电子签约实操指南 | 如何使用 Docusign 传送要签署的文

无论你是新手还是希望提升效率的老用户，通过本文清晰、详细的步骤，你都能快速上手，实现安全快捷的电子签署。

在企业跨境合作的浪潮中，电子签约已成为提升业务效率、简化工作流程的重要工具。如今，越来越多的企业用户开始使用 Docusign 进行跨境签约，但仍有不少用户担心不会使用 Docusign 进行签约。

无需担忧，本指南将帮助你轻松掌握使用 Docusign 发送文件进行签署的方法，解答你的操作疑问。无论你是新手还是希望提升效率的老用户，通过本文清晰、详细的步骤，你都能快速上手，实现安全快捷的电子签署。

基本传送步骤

建立和传送要签署的文件的基本步骤如下：

1、创建信封

你可以创建新的信封，使用保存在 Docusign eSignature 中的模板，或者继续之前保存的草稿。

2、上传文档

Docusign eSignature 支持多种文件格式。你可以从本地计算机上传文件，也可以从云存储服务（如 Google 云端硬盘或 Dropbox）中选择文件。

3、添加收件人

指定信封接收者及其所需执行的操作。

4、撰写消息

为收件人输入电子邮件主题及正文内容。

5、设置高级选项

配置特殊的收件人权限、提醒通知以及截止日期。

6、添加字段

为每位收件人在文件中添加必要的字段，以便收集电子签名及其他信息，如标题、签署日期等。

7、预览并发送

审查所有字段设置，并将信封发送给指定的收件人。

1、创建新信封

如需从他人处获取签名，请按以下任一方式创建新信封：

在“首页”上，点击“开始”，随后选择“传送信封”。

或者，在“管理”页面中，点击“新增”，接着选择“传送信封”。

接下来，系统将显示“准备”界面。

2、在信封中添加文件

开始创建信封后，你可以添加需要收件人电子审阅和签署的文件。Docusign eSignature 支持多种文件格式，包括常见的文档、演示文稿、图像、图纸和电子表格应用程序。当你上传文件时，Docusign 会将其转换为 PDF 格式以方便发送和存储。

你可以添加存储在本地计算机上的文件。根据你的账户设置，你还可能从授权的云存储提供商（如 Google 云盘或 Dropbox）中添加文件。你的 Docusign 管理员决定了你可以使用哪些云服务提供商。

文件名称将用于生成默认的信封名称，并在通过“个别 PDF 选项”下载文件时使用。

在“新增 > 传送信封”中打开新信封。

在“准备”视图中，要添加本地计算机上的文件，请点击“上传”。

若要从授权的云存储服务提供商中添加文件，请选择相应的服务。然后，选择文件并点击“添加所选项目”。

3、添加收件人

选定要发送的文件后，你可以添加最多 99 名收件人，这些收件人可以是签署人或仅仅是接收副本的人。你需要为每个收件人提供电子邮件地址和姓名。收件人无需拥有 Docusign 账户即可打开文件并完成签署。

