写邮件有很多坑，不信你从没踩过，老布来一一总结
对于现代职场人而言，收发邮件恐怕是最常见的一种相对正式的沟通方式了。
从最早的面试通知、入职offer，到日常工作中的活动通知、项目协作，乃至非常重要的工作总结、汇报，都少不了邮件沟通。
在老布十几年的职业生涯里，我发现，能够在邮件相关“礼仪”方面做到很到位的人，实在是少之又少。哪怕是工作十多年的职场老员工，也有很多容易忽略的地方。
今天，老布就简单总结下发送邮件时，需要注意的几个关键点以及一些建议方法，分享给大家。
一封邮件，通常包括以下几个部分：收件人、主题、正文、签名、附件等。
一、收件人
顾名思义，收件人就是指这个邮件要发给谁。收件人通常又可以分为三种：直接收件人（TO）、抄送人（CC）、密送人（BCC）。
直接收件人：是这封邮件的直接相关方，需要仔细阅读往后执行乃至需对邮件进行回应的人。
抄送人：主要是起到知晓的作用，通常无需相应该邮件。
密送人：上面的直接收件人和抄送人列表，任何一个收到这封邮件的人都可以。但密送人是不会被别人看到看到的。平常工作中需要密送的场景很少，这里就不赘述了。
需注意的地方有两点：
1、收件人和抄送人要分清，不要弄混甚至弄反了。
2、如果每一类有多各人员，要注意下排序。在公司里，通常是按照职位高低、与邮件事宜关联度的远近进行排序。
二、主题
主题就是指邮件标题，千万不要忽视短短几个字的标题。一个好的标题有助于收件人快速抓住事情的重点，对于很多每天都要收技术上百封邮件的职场忙人而言，好的主题才不容易被忽略掉。
举几个直观的例子供大家对比参考：
优1：2019年度工作总结大会议程安排
劣1：关于工作总结的通知
优2：第三季度财务报销方式调整的通知
劣2：必看：财务通知！！
撰写主题，建议大家参考SPA原则，即：
Simple：足够简单、足够明确，这个必要性无需多言，毕竟邮件主题通常都是十个字左右，必须要言简意赅。
Profit：直奔主题、简明扼要地写明“利益”相关。
Accurate：准确客观。邮件不是发网文，不要追求故弄玄虚的标题党。
三、正文
邮件正文里通常包括称呼/问候、正文、结语等三部分。
1、称呼/问候
通常是基于主要收件人而写的一些开篇礼貌用语。
比如：张经理，您好： / 各位同事，大家好： /
2、正文
正文是邮件的核心，正文的好坏，跟每个人的写作功底、文学素养、遣词造句的能力都有直接的关系。
这里只给大家几点可以快速提升的捷径方法和原则建议，都具备快速的可学习、可实施性。
①采用5W1H结构和方法
即：what、why、who、when、where、how。结合实际情况的不同，这6个要素可以有所取舍。但整体的思路都是一致的，这样行文便于把事情的来龙去脉，结构化地描述清楚。
需要提醒的是，尤其要注意：what（什么事）、when（什么时候）、who（涉及到谁）这三点。
②有附件不代表可以不要正文
尤其是向上级的汇报邮件，经常附有很大篇幅的单独的文档（ppt、word、excel等文件）。很多人想当然地以为，反正要说的东西都在附件里，正文里不需要写啥，直接让领导“请见附件”。
殊不知，一方面：很多领导时间很紧，把核心的内容、观点和要确认的东西，提炼后直接写在正文里，是很多领导希望看到的；另一方面：写在很多人都是在手机上查看邮件，大篇幅的office文档，在手机上浏览的体验并不是很好。
③正文不要太长
上面提到，关键的东西要写在正文里。有些人就做的有点“过”了，把上千字乃至几千字的大篇幅文档直接全部粘贴到正文中……这是尽量要避免的。
④特殊个人的邮件尽量先“预览”
对于比较重要的邮件，如果正文中有图文混排、表格等特殊的元素，建议在真正发出之前，先发给自己一份，确认效果无问题后再发出。
3、结语
结语就相对简单了，举例：
感谢大家的支持，有问题请随时反馈给我！
祝大家周末愉快！
谢谢大家参加上午的会议，以上纪要供大家参考，再次感谢！
四、签名
通常每个公司都有自己标准化的签名格式范例，在新员工入职的时候往往都会强调，提醒大家设置好。这儿通常不会出问题。
但需要提醒的是，以下几种情况下，往往会疏忽导致出问题：
1、更换了部门：邮件签名里往往包括了所在部门，如果工作部门进行了调动，记得及时更改签名中的信息。
2、更换了邮件客户端：邮件签名很多是在邮件客户端里设置的，比如有人从foxmail切换到outlook了，可能需要重新设置签名。
3、在手机上发送邮件：电脑上设置好的签名，有时候是不会同步到手机上的，这儿也要注意查看，记得重新设置。
五、附件
关于附件，简单说几点提示：
1、不要忘记添加附件！！！
好在现在很多邮件客户端和邮箱服务商，已经优化了此处的体验，如果发现正文中提到了附件字样，却没有添加附件，会在发送前提醒。但这个准确度不是百分之百，还是要自己注意。
有个小技巧分享给大家，如果一封邮件确定要发送附件，可以先把附件添加进去，然后再写正文、主题，最后写收件人，然后发送。这样基本就不会出问题了。
2、注意附件的命名
附件通常都是单独的文件，注意把文件名改成有明确含义的。切忌出现：未命名.jpg、附件1.docx、webchatimg.png、1.pdf之类的。
3、注意附件的数量
如果需要发送的附件过多，建议打包成压缩包。另外一个小细节，建议压缩的时候，选择通用性最强的zip格式，尽量少用7z、rar等格式，照顾下使用macOS的同事（尤其是领导）们。
4、尽量不要发送格式很特殊的文件
除非同工种内基于特殊需要的沟通，可以发送很多小众的源文件（PSD/RP/MIND等）；不然，如果是面向多类人群的，尽可能导出为通用的jpg、pdf、doc等方便查看的格式。
以上，就是老布这十几年工作中，关于邮件的一些经验总结和小tips提醒，希望对大家有所帮助，如果有更多更好的建议，欢迎大家评论补充，共同交流提高！
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