让事情都井井有条的GTD工作流

参考书籍：《搞定I：无压的工作艺术》

搞定I：无压的工作艺术，思维导图

背景

你有没有遇到过这种情况？

要做什么都是靠大脑来记忆，有空余的时间准备做事情的时候，有好多件事围在脑子里转：比如今天大概有3件事必须做完、这周要写一份报告但相关数据还没就绪、突然插进来的任务还没做完、信用卡账单后天到期别忘了还款、净水器的滤芯好像用很久该换了、还有一个月XX过生日要给XX要买礼物、XX学习相关知识有个教程还没看完、待阅读的文章还没看等等等。

工作、生活、家庭、相关重要时间节点，这些都纠缠在一起。每天睡觉前总是有焦虑感，感觉还有事情没有做完。

如果你也有这样的困扰，或者已经知道GTD但还苦于如何运用，这篇文章希望可以给你一些启发。

合理的GDT的意义：心中不记事，未来不操心，一切只要把握现在，专注完成现在的事情，最大限度减少杂念对你生活、工作的影响和干扰。

介绍

GTD（Getting Things Done），是一套协助完成任务的方法论，分为2种管理工作方法：

• 横向管理工作方法：适合用来日常工作管理、整理工作计划。

• 纵向管理工作方法：适用于一些相对复杂和棘手的工作（需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤）。

GTD 方法将包含了多个步骤的复杂工作定义为项目（项目往往是工作日程中的重点和难点）。

GTD的核心理念：

思考和记忆其实不是同时完成的。对我们的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做。

只有将心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无旁骛地做好目前的工作，提高效率。

即，GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

横向管理工作方法：

核心：随时收集、定期整理、组织、回顾、执行。

纵向管理工作方法：

核心：定义目标与原则、设定预期结果、头脑风暴、组织整理、执行。

横向管理工作方法

关键步骤

随时收集：把在许多各种操心、要解决的事情全部写下来，让心里彻底清空。包括但不限于：

• 你必须做的（如工作要交的报告、具体的工作）
• 想去尝试的（如徒步、蹦极）
• 想去实现的目标（如减肥、财务自由）
• 心血来潮的小念头

定期理清：审视这些事情的重要紧急程度和复杂程度，做出“立刻做、委托别人做、延期之后做、分拆到某天做、舍弃不做”的决定。

因为整理需要花费比较多的时间，所以建议固定时间（不要在睡前）做这样的事情。

安排：把委托、延期、分拆后的事项进一步处理，做好分类，设定好开始、截止时间，这样可以在特定的地点和时间告诉你该做什么。

• 具有截止日期的重要的事情：在需要做的时间再提醒我，不担心会忘记从而造成问题，例如信用卡未及时还款而造成逾期，影响个人信用记录；到公司只考虑在公司能完成的事情，到家只考虑在家能完成的事情，不需要把暂时无法完成的事情放在心里，加深自己的焦虑；
• 延期：把不需要立刻做的事情推迟到需要开始做的日期；
• 对于未来要实现的，已经拆解到了每天的任务中，每天做完就可以一步步到达目标。

回顾：每天、每周要定期花时间去校准任务信息。看看没完成的这些任务还要不要做，要不要延迟，要不要继续拆解。让这些任务的信息保持有效，才能保证后续这些任务可以被安排并执行。

执行：根据任务所需的条件（情景、时间、经历）以及任务的重要性、有关信息，选择合适的任务，并及时行动。

GTD实际使用

因为我们需要定期整理回顾一些任务，所以，在GTD中一般会有任务周期的概念。

以一个星期为一个周期，时间段的划分依据个人的工作习惯即可。

每周的开始

我个人习惯在星期天早上做重要的事情，下午干杂活，晚餐后准备总结。

那么，对我来说，晚餐以后的时间我可以根据GTD来考虑：

• 回顾：本周工作
• 安排：查看下周的空余时间、安排下周要完成的任务

回顾

回顾本周工作有哪些没来得及完成，考虑如何安排。

没完成的一般都是不紧急的事情，或者是进展不佳的任务。

对于这些任务，要么：

• 提高优先级下周早点完成；
• 任务太大没法做完，要拆解的再细致些；
• 没有那么重要，要果断舍弃。

安排

把下周需要完成的事、可以做的事安排到具体日期里。

除去日常活动（吃饭、运动、通勤、休息）以及现有的任务安排（例如沟通、会议、面试等），剩下的才是空余时间，在这些时间里，去分配要做的工作。

建议结合日常管理有关APP进行，跨平台（Windwos+MAC+IOS+Android）的方案可以用：主流电子邮箱的ExChange服务实现。

是否使用“日程管理”来安排事项，效果高下立判。

明确起止时间的事件：放在日历里面，比如会议。到点就执行。

空余时间：在任务清单中找出高优先级的任务，雷打不动去执行，确保每个任务不被打断。

考虑到产品工作沟通的特殊性，我在日历上安排时间时，一般会安排一个小时的时间给一个番茄，这样如果中途有事，可以及时处理，同时可以保证番茄的可完成。如果没有打扰，那就在一个番茄后，继续进入下一个番茄，如果可以尽早完成当日工作，就有时间去做其他的事情。

在安排下一整周的工作内容时，因为时间过长，所以并不是太细致。但是对于下周一的工作内容是可以具体安排，这也是下面所说的

同时，将完成的任务记录到每日小记中，写上有关的想法、反思以及任务用时，以方便每日回顾

每天晚上上安排次日的工作：

• 安排第二天的一些日程
• 从GTD清单中安排高优先级的任务，方便第二天执行。

工作日流程

到了周一，在这新的一周的每个工作日里，我一般是通过下面几个手段来保证任务的完成：

• 番茄钟工作法完成任务
• 对新任务先分类再处理
• 每晚回顾、安排明日的工作
  • 回顾今天的日程
  • 清理收件箱（inbox）
  • 对工作内容进行校准、排期

