关于我对GTD系统逻辑的一些理解和观点
Getting Things Done
1. GTD — 一套优秀的时间管理系统
这是一套时间管理（任务、行动管理）方法的理论系统，原创者David Allen旨在引导人们将日常繁重琐碎的任务，使用高效有序的系统进行可控的易操作的管理，最终实现生活上面对种种事务皆无压力的平衡感、心理上达到“心如止水”的一种宁静境界。
GTD旨在控制及管理，系统流程符合逻辑，操作性强，视角清晰，它相当于一个理性的AI秘书，负责管理及安排个人事务，不参集任何感情色彩。在有效的管理下，所有个人事务相对于低效管理来说，理论上能够产生相对较高的生产力，就结果来看，GTD是一种给人高效高产的时间（任务）管理系统。
但是，我的个人见解是，GTD只是一个管理系统，能否输出高效率的生产力，还是要看使用者的行动力，并不是谁拥有了GTD就能摇身一变成为众人羡慕的成功人士，所以不要误解，GTD是的确有效的，别因个人行动管理上出现不足而觉得GTD这个系统无效。
2. GTD系统横向管理流程
GTD系统横向流程包括：捕捉（收集）、明确意义（处理）、组织整理、深思（回顾）、参与（行动）。
-
捕捉（收集）
这个动作是GTD系统流程的第一步，意思是捕捉、收集生活上所有引起你在意的一切事情，将其放置在信赖的GTD系统中的inbox（收件箱）。GTD对这一动作要求，收集干净，不论事情大小简繁轻重，凡是引起大脑在意的事物，都要通过这一动作从大脑外包到GTD的inbox收件箱，从而使得本应用来高效思考的大脑不被繁杂事情困扰变得低效，也不因杂事过多困扰在脑海中而产生压力——这就是达到心如止水的境界。
艾伦的GTD系列书籍，第一本将这一动作称为“收集”，而第三本书则更新称为“捕捉”。这是一个很有意义的更新，“收集”带有一定的被动性，而“捕捉”则更具主动性。主动收集，主动清除脑中所有杂念，主动将信息引入GTD系统，这是一个高效管理的开端。
-
明确意义（处理、加工、孵化）
事务都有明确的意义，只有清晰其轮廓，才有管理的实际意义。你不能叫醒一个装睡的人，同样你也不能管理一个没有实际清晰轮廓的任务。
收集得到的信息，需要加以处理，才能有后续的管理决策。GTD系统在处理加工收集得到的“原料”这一步骤中，建议对“原料”提出关键的几个问题，从回答中进一步清晰其轮廓，这些问题包括：
“可以采取行动吗？”
“希望的结果是什么？”
“是否需要多个步骤的行动？”
“下一步的具体行动是什么？”
通过提出的这些疑问，我们能清晰的明确其实际意义，知道它是否能成为一个行动或者项目，或者只是一个参考信息，甚至只是一个什么意义也没有的垃圾信息。通过明确其意义，GTD系统也就能相应地做出决策，才能有序管理这些信息。
-
组织整理
通过清晰明确收集得到的信息的意义，我们能够看到这些原来困扰我们大脑的所有杂念，都会转化为一些具有特定属性的信息。
可能是一个具体的下一步行动(next-action)；
可能是一个多个步骤集合的项目(project)；
可能是一个特定日子才能执行的任务(schedule)；
可能是一个日后再考虑的念头、想法、行动(someday)；
可能只是一个可以保留作备忘的参考信息(reference)；
等等……
GTD系统需要将这些得到的信息根据其特有的属性进行有序的管理，为后续做出具体行动安排时，有一个具体的理性的指引。正正是我们之前将原材料明确了其实质意义，赋予其特定属性，才使得系统组织管理起来有序高效。也正正是“组织整理”这一步骤，令到GTD系统有别以往的管理系统，显出GTD系统管理独特的逻辑思路。
-
深思（回顾）
艾伦大叔GTD系列书籍的第三本书，将我们熟悉的“回顾”更新称为“深思”，他的理由发人深思：
闲置不用的系统算不上系统
深思包含回顾的意义，即回溯既定的安排和规划，跟踪还没落实的任务，参考保留的备忘；但还有回顾之外的一层意思，即分别站在不同的视角，去更新和维护整个管理系统。这涉及到的GTD另一个纵向管理的视角问题。
