如何写好职场总结

今日《如何写总结》的主题分享。简单提炼下本主题分享的三个要点：1. 树立正确的写作的态度：改变心态，从对职场写作纠结应付到把职场总结当做一次深度反思与复盘；2. 写作动笔之前要明确两个基本原理：用户思维和结果导向；3. 掌握职场总结写作流程和方法。

我们职场总结一般包括：常态月度、季度、年度报告，还是专项项目的报告；对于很多人来说，写总结成了每月最难熬的事情。月月写事事写没新意没思路，写了删，删了写反复纠结，非常慢。最终呈现出来要么全是树叶，属于树叶型：要么是树干型：空空当当只有干巴巴的几句话完成不知道怎么扩充。

第一个知识点：树立正确的写作的态度，改变心态，从对职场写作纠结应付到把职场总结当做一次深度反思与复盘。

给大家分享一个小案例： 是我自己亲身的案例，在2016年时候公司开诊断会，是命题作文。让我写整个公司发展建议和规划，然后当时自己在休假，接到任务后我从晚上八点把自己关在房间到夜里4点多，没打断，一气呵成，也没影响到休假。最终效果应该是很明显的，会议结束，大家都找我要这个诊断报告，并且一位老师说，可以用来做一个管理的课件。我自己呢，也基于此助力，从一个部门负责人，岗位提升到分管产品运营的副总。算是借力这次总结实现了一次岗位晋升。

——这就是我通过案例想跟大家分享的：写报告=反思和复盘，是成长和晋升的绝佳机会。

第二个知识点是写作动笔之前要明确两个基本原理。

第一个原理，用户思维。用户思维包括：Why、Who、Where。为什么要？谁要？要看什么？什么场合要？要解决核心问题是什么？因为呈现的对象不同，要求写作者的立意、口径、详略都不同。

譬如同样一份培训总结，如果呈现给直接上级，可以涵盖培训结果、过程亮点和建议，写个10来P也是没问题的。如果是呈现给公司大老板，在决策会上汇报，那就需要高度提炼，浓缩，结果亮点可能就浓缩为一页；然后重要是要结合公司战略+结合培训趋势，谈2019年新的培训策略与培训开展创新方法等。这个才是大领导公司层关注的。

总体而言就是对上精简，越往上越精简。

比如一份营销活动的结案报告。你带领团队做出一个非常棒的活动，给产品销量带来了三倍的增长。你洋洋洒洒写了几十页PPT给领导想让老板知道你做了什么成绩，结果领导看完不知道这次活动的亮点在哪里，为什么会给销量带来增长。相反，他只看到你把做的事情全都事无巨细地罗列出来，翻到第五页就已经看不下去了。问题出在哪里？你没有抓住老板的核心需求。

结案报告的目的，是让老板了解活动的成果，找到成功（或失败）的原因，以及对未来的指导意义（比如，应不应该再花钱做这种活动？）。再加上老板肯定都是大忙人，过多文字，会让他觉得看不到你做事的章法。一个优秀的下属，要帮老板做过滤器，而不是做传声筒。写给上级的东西，重点讲问题，原因，方法，启示。少去讲现象，常识，故事，道理。

比如你可以采用三段式写法：a）取得的成果：产品销量提升三倍；b）成功的原因：发力电商渠道，为本次活动带来超过70%的流量贡献（精简列出活动的亮点内容）；c）启示：建议逐渐转型电商渠道，弱化线下门店的投入。用这个逻辑去编写你的报告，不用超过10页。老板10分钟之内就能知道你的想法是什么，剩下的时间领导会慢慢考量。

而面对下属的文字写作，就要做到精细。因为下属的角色是服从和执行。这时你的文字要具备极强的指导意义，甚至要像产品说明书一样详尽。不应该让下属去猜去考验他的理解力，因为这样会增加沟通成本。

比如下面这样：杨一，帮我找一下国内汽车行业最近几年的销售资料，周五开会的时候要用。谢谢！这种邮件，下属看了会心里发毛：Excuseme?资料要哪些年份的？国产品牌还是合资品牌？线下销售还是线上销售？二手车交易算不算？......