番茄钟：完成每日任务

按照番茄工作法，消化解决安排到今天要做的事。

番茄工作法是为了聚焦精力进入工作，适应一段时间养成习惯后，不开番茄也可以，工具不是必须，完成任务才是最终目的。

在早上到达办公室后，我会按照日历中的安排开始当天的工作，在规定的时间内尽可能完成既定的工作内容。

我采用的是番茄工作法，一个任务给到25分钟聚焦去解决一个问题，达到规定的产出，之后休息5分钟，继续下一个25分钟番茄任务。如果在番茄任务计时中，被打断去开会、去做其他的事情，那这个番茄任务就舍弃掉，不能继续计时，也不能算完成一个番茄。等到你任务重新开始的时候，开始一个新的番茄任务。

番茄工作法会遇到的一些问题：

• 给任务所设的番茄数过少？这种情况下，继续加番茄完成任务，完成后记录一下实际真实番茄数，后续评估的时候就有经验了。

比如：编写分享某些知识的文章，我开始设定了2个番茄，但实际花了差不多5个番茄。此后，我再做分享时，就知道要给到多少的工作量。

• 什么样的打断要舍弃一个番茄，重新开始计时？这个打断不是眼睛瞄瞄其他网页就算的，应该是打断了思路的程度，思路停止了1分钟以上的可以算是打断，应该要重新开始番茄。

要能够在当天完成既定的工作内容，就要求我们对排进来的工作任务有2个要求：

• 安排的工作内容，要有必须完成的和可以延后的进行搭配，这样遇到突发情况的时候，优先保证必须完成的事项。
• 因为时间有限，所以安排进来的工作是最重要的事情，这要求你对事情的轻重缓急有清醒的认识，可以按照重要紧急分为4个象限。

新任务：先分类再处理

在工作中，每天会有不在安排中的新任务会需要处理，对于这种打扰要承认，这是不可避免的一件事，所以要去思考如何在尽量不打扰今日工作安排的情况下，来接受新任务。

GTD的方法，先分类再处理：接到不在安排中的新任务时，

• 如果是5分钟内能处理完的，直接处理掉；
• 如果是今天要开始或解决的，重新排定今日日历，给这个任务分配时间；
• 如果是可以延后的，仅放GTD收件箱中，等到晚上再安排。

每晚回顾、安排明日工作

每个工作日晚上，我会做3件事来结束今日的工作。

• 回顾今日的日程表，没有完成的继续延期、拆解、舍弃。
• 第二是清理任务收件箱。及时对任务收件箱的任务进行拆分排期。如果这个任务需要几天才能做完，或者有需要别人的配合，那这个任务就是一个项目，对于项目要分拆具体可执行的。

任务拆解我再举一个例子：别做口头上的学习者——如何学习某个具体技能

任务需要拆解，但不需要拆解过细，只要拆解到能够执行的步骤即可。

• 对安排的工作内容进行校准、排期。

日历校准的难点：

• 确认的会议要尽早安排并通知，越提前越好，比如项目流程中各种会；

• 承诺的交付时间是我感知别人工作进度很重要的一点，承诺的时间要再精准一些，有变动的时候一定要及时沟通。

与周末的定期回顾类似，但是在具体的工作日的时候，可能会增加新任务、新会议，挤掉原本属于自己的时间，对于优先级高的任务和会议，还是优先给到时间排期。

及时更新自己的日历，被安排新任务时，打开日历表，就可以知道新任务我大概可以完成的时间是什么时候，避免因为乱承诺，在时间节点无法给到交付物的情况。另外当有重要的事情插进来，影响了原先承诺的交付物产出时间时，要第一时间跟交付人沟通情况。

纵向管理工作方法

运用横向管理方法整理工作计划的时候，有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作，需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目，项目往往是工作日程中的重点和难点。纵向管理工作方法就是为了解决这类项目的。

纵向管理工作方法，也称为：自然计划法。

定义目标和原则

既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值底线。

“我希望完成xx，并且不希望xxx发生。”

展望结果

描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。

头脑风暴

有了目标和未来成功的景象，在足够放松的状态下，大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。

不过，比选择工具更重要的，是在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式。

组织整理

要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后把获得的成果分门别类，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。

贯彻行动

要根据确定的方案，妥善分配资源，努力坚持，直到成功。

例子

《搞定I：无压的工作艺术》作者给出了一个安排饭局的例子。

定义目标和原则：假设我们要准备出去吃饭，原始的动机是什么？可能是因为饿了，或者是朋友之间的社交活动等等，我们的动机就是我们的目标；

展望结果：目标确定之后，我们的脑海里出现了这个饭局的情景，在一家金碧辉煌的商务餐厅，和朋友一边碰杯一边交谈，这就是我们的前景和展望。

头脑风暴：如果我们认同这种展望，我们的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题，应该选择中餐还是西餐，餐厅的环境好不好，选定的餐厅会营业到几点，人多不多，要不要预定，应该穿什么衣服，天气怎么样等等。这个时候，我们就已经进入了头脑风暴的阶段。

组织整理：当我们的头脑被细节和想法填满之后，接下来的工作就是组织整理，比如，地点选择，时间安排，流程和细节，再将头脑风暴的成果分门别类地进行归纳整理，通过评估形成方案。

贯彻行动：此时，我们就需要开始行动了，拿起电话预定餐厅，联系朋友，确定行程，最后收获一个成功的饭局。