深思这一步骤可以说是船长航船一方面掌握当下具体航海信息，计划、安排船员接下来的具体任务，并及时根据当下情况，深思后做出相应的航路微调，朝着目的地继续稳步前进。
所以说，回顾GTD系统并做出深思的目的有两个：
-
及时更新系统管理，保证航线正确、可行，不偏航，不迷航；
-
拥有更正确更可靠的视角视野，捋顺管理系统，保证动力输出，乘风破浪。
回顾在众多GTDer眼中是具有重要意义的一环，但最近看到有文章指出，在现阶段手机电脑普及的年代，云办公云数据的年代，信息爆炸的大数据年代，GTD系统只需要及时回顾，并不需要定时回顾。我觉得这种观点是片面短视的。正因为信息爆炸，数据翻新之快正如时代改变之快，瞬息万变，如何能保证得了我的管理系统不脱轨，时效万千？回顾，并深思！
-
参与（行动）
往往我们会将第五个步骤简单说成：尽管去做就是了。但艾伦大叔将行动更新称为参与还是有一定原因的。
根据之前的步骤，我们有了“下一步行动”，但这个行动不一定全是适合我们自己去做的，也不一定适合现在马上做，我们可以对其进行“委派”，或者“延迟”，我们并不是自身完全进行行动，而是参与在其中。
另外，参与还有另外的意思，就是除了参与行动本身，还需提高自主掌控的能力：应该采取怎样的行动，对采取的行动是否满意。
同一个任务，每个人都有不同的做法，受自身价值观的不同的影响，受各种资源不同的影响，受时间、情景、精力的影响，受各种事前安排或突发事件的影响，尽管有一份一模一样的下一步行动清单，每个人还是有每个人的做法。系统应该是灵活的，参与的意思，除了对任务清单just do it外，应该还包含对GTD系统纵向管理进行更多的参与，参与在不同层面不同视野的思考和决策，对“船长和指挥家（思想家和行动派）”的平衡，毕竟，参与这一步骤是GTD系统横向和纵向管理的衔接处。
3. GTD系统纵向管理流程
尽管GTD发展到现在，也有很多关于GTD系统的教程和心得的文章、视频，但是依然很少实践者会具体提及GTD系统的纵向管理。可能类比于武术的招式和心法，招式的威力可以即时可见，但心法的影响还得看个人修为，无法一朝一夕显露锋芒，所以很多大神宁愿避而不谈。
的确，GTD系统的纵向管理涉及的更多是视角视野的问题，大有价值观人生观、原则愿景之类的大局统筹范围，小也有角色层面、目标项目之类的深入细分，有如武功心法，不可缺失。
GTD系统的纵向管理流程，自下而上有：参与（行动）、项目、关注层面/责任范围、目标、愿景、宗旨/原则。
-
项目
需完成多个步骤组合而成的任务才能获得如期的成果，称为项目。在GTD的横向管理中，任务的属性我们关注“下一步行动”，但大部分事务很多情况下不止一个下一步行动，它需要完成多个行动才能取得如期的结果，这就是项目。
比如，十一长假决定旅游，这不是一个任务，而是一个项目，因为它不能由一个具体的动作就能完成，它需要：制定具体路线、安排具体时间、准备具体行李物品、预订具体机票住房等多个步骤组合，并且所有组合的步骤都完成，这个项目才达到预设的结果，才称得上完成了。
可见，相对于横向管理时关注单一的下一步行动，项目这个概念还是比下一步行动具有更高的纬度，更广的集合。按照项目的这个定义，我们现实中会有大大小小的多个项目，而每个项目之间的管理，需要我们进一步的安排各种资源，包括时间、精力、物资，人资等等，那我们如何调配我们有限的资源呢？我们根据什么准则去安排去调度我们的资源分布在各个项目上呢？
-
关注层面/责任范围
每个人在现实生活中都同时有一个或多个角色身份，我们可能拥有儿女的身份同时又扮演父母的角色；我们既是别人公司的部门经理，同是又是自己创业公司的老板。我们每个角色或身份都令我们有一个专属的责任范围，同时也成为我们需要关注的层面。
可能作为父母亲，我们需要关注家庭生活的大小事务，需要关注孩子成长健康及教育，同时作为公司员工，我们还需关注工作上的事务，关注客户关系同事关系办公室政治，而我作为一名铲屎官，我还要每天关注主子拉出来屎的质量……嗯，对，分别关注质和量。
