令人怦然心动的时间整理术

    时间管理的实质是自我管理，时间本身不是管理的对象，我们需要通过做好自我梳理来节省时间，提高效率，而管理自已我们需要依靠系统而不依靠感觉。如何搭建这个系统呢？

    一.收集

    收集的过程实际上是将所有的事务从大脑中清空的过程。我们的大脑就像电脑，每次只执行或思考一件事情，满满的内存状态总让我们焦虑不安，感到有很多事情需要去做，但是又剪不断理还乱。这是因为隐约记忆和未处理事件会分散我们的注意力。我们的大脑如同主要负责运算的cpu，一次运行一个程序比同时运行10个程序速度更快，效率更高。因此，我们需要一个外接硬盘把头脑中未完成的事情记录下来。收集就是让大脑把分散我们经历的事项暂存在一个可靠系统中，让大脑专注于当下的任务，不会被突然的提醒打断。一部内存充足的电脑运行起来十分顺畅，清空大脑也会让我们的压力瞬间降低。

    在搜集的过程中，只要是想到的都记下来， 不要判断什么该记，也不要担心什么时间去做，先把大脑中的事务，想法，点子转存，先把一切赶出大脑，解放大脑。当下要做的，几周内要做的，目前感兴趣几年之后才会去做的，无法做出决定还在犹豫中的事情，都收集起来。

    二.整理

    整理的实质是分类。收集到的所有事务大致可以分为重要事件和常规事件两大类，如何去区分重要事件和常规事件呢？

（一）重要事件

    1.明确人生愿景目标。

    重要事件是与人生愿景目标紧密相关的。我们同样可以通过收集-整理-检视的过程找到自己的人生愿景目标。收集就是将所有可能关注的事务置于视野范围内。整理是指完善信息并将信息分门别类进行管理。检视是指从整理好的信息当中发现自己的人生愿景和目标。

    2.删除

    鱼和熊掌不可兼得，太多的事务会是我们精力涣散，无法蓄力前行，所以在重要事件的筛选过程中，我们要学会取舍，学会把握优先级与轻重缓急，根据人生愿景和工作重心，删除无关事务。

    3.分类

    在保留的所有事务中，根据紧急与重要两个维度进行四象限分类，一般而言，我们的重要事件通常停留在第二象限，即重要不紧急的事件，从比例上而言，重要事件符合二八原则，约占所有事务的20%。这也是日常生活中，我们最易忽视最易拖延最易以没时间为借口搪塞过去的部分。因为这部分事件通常需要日积月累，需要坚持，并且不是马上能看到成果，不能给我们带来即时满足感。所以我们总是像救火队长一样忙于处理重要紧急与不重要紧急的事件，时时刻刻处在紧绷的状态下，每天总是在迷茫与焦虑中自我感动。同时，我们又太容易沉浸在那些不重要不紧急的事情中，因为这些事情带给我们太多即时的快感，又能让我们逃避那些需要专注需要努力，自律和意志力才能完成的的事情，比如说刷朋友圈与玩游戏带来的满足感远远大于学习与自我成长。

(二)常规事件

    剔除20%的重要事件，其余的就是常规事件了。常规事件有个最大的特点就是它会重复发生在我们的生活当中，比如说手机充值，信用卡还款，缴纳水电暖费用，定期体检，每周给父母打电话，人际关系维护。如果说重要事件的处理需要耗费精力、创造力与脑力，常规事件的处理就要尽量交给外部系统与规则，而不依赖大脑。

（三）处理方式

    简单来讲，我们在20%的重要事件与80%的常规事件上所花费的时间与精力应该分别为80%与20%。

    1.重要事件的处理工具

    由于重要事件需要大量的时间与精力，我们需要尽量用大块的时间专注这类事件。处理重要事件的三大神器分别是：吃青蛙，番茄钟与倒计时。

    (1) 吃青蛙

    吃青蛙是指每天先做完重要的事情，每天起床就认真面对这天最重要的事情，不解决不罢手。我们通常会满足小我的成就感，每天挑最容易完成的事情入手，将最重要或最难完成的事情无限期的向后拖，最终导致在迷茫中忙碌，却越来越背离真正的目标。

    (2)番茄钟

    番茄钟是以25分钟为单位，在25分钟之内只专注一件事，25分钟过后休息5分钟，第四个25分钟完成后，可以休息15分钟。处理重要事件需要专注力，而我们不可能做到长时间的保持专注，于是可以把专注时间切分为25分钟的小块，就更容易实现。25分钟是一个相对比较理想的标准。因为我们需要一些时间进入状态，因此如果专注时间太短，可能我们刚刚进入状态就被打断，而太长的话我们可能因为意志力和精力消耗过多而失败。

（3）倒计时

    倒计时会制造一种紧迫感，迫使我们在一定的时间内提高效率，减少不必要的拖延。尤其是用在某些讨论会上，我们常常会在交流中跑题或闲聊，掺杂太多无关的内容，既浪费时间，又很难get到重点，所以可以设定一个倒计时闹钟，并在结束前10分钟提醒结束时间，这样大家都能放下手头的工作，专注讨论话题，提高效率，避免出现因为缺乏时间观念导致的拖沓加班，打破忙碌的假象。

