成取数页面状态的实时监控，自动确定跑表是否完成。即“开启页面-配置维度-锁定完成-补充新页面-补充新页面-配置维度……”不断循环，24小时作业，直至300余张报表全部生成。

（4）后台封装表格处理函数，导表瞬间自动完成表格命名、格式调整和分类保存。

二、OCR让系统会“看”

OCR，又称光学字符识别，是读取图片、照片上的文字内容并将其自动转换为可编辑文本的技术。在财务中应用的就是发票的处理工作。通过引入OCR技术，发票上的财务信息被自动录入系统，无须手工录入。

具体处理流程是什么？

一是识别确认：OCR识别发票代码、发票号码、发票日期、金额、税额、总额、购方税号、销方税号8个识别项后，形成结构化数据，用于认证、记账等流程。

二是记账：根据OCR识别的结果对行项目中的税行进行预录入，生成“应交税金-增值税”行项目，并写入税额、条码信息，替代人工维护税金行项目工作。

通过机器学习+OCR提升识别率

目前普遍使用的OCR识别技术，先要对图像进行清晰度判断、版面分析、直方图均衡、灰度化、二值化、倾斜校正、字符切割等预处理，最后输出文本结果。

这种方法，对纸张的摆放位置、拍照的光线环境、扫描仪的精度等有较高要求，很大程度上限制了文字识别准确率的提升。

而基于机器学习的OCR，通过大量被标记的数据进行监督学习，让OCR自主优化提升识别准确率的算法，不再只能识别“清晰、端正的文字”，而且还能识别“倾斜、相对模糊的文字”，并且支持更多的字体，可显著提高识别效果。

本次分享两个问题，一是RPA代替人工，RPA适合完成的结构化的、可重复的工作任务，RPA并非真正的智能财务，而智能财务的实现基础，是机器的自我学习，自我认知能力。

二是OCR让系统会“看”，基于机器学习的OCR，通过大量被标记的数据进行监督学习，让OCR自主优化提升识别准确率的算法，可显著提高识别效果。