在这个位置我们重点是清楚需要维持什么，如何维持。这样我们能尽可能的在我们责任范围内维持关注的层面，分配好时间精力，和其他资源，努力使得一切都在掌控中，这样将衍生很多任务、项目，使得我们在每个角色中所关注的状态能如愿地维持下去。我关注的是孩子教育的问题，希望能给她完善的教育，这样我需要找资源，找机构，同时和孩子沟通，了解她所感兴趣的，还要提前了解这个兴趣将会遇到怎样的挫折，我需要怎样协助我的孩子，还需注意每隔一段时间看孩子有怎样的变化，到时是对这些变化是鼓励是引导是开解还是支持……我关注的层面，令我有多个项目产生，由项目叠加组成关系链，每一环都必须，但每一环都有不同的重要程度和优先级，这样就能按实际去分配资源，使得在有限的条件下，能顺利的维持我们所关注的状态。
那么我们是为什么关注这些方方面面的呢？为什么不会关注别的层面？这是我们定下的目标所引导我们去思考的。
-
目标
我们了解了关注层面和责任范围后，我们就能了解我们当下是出于一个什么状态，我们的日常就是维持这个状态处于可控范围内，令生活方方面面都能平衡无压力，那么我们要维持这个状态到什么程度呢？为什么要维持这个状态，关注这些的方方面面呢？
很多体育竞技都有比赛策略，为了胜利而制定的策略，需要选手去执行任务。像篮球比赛，每一节的比赛时间里，都有其关注的层面，分差达到多少，球队命中率多少，失误率多少，犯规多少等等，每一节的比赛时间里，球员需要关注这些层面去执行任务，而教练除了关注这些层面外，还需及时调整战术，以达到最终目标——比赛胜利。可以说，正是目标，才有需要关注的层面，才有需要担起的责任范围。
目标是一个可以量化的概念。三年内赚100亿，时间事件都有具体的限定，这是一个 不切实际的 目标。这也就说，定下的目标达没达到，是有数据可以体现出来的。同时目标有大有小，就像蓝图一样，有宏观的，也有微观的。这里要说一下的是，目标太小的话，往往感觉像个项目一样，所以艾伦大叔将目标定义了一下，无论是长期目标还是短期目标，都必须以年为时间单位。这样显得不会太小气。
目标的确立驱动了我们关注的各种层面，以保证能达成目标；关注的层面衍生各种项目来维持我们的航线没有偏离方向；各种项目下的任务使得我们每天活在当下，积跬步以致千里。这是一个有逻辑的管理系统。
-
愿景 和 宗旨/原则
最后我将后面两个不同的纵向管理高度放在一起写，是因为超过了目标高度后，艾伦大叔也认为后面的两个高度说出来也太浮了，等于跟你说如何实现你三十年后的愿望，或和你探寻人生的意义。
但这里我还是可以说一下这几个高度之间的逻辑关联的。愿景是指你希望在长远的未来，你自己处于一个怎样的状态中，包括物资和情感，生活中的一切。这需要你描绘一个宏大的蓝图。宗旨/原则则是艾伦大叔认为的思考的终极高度，它由人们自身的价值观人生观世界观所影响，一切决定决策都由这一高度的视角所把控。
这样我们能够明白，我们有这样的三观，就会引起我们怎样的思考和需求，这样就有我们的愿景，为了实现这样的一个将来的状态，我们定下大大小小的目标，而且还需关注现在的各个层面，维持最佳航路使得不偏离定下的目标，这样就有各个项目和任务需要我们去为了将来而奋斗。
够不够鸡汤？
这就是一个逻辑链。
GTD实战
篇幅有限，每个点只能说个大概，大家可以看一下艾伦大叔的系列书籍，以获得更完整的思路和解释。
理论有了后，需要落地实战。每个人有每个人的管理方法，只有适合自己的，才能获得最大的力量。我会在接下来分享我在Toodledo平台下实现GTD系统管理的方法和心得。Toodledo是一个老牌的任务管理平台，刚开始适合本来是公司内部的一个任务管理项目，方便公司员工管理任务，后来发现这个项目是非常有价值，并且适合于所有人，于是便有了Toodledo，并更新维护了十多年。
我用Toodledo管理我的任务、项目、目标，甚至跟踪培养我的习惯，备忘一些清单和笔记。我将记录我的使用心得和经验，无论你是使用Omnifocus还是MLO，Things还是Todoist，Ticktick还是doit.im，2do还是Trello，TheHitList还是Nirvana……我将要讨论的是GTD，我相信心法还是一样的，一理通百理融。