    2.常规事件

    如何能够做到利用20%的时间处理80%的常规事件？答案就是清单化与程序化。

    (1)建立清单系统

    常规事件最大的特点就是重复化，因此，我们可以考虑从发生频率的维度建立重复事件的分类清单。以自己为例，按照日周月年建立的重复清单分别是：

    每日清单：瑜伽，面膜，英语启蒙，在家早教，准备三餐，清洁爬行垫与玩具

    每周清单：上课，例会，周复盘，给父母打电话

    每月清单： 充值，信用卡还款，缴纳水电费，月复盘

    每年清单：体检，父母生日，同事聚会

    为清单中的每项内容设定好固定的发生时间，使得这些事情的发生更加规律，更加有预期，从而减少日常事务对完成目标的干扰。

    此外，我们还可以根据自身情况建立清单，搭建属于自己的清单系统，如：出门清单，出差清单，郊游清单，家庭安全清单，签证必备清单，厨房用品清单，清洁用品清单，装修清单，生小孩清单，出国清单。

    这些清单能让我们在需要时不需耗费脑力回忆或者浪费时间弄清流程，只需要根据清单直接行动即可，极大程度的节省了时间与精力。

    （2）建立实物字典

    在管理日常事务中涉及到的物品方面，可以考虑建立实物字典。效率低的人往往是做事过程中需要停下来找东西，查邮件，找的过程是体现差异的地方，做好整理的人可能两分钟内就找到，而没做好整理的人要花1小时或者更多时间来找。

    建立实物字典，照片用树状结构整理。看看照片就知道柜子里收纳箱里装了什么东西。注意在照片总数很多的情况下，要拍好照片取好名字。

    提供一个实物字典框架：

    a.环境：衣柜，书柜，厨房，卫生间，相册，杂物室，车库，后备箱，床下储物空间

    b.资料：通讯录，邮箱，密码，读书笔记，项目资料，产品资料，健康档案，晨间日记，旅行日记。

    c.电脑：照片类，音乐类，文档类，素材类，思维导图类，视频类

    日常事务管理，或者说自己收集资源和信息的合理整理，对于节省时间起着至关重要的作用。

    (3)建立秒搜系统

    快速调用是整理的一个重要步骤，也是节省时间的关键。秒搜系统的核心在于目录化。电子资料主要通过目录化进行管理，而纸质和实体资料则需要使用标签➕目录技术。

    事：建立清单

    信：使用标签，其中电子版归档，纸质明确存放位置

    物：使用标签，通过照片➕实物字典明确存放位置

    (4)注意事项

    a.实物管理

    日常用品根据生活习惯简单分类，在最短时间内找到，不断调整分类过程直到符合我们的生活习惯，让我们感到舒适，尽量不要让自己感到繁琐和无乐趣。

    实物字典记录各种物品所属类别和存储位置。

    新物品及时归类整理减少积攒。

    同类物品集中存放。

    b.电子版管理

    电子文档要建立合适的关键词标签便于搜索。

    照片及时归类，通过时间地点人物对照片进行命名分类。

    文档在分类的基础上进行编号，存放时按照编号排序。

    三.检视

    检视也称为复盘，作用是让我们了解各个项目的进展情况，充分知道自己的时间和精力用在什么地方，从而做出相应调整。检视主要分为四个步骤：

    (一)记录。没有记录就没有发生，用耗时记录卡准确记录时间耗费情况，记录时间一定不能靠感觉，因为我们的感觉是模糊切误差很大的，我们面对喜欢的事情感觉时间飞逝，而在面对痛苦的事情时感觉度秒如年。

    (二)统计。分类统计各项事务花费的时间比例，并绘制图表。我们在一些事务上比如所花费的时间，远远超出我们的想象。

    (三)分析。对照效果分析时间耗费的情况，找出浪费时间的因素，如做了不该做的工作，做了应由别人做的工作，犯了过去犯过的错误。

    (四)反馈。根据结果分析制定避免浪费时间因素的计划，反馈于下一时段。

    值得我们注意的是，在检视的过程中，避免对未来的担心和对过往的自责或纠结。过去的已经过去，发生的已经发生，再去关注都没有意义。

    我们如何过一天，就如何过一生。用最少的精力做最有意义的事情，复杂的事情简单化，简单的事情重复化，重复的事情工具化流程化，将这种理念g内化为自己每天的习惯与生活方式，过有序又有趣的人生。

    文末彩蛋：

    duplicate cleaner pro：清理重复文件

    omnifocus：储存管理各项项目或任务，有视觉提示

    simpler contacts pro:强大的编辑和群发功能，合并重复联系人，提醒功能

    eye_fi卡:带wifi功能的相机储存卡

    电影《时间规划局》

本文为叶武滨 《善用时间－90天重塑习惯升级人生》读后感