任务如果这样布置下去，多半收不到满意的回馈。因为这个需求太宽泛，让人无从下手。正确的写法是怎样的呢？

杨一，下周五有一场重要的客户提案，我需要你帮忙找一下国内汽车行业的销售数据资料。具体要求如下：1. 数据范围：近三年内国产主流A级车在大陆的销售数据；2. 涵盖渠道：品牌4S店及第三方汽车电商平台；3. 时间：这周三我要看第一版；4.提交格式：PPT；有什么不清楚的随时问我，非常感谢！

这样写，就把任务的范围全部框地死死的，让对方没有任何疑问，只管放手去做。这是不是节约了一大把来回沟通的时间？有人会说，写那么详细是把下属当三岁小孩儿啊，以为他啥都不知道。不要用过这种含糊或者大方向的下任务去考验下属的理解能力，如果我们是带队伍的应该多去反思自己的带员工的方式。一个合格的上司，要保证自己的文字具备可操作性，而不是充满假大空的套话。这和下属的理解能力无关，看不明白是他的责任，但没写清楚是你的责任。

这就是职场写作重要原则，对上精简，对下精细。

第二个原理，结果导向。

我们来看这个例子，这是一份月报。1. 完成了 a 系统的关键模块重构；2.完成了 b 项目外部对接和联调；3.设计了新的 c 项目方案。不管是这个样式的日报，月报，还是周报，99% 的情况下领导是看不下去的，或者说至少扫一眼，表示看不看意义不大。究其原因，这样的报告，只是陈述了事件的发生，却没有讲述结果，企业的发展终归是以结果为导向的。

——职场写作是一个特殊的写作，功能性写作，重逻辑轻文笔；需要结果导向：要用结果传递“说服力”，希望用户看完后认可我观点，做出我希望的行动。尤其是写总结，开篇一定是要给到领导我们做成了什么事情，达到了什么结果。

心态对了，原理掌握了，就到了具体方法，第三个知识点职场总结写作流程和方法。

我把总结写作为三个步骤：第一步要掌握总结的基本框架。第二步是有了框架要增加树叶，明确岗位关键任务和关键任务对应的价值和目标；第三步骤就是包装，提炼中心思想，戴高帽子。

第一步：掌握总结的基本框架。结论先行，论点证明，凸显细节。就是金字塔原理。

1.论-结论先行。这个结论将概括所有各级各组的思想。

2.证-以上统下。任何一个层次上的观点都必须是其下一层次观点的概括。

3.据-归类分组。每个论点下观点必须属于同一个范畴/类别；独立穷尽-每一组的观点符合彼此独立相互不重叠原则；逻辑顺序-每组中的观点都必须按照逻辑顺序组织。这里有个MECE原理，我就展开了。

关于论点论据这里有个基本要求，就是为了让读的人看不起不吃力，论点不宜多，论据也不宜多，基本方法就是参照“讲三点法则”。如果你认为你的论点论据不止三点，那你就需要将你的金字塔增加一个级别。

简单来说，无论是常态的月度、季度、年度报告，还是专项项目的报告，一般都包括：成绩与成果、具体举措做法/亮点、存在不足、下一步行动策略/建议四个部分。成果与结构是我们的结论，要先行开篇就要写明。接下来就是证明这个结果的论点和论据，有哪些举措做法和工作亮点呢？在接下来是要反思，总结下存在什么问题，下一步怎么改进。

这个是普遍的行文的逻辑，一定是结论和成果先行，然后写重要举措和亮点做法。四个部分篇幅比例一般是 15%，50%，15%，20%。当然如果你是提建议策略性的总结，那么第三第四模块对应的比例就要加大。

第二步：有了框架要增加树叶，就是我们要知道自己总结工作成绩可以写哪些，亮点可以写什么？建议可以写什么？这就要求深度的认知岗位，了解岗位职责，关键任务和价值。

最直接有效的办法是去读懂你的岗位任职说明或者任职要求，然后呢，放大自己岗位格局，站高一级或者两级去看自己岗位，明确自己岗位是做什么的，属于什么专业，在企业中属于什么位置，是前端生产、业务还是后端支撑管理，然后就能知道自己及自己所在部门在公司整体运作体系中能发挥什么价值，产生什么影响，需要的最主要技能是什么。