Q：如何为收件人分配任务？

你可以为文件收件人分配不同的任务，例如签署或接收副本。

注：某些收件人任务仅适用于特定套餐，可能不会包含在你的账户中。

Q：如何手动添加收件人？

要添加将对文件执行操作或接收文件副本的人员，请按照以下步骤操作。你可以指定签署顺序、要求额外验证以及设置其他选项。

Step1：在“准备”视图中，输入首位收件人的电子邮件地址和姓名。

Step2：从下拉菜单中选择适合收件人的操作选项：需要签署 / 现场亲自签署 / 接收副本 / 必须查看。

Step3：如需添加更多收件人，请点击“新增收件人”。

注： 若要将自己添加为文件的收件人，请在“姓名”字段中输入“@me”。或者，点击“姓名”字段并在弹出框中选择你的姓名和电子邮件。

Step4：（可选）为收件人指定签署顺序，以控制他们接收和签署文件的次序。

Step5：（可选）如需要求收件人在签署过程中提供额外信息以验证身份，请添加验证方法：

- 在收件人行中，点击“自定义”，然后选择“新增身份验证”。

- 为收件人选定验证方法，并完成必填字段。验证详情将显示在收件人信息下方。

注：为了增强安全性，你可以增加访问码和身份验证方式（电话、短信或基于知识的身份验证）。

Step6：选择签名类型（仅适用于标准签名账户 SBS）。

Q：如何使用联系人列表添加收件人？

你的 Docusign eSignature 账户中包含一个联系人列表。你可以从该列表中选择需要添加到信封的收件人。而你的权限设置决定了你可以访问的联系人类型。

注：如果你的权限允许创建私有联系人，那么在你发送信封时，收件人会自动添加到你的联系人列表中，从而避免重复输入信息。

Step1：在“准备”视图中，点击“联系人”图标，选择要添加的已保存联系人。

Step2：根据你的用户权限和账户设置，你可以在以下联系人分类中搜索并选择：

- 通讯录：根据你的权限，通讯录可能包括你的私人联系人、与你共享的联系人以及账户的签署组。

- 目录：包含你账户上所有活跃用户。Docusign 管理员始终可以访问目录；对于其他用户，此功能需由你的 Docusign 管理员启用。

Step3：点击“应用所选项”，使用默认动作“需要签署”添加联系人信息。如有需要，你可以调整收件人的动作。

Step4：若要批量添加多个联系人为收件人：

- 点击“新增收件人”菜单，并选择“从联系人新增”。

- 从你的“通讯录”或“目录”中选择一个或多个联系人，然后点击“应用所选项”，将其作为“需要签署”的收件人添加。

- 根据需要调整每位新增收件人的动作和详细信息。

4、新增消息

Docusign 将通过电子邮件将你的签名交易通知发送给收件人。添加收件人后，你需要输入电子邮件的主题和消息。该主题也可用作信封标题，这是你在“管理”页面上识别信封的方式，并且也会作为通知邮件的主题显示给收件人。

Q：如何将消息添加到所有收件人？

对于发送给所有收件人的消息，系统会自动从你上传到信封的文档名称生成邮件主题行，并在主题前加上“使用 Docusign 完成：”。例如，如果你上传了一个名为“NDA 协议”的文件，预设的主题行将是“使用 Docusign 完成：NDA 协议”。

如果上传多个文件，文件名将被添加到主题行中，最大长度为 100 个字符。超出的部分将被截断。你可以根据需要更改这个主题行。

所有收件人都将看到这条消息。作为发件人，你可以在“详情”视图中查看你添加到文档的消息。

邮件消息字段的字符限制：

- 邮件主题：100 个字符

- 邮件消息：10,000 个字符

在准备视图中的“新增消息”部分，你可以接受预设的主题行或按需进行编辑。

注：此输入可用作电子邮件主题以及信封标题。有意义的主题可以帮助传达文件的内容。如果你经常发送相同的文件，请输入自定义主题行。如果你使用默认的主题行，则所有信封的标题都将相同，这会使识别特定信封变得困难。

Q：如何发送消息给个别收件人？

除了常规消息外，你还可以为特定收件人添加私人消息。这样设置后，只有被指定的收件人才能查看这条私人消息。请注意，私人消息的接收者仍然可以看到所有常规消息，并且在邮件通知的“备注”部分以及当他们打开文档进行审阅和签署时，私人消息也将一并展示。

私人消息字段支持最多 1,000 个字符的纯文本输入，不支持 HREF 链接。

作为发件人，你可以在“详细信息”视图中回顾自己添加到信封中的私人消息。

Step1：在对应收件人的行中点击“自定义”选项，并选择“添加私人消息”。

Step2：输入你的私人消息。

Step3：关闭面板。此时，面板将显示该收件人已收到一条私人消息。

Q：如何删除私人消息？

你可以在信封草稿阶段或在信封处理过程中移除私人消息。

Step1：展开收件人行中的私人消息面板。

Step2：点击面板中的垃圾桶图标以删除消息。

5、设置签署选项

在准备信封和模板时，你可以设定签署人的动作、提醒、到期日期等选项。这些选项默认遵循由 Docusign 管理员为你账号配置的发送设置。在准备文件的过程中，你可以随时调整这些预设选项。

Q：如何设置信封或模板的高级选项？

Step1：照常创建信封或模板。

Step2：在“添加文件与收件人”视图中，选择“高级选项”。

Step3：在弹出的“高级选项”对话框中，根据需要调整预设设置。

Step4：选择“保存”。你的高级设置已被保存，并将在发送信封或使用模板时自动应用。

Q：高级选项有哪些设置？

>>>收件人权限

- 允许收件人在纸质副本上签名

- 允许收件人更改签署责任或指派替代签署人

- 允许收件人编辑文档

- 开启自动导航功能

>>>提醒

你可以启用提醒功能，以便自动向签署人发送跟进邮件。启用时，请指定提醒发送的时间间隔。

>>>到期

默认情况下，信封将在发出后 120 天过期。一旦过期，信封的状态将变为“已作废”，收件人将无法继续查看或签署。你可以调整信封过期的默认天数，并指定一个具体的过期日期和时间。信封可能会在指定时间后的 24 小时内过期。你还可以选择向未完成签署的收件人发送过期警告邮件。

