搞定1第4天:第四阶段：回顾阶段
第四阶段：回顾阶段
这个阶段的主要内容是：保证个人管理系统的有效运行。
定期回顾你的个人管理系统，通过及时的反思与修补，可以维持它的稳定性与清晰度。比如，你启用的你的电话清单，但是你发现必须要打的电话并没有全部列入，那你就再也无法完全信任这个清单了。那么这个电话清单的创建就失去了意义。所以只有实时更新清单，它才能帮助你在工作的时候高效的做出选择，这就是回顾的主要目的。此外，这个回顾过程也是你对之前的工作和生活持续地进行评估的方法之一。
那么应该如何安排回顾的内容和时间？
首先看一看你的日程表。你应该频繁地查看自己的日程表，了解一天的时间安排和行动步骤。然后把那些零碎的时间段利用起来，回顾一下是否需要执行别的行动。
然后看一看你的行动清单。这一步很简单，就是选择合适的时间段和合适的情境，去执行相应的行动。
根据情景选择恰当的回顾内容。确保自己随时能拿到想要查阅的清单，这一点我们反复强调，在这里也非常重要。比如，回到家准备处理家庭事务的时候，如果可以拿出与同伴共同商讨过的事务清单，事情的处理将会非常高效。再比如，老板突然通知要和你谈谈当前的工作，你能立刻拿出工作清单和话题清单，那么工作效率也会大大提升。
最后强调一下，要想保证系统的有效运行，一定要实时对系统进行更新，避免落后与客观情况。
有效回顾方法之一：每周回顾
每周回顾就是为了清空大脑，为理清未来几周的方向而采取的行动。流程是收集—理清—组织管理—回顾那些你曾列出的清单，直到你确认你已经完全掌控了所有未竟之事。这样在约定时间范围内，你就可以全部将其付诸于行动。
作者多年的研究和很多人的实践经验表明，保持大脑清晰的最佳方法就是每周回顾。因为随着现代生活工作节奏的加快，人们越来越放任自己卷入超过自己处理能力的事务。一整天的时间都安排的满满的，就算是再强大的大脑也无法一直集中精力应付如此庞杂、不间断的事务。这就更加凸显了每周回顾的重要性。
每周回顾的另一个重要作用就是，你不但可以对各项任务做评估安排，找回对生活的掌控感，还可以发现生活重点，牢记最要紧的目标，对一些无关紧要的事务说不。
每周回顾阶段需要你完成以下三步：
首先是确认收集到的所有信息都得到了处理。在这一步，你需要收集那些散落的便利贴、收据、名片；清空收集工具里的待办事情比如日历、会议记录、笔记本，并列出下一步行动清单、日程表事宜和等待事宜；最后清空大脑，写下大脑能想到的一切事情。最后将以上信息全都投入『工作篮』。
其次是更新。确定你所有的清单都得到了更新。按照步骤回顾你的下一步行动清单，过往的日程表数据、将来的日程、等待清单和项目清单。将已经完成的行动标为已完成，在检查已完成行动的过程中，你可能会发现很多任务需要安排下一步行动，那么你可以把它记录下来更新至相应的清单。
最后就是创造。
1. 回顾『将来/也许』清单。
其中过时的事务完全可以忽略。而那些随着时间和环境的变化变得更有行动价值的、更有意义的，把它们转化为项目。
2. 收集你的奇思妙想和新奇的点子。
把脑子的创意点子收入『外脑』。
3. 选择回顾的恰当地点和时间。
每周抽出几个小时，选择合适的场所进行回顾。最好能够培养起每周回顾的习惯。
通过每周回顾，你不仅可以收集到一些新点子，同时还可以定期回顾你的宏观目标，例如你的职业目标、生活方式以及兴趣爱好。可以从更高层面来检视当前生活，进而推动日常生活的进展，为更高层次的目标提供灵感。而对于目前的你而言，通过每周回顾，你可以高效地将目标付诸行动，然后再执行新目标，并从中体会到前所未有的轻松和自信。
第五阶段：执行阶段
那么如何选择最合适的行动？什么时候行动？为了回答这两个问题，这里我们将对1.5中第五步提到的三种方法，即『四标准法』、『三分类法』和『六层次法』进行一个详细的介绍。
首先介绍『四标准法』，它是一种通过当前工作的情境、工作需要的时间、你的精力以及工作的重要性来确定行动的策略。所以需要注意以下四点：
第一是工作情境。在前面你已经学会了依据工作情境组织整理行动，不同的情境诸如在电脑旁，在电话旁或者在家时。那么遇到不同情境时，你就可以直接拉出相应清单去执行。这类情境清单可以依照你的个人情况进行调整，例如你经常出差，你就可以创建一个临时的出行前清单。