深度了解岗位工作，就能在“成绩与成果、具体举措做法/亮点”写的很实；如果进一步将视野再看高一点，看到企业层或者跳出企业看行业，有这方面的行业知识积累，在“下一步行动策略/建议”就会呈现的更有深度。因为考核一个总结报告是否有基调有内涵就是：有成绩有深度六个字决定。

对于岗位关键行为和价值有一个比较简单的梳理方法，就是用EXCEL表将关键行动/职责与对应的衡量成果/价值，一一对应起来（这也是我们这个主题学习打卡作业）。需要知晓的一点是，工作价值成果可以从业务价值、服务价值和改进价值三个方面提炼。

业务价值是指业绩成果和重点工作完成取得的业绩成果，更多是数据化的；服务价值是指是否为公司业务展开提供有效的支持，如主动伸出手协作，换位思考，主动为一线赋能；改进价值是指为公司发展提供有效办法并落实，解决了核心问题。如改善了流程，提供了新的解决问题的办法之类的。

第一步第二步完成后，一份总结基本上能做得比较有血有肉了，但是要想做出彩，凸显深度和特色，还需要增加一步，就是给总结来个拉伸“拔高”，戴个好的帽子，提炼中心思想。

这里给大家介绍几种比较好用的方法：

第一个是引用法。引用轶事典故、名人名言，歌曲，流行语。引用是十分有说服力的工具，尤其是引用伟人或名人所说的话。总结感悟引用名人名言之类。引语如果选择得当，会使你看起来非常有智慧，还能为你的文章增色不少。

第二个是类比法。用通俗的事物将专业化的流程和关系表述，易懂又形象。譬如人才蓄水池，譬如市场和商品部关系抢和子弹；譬如会员关系维系：种草-养草-拔草；譬如员工和企业关系水涨船高。

第三个是取名拔高法。好的名字是成功的一半。可以给自己总结标题，各目录取一个更高大上更能体现内容内涵的名字。取名可以从关键成果，关键举措中提炼。举个例子来说，平常我们写工作总结，都是简单粗暴的概括今年工作总结和明年工作展望，这个属于没有提炼中心思想，如果能根据自己所做的具体工作，提炼为今年打造了N个有生命力的培训项目和明年计划打造支撑业务发展的培训体系，是不是更吸引眼球。

第四个成果举措方法拔高，挖掘工作总结中的工作创新点。譬如总结自己工作可以上升到在机制、体系、方法论、流程和模型上有全新的方法，新举措，新的建议。这样就把你的职场总结从一般的点上的做法上升到了更高的面上。

还有这个案例是一个典型的类比取名的包装提炼方法。将自己２０１９年渠道工作变革提炼为四个步骤，就是一个四部曲。每步曲都与一个歌曲连接。第一部曲是十面埋伏拓渠道；第二部曲大浪淘沙优结构；第三部曲梅花三弄，整资源；第四部曲行云流水，建机制。

以上是非常重要和好用的拔高法。基于以上三步骤，我相信你职场总结写起来应该能做到有树干有树叶。能让领导粗看结构“条理清晰”；领导细看细节“亮点吸引人”。

最后补充分享，关于职场总结，在日本有个比较受欢迎的工作记录法，KPT工作法和心得分享框架。

KPT工作法具体意思是：K——KEEP,当前你正在做的事情；P——problem，你遇到的问题；T——Try，你准备进行的尝试——适用于日常简单工作记录，突出回顾范围和未来应对

心得分享框架包括：本周工作总结，下周工作计划和本周心得分享——适用于制定工作计划和经验分享，体现你积极工作态度和反思复盘，有利于个人的成长。

做好日常记录不仅能保证每日精进，也可以支撑各位将阶段性总结写好。

最后，解决的自己在写总结时总是会打断，导致效率不高的问题， 这就需要《深度工作法》。

有一本专门讲深度工作方法的书。我这面就提一个关键知识点，就是你做一件重要工作要达到深度工作状态，必须沉浸90分钟以上才有效。90分钟以上你的大脑才算是进入了高度工作状态，你的系统思维才能被很好的调用，你写出来的内容知识才能实现“有成绩有深度”。这里就要跟张青老师分享的时间管理结合起来。