当信封在 6 天内即将过期时，系统会显示警告图标，并将其状态更新为“即将过期”。悬停在状态上即可查看过期日期。

>>>寄件人设定

如果你的账户启用了此功能，可以选择是否自动在每页文件的左上角加盖信封标识符印章。

>>>品牌标志

如果你的账户启用了自定义签署品牌，你可以选择应用这些品牌到你的信封上。自定义内容包括电子邮件通知中的标志、颜色方案，以及收件人在签署文档时看到的界面元素。品牌设置可能还包括自定义的目的地URL、链接和资源文件。

注：并非所有账户类型都支持多个品牌。如果你看不到品牌部分，则意味着你无法选择不同的品牌，而将自动应用你账户的默认签署品牌。你可以在“我的偏好设置”中查看品牌的配置详情。

>>>评论

如果你的账户启用了评论功能，你可以选择是否为特定信封或模板开启评论功能。勾选启用评论复选框，意味着你和收件人都可以在文档上发表评论。

6、将字段添加到文档中

在信封包含了文件、收件人和消息之后，你需要添加字段，以指导签署人提供其签名、姓名缩写或其他相关信息。你将为每个收件人单独添加一组独特的签署字段。

Q：在“添加字段”视图中，包含哪些基础区域？

在“添加字段”视图中，包含以下几个基础区域：

- 收件人选择

- 撤销/恢复及复制/粘贴工具

- 标准字段选项

- 页面指南

- 字段属性设置

Q：如何将字段添加至文档？

Step1：打开新的信封，并按照常规流程添加文件和收件人，然后点击“下一步”。

Step2：在页面顶部的收件人列表中，选择需要为其添加字段的人员。

注：你添加的字段仅适用于选定的收件人，并将以该收件人的颜色标记。你只能为被指定为签署人的收件人添加字段，无法为仅查看或接收副本的收件人添加字段。

Step3：在右侧的页面导航中，选择你希望添加字段的页面。所选页面将成为活动页面，并显示在中央面板中。

Step4：在左侧的“字段”选择区中，点击并拖拽其中一个可用字段类型至活动页面。

Step5：若要调整字段外观、分配给的收件人或其他字段属性，请点击该字段。“字段属性”面板将滑出并显示在页面导航上方，根据需要设置属性。

Step6：使用页面导航滚动浏览页面，并为收件人添加更多字段。

7、预览并发送

在完成文件、收件人、消息和签署字段的添加后，你可以预览你的工作并发送信封。

Q：顶部导航栏包含哪些选项？

顶部导航栏选项，包括：发送、预览、保存、作废。

Q：底部导航栏包含哪些选项？

底部导航栏选项，包括：发送信封。

- 若要保存草稿而不发送，请选择“动作”菜单下的“保存并关闭”。

- 若要取消准备信封并返回“管理”页面，请选择“动作”菜单下的“舍弃”。

- 若要预览收件人的体验，请选择“预览”。

- 若要发送信封，请选择“发送”。

发送后，收件人将收到一封电子邮件通知，提示他们审查并签署文件。如果你也是签署人之一，可以从你的账户中启动签署流程。

Q：如何在发送前预览信封？

预览模式提供了每位收件人签署体验的简化视图。你可以逐个检查每个收件人的字段，选择“预览”。

Step1：选择要预览的收件人

Step2：选择显示格式

Step3：必填字段带有红色边框

Step4：选填字段带有灰色边框

Step5：关闭预览模式

为了测试字段输入，请选择选项按钮或下拉列表的值，或者直接输入文本。

为了预览签名和姓名缩写的放置，请点击相应字段以查看示例。

结 语

无论你是新用户还是已有一定的使用经验的老用户，Docusign 的操作简易性和个性化功能都能让你迅速上手，享受电子签约带来的便利。

希望通过这一系列实操指南，你能更好地利用这一工具，提升工作效率。赶快开始使用 Docusign 吧，体验它如何让你的业务流程变得更加简单高效！