第二是你当前拥有的空闲时间。如果你的行动清单十分全面，那么你就可以依据时间长短来选择恰当的行动。例如你在开会前有十分钟，那么你可以选择一个十分钟内能完成的行动。例如给朋友发一个生日祝福，订餐等。
第三你当前有多少精力。如果你经历了繁忙的一天，下班后已经十分疲惫，那么你可以选择处理一下发票数据，清理一下书桌。你可以建立一个小清单，上面记录一些可以简单完成的事情例如给花浇水，装订书本等琐碎工作。在你极度疲惫的时候，最能提起士气的方法就是完成一些小工作。
当你依据前三个标准划出了工作范围的时候，最后就是依据相对重要性调整工作，这个调整需要依据你的责任、目标以及价值观来进行。
评估日常工作的『三分类法』
这里提到的工作是指任何你打算完成的任务，包括职业的和生活的。
『三分类法』是指对大多数人而言，在任何一个时间，你的行动都可以分为以下三类：
1. 执行事先安排好的工作；
2. 安排自己的工作；
3. 处理突发事件。
不过，作者观察到很多人经常被最后一类事件纠缠，而忽略其他事务。如果你是根据突发情况，有意识地放弃当前工作，去处理突发事件的，那说明你是通过自己选择做出了最佳决定。但是，大多数人对工作的评估能力仍然有限。如果盲目地进行处理，极有可能陷入焦虑不安状态。
知识工作年代，要求人们在管理庞大的悬而未决之事时，明确自己的工作界限。但是很多人缺乏这种能力。但当你习惯了当前的个人管理系统，将工作生活输出的信息，在加工处理后输入你的个人管理系统中，你就能够清晰地决定哪些事情立刻做，哪些事情稍后做。
而如果你的大脑是保存这些事务的唯一系统，那么它会被要求同时进行多项任务，心理学已经证明这是不可能实现的情况，这也就是很多人感觉压力很大的根本原因。
那么如何评估这三类事务并做出决定呢？
你需要依靠你的直觉，评估当前出现的突发事件是否要比你手上的工作更重要。你所有评估都应该服从于你的工作生活总目标。在经过不断训练后，你就可以在面对诸多任务时，快速准确地做出选择。
宏观检视工作的『六层次法』
工作中的六个层次包括：
高空系统
地面：是指你目前正在做的工作。这些工作一般不超过50项。
1楼视野：你当前需要完成的任务。数量通常在30～100项之间。这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。
2楼视野：这一层次是目前的职责。这些职责往往是你在家庭和工作中所扮演的角色赋予你的。对于大多数人而言，这些工作可以划分为10～15个范畴。把所有这些责任和义务一并诉诸文字，并经常回顾和自检，这将有助于你更加综合全面的对自己的项目清单进行分析和评估。
3楼视野：1～2年的目标。生活的不同领域，你希望有哪些新的体验？通过1～2年的努力，要为自己的工作开创一个什么样的新局面？随着一些新的责任和义务的产生，你需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。在个人生活的领域中，情况也大同小异，你希望某些事情尽快完成，这就意味着你要把生活中的其他事情放在次要位置。
4楼视野：3～5年的展望。未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼：管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活的提升条件。自身事业、家庭和财政方面的长期目标作为内在的驱动力，外部因素包括技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等，这些都会影响到你个人系统的组织管理方法。在这一层次的决策将会影响你其他层次的工作。
5楼视野：人生。本级别是整个检视工作的最高级别，是生活的终极指导。你制定的所有目标、前景展望、规划、目标及行动都由此决定，也都为此服务。
这六个层次，自上而下逐步细化具体化，每一层次都是上一层次发展的必要条件。越是上面的层次，重要级别越高。想要轻松生活的话，你必须均衡掌握各个层次。举一个例子：你需要给合作方打一个电话（行动），这个电话事关你目前的一个合同（项目），这个合同会影响到你这个月的业绩（责任），它可能是你在销售方面能够有所突破的重要契机（工作目标），因为你的单位可能近期会开设新的分公司，而你极有希望成为分公司的负责人（3-5年的展望），这将使你的生活有质的飞跃（人生）。
