重构碎片化时间，实现人生加速度：4种清单，3步出发！

时间的碎片化是信息化时代影响效率的重大问题。如何重塑焦点，重构碎片化时间，改善效率，克服焦虑？清单管理成为现代人的必备技能。

焦点缺失是效率低下的真凶

人类大脑脑细胞有140——160亿条，被开发利用的仅占1/10。 人脑子里储存的各种信息，可相当于美国国会图书馆的50倍，即5亿本书的知识。人脑的性能进化到最先进的计算机都不能匹敌的速度。

需要理解的是，人脑的最优工作模式是单线程模式。只有对目标集中（FOCUS）才能让我们的大脑真正发挥出它巨大的能力。

当我们试图同时进行两项，或以上的进程，我们的思考效能会大打折扣，甚至发生类似于计算机宕机的停滞不前。这种挫败感导致的焦虑、愤怒，无力的感觉，相信很多人都感同身受。

一方面，我们对多种角色、多个需求负责，需要不断切换项目和身份，完成注意力的转换和行动。

另一方面，信息时代的沟通方式带来的破坏性的后果。我们被不期而遇的提醒阻碍了深入思考的机会，无法专注于做一件自己想做的事情。久而久之，我们深入思考及集中注意力的能力都受到了不良影响。

碎片化，是时间和效率的杀手

将时间碎片化，还是利用碎片化时间，这是一个人生态度问题。有人说，能否利用好碎片化时间，是人能否成功的另一个关键。

一、智能手机

据统计，现代人一天关注手机的次数高达200多次，关注手机的时间也普遍超过2小时。2个小时，实际上占用了是有效工作时间的1/8，回顾这样的时间流逝，真是让人扼腕叹息。

二、非计划的干扰

打开电脑，随时跳出的聊天窗口、邮件图标的闪烁通知、办公室内闯入的“不速之客”、不解风情的喋喋不休的聊天、下班后突如其来的朋友小聚……，这些是每一天，在无奈中匆匆而过。

三、天然碎片化时间资源

在每天都有很多大大小小的时间碎块。在各种排队等待时，在漫长的旅程里，在出现拖沓的会议面谈中，甚至在那些你无足轻重而又必需在场的时候……，这些其实都是可以利用的时间碎片。

清单是高效能人士的必备利器

职场社群网站领英（LinkedIn）做过一项调查，结果显示，63%的专业人士会把待办事项拟成清单。可见，清单管理已经深入人心，是高效能人士必备的时间管理方法。

把任务写下来，会发生神奇的效果。

我们在书写的时候不但能够把重要的任务进行梳理、排序、强化，更是一个大脑放空的过程。放空大脑让我们不必焦虑于遗忘事情，从而更容易的进入集中状态。其实，这也就如同“Get things done”理论中的Inbox清空概念。

清单的类别有：

查检类。

如：当日任务清单、出差用品检查表、患者状况评估表、飞机状况确认表、活动准备查检表……

台账式。

如：设备清单、材料清单、关键客户清单、小说人物关系清单……

日历式。

如：巡回检查表、年度工作列表、年度并作规划表……

可以说，只要你能想得到，各种工作都可以通过清单的方式梳理。

清单管理不但用于个人管理，更可以用于项目管理、团队管理。

2017年3月5日，李克强总理在中华人民共和国第十二届全国人民代表大会第五次会议上，所做的政府工作报告中提出了清单管理制度是，也成为2017年政府工作报告12个新词之一。

清单化管理的核心是超前，它突出全面提醒、细节提醒等特点和简单实用。对全面提高员工技术素质和操作能力，提升综合管理水平有指导和督促作用。一定要引起足够的重视。

四种清单载体及其优缺点比较

清单，根据其承载内容、应用范围、内容重复性等，有多种载体存在形式。个有优缺点。分述如下：

一、可视化清单

如，人生规划、梦想清单，等。

优点：可视化的存在于显眼的位置，能够不断强化印象，帮助我们接近梦想。“相信它，直到实现它”。

缺点：制作时间成本比较高。往往不是很便携。

二、电子化记事本解决方案

如：各种笔记软件，如印象笔记，有道云笔记，Onenote，为知笔记等等，都有各自的忠实用户。他们可以兼作清单管理的工具。如果你用惯了某一种，他们都可以用于驾驭清单。

优点：跨平台，方便使用。可以记录各种媒体，声音、图像、文档、多媒体，永远保存在云端，方便分类管理和检索，不用担心丢失。

缺点：需要随手携带设备，开机、寻找APP、启动，实际使用时仍觉繁琐，别忘了，记载后要给记录起个名字，便于检索。但也混杂在其他笔记中，有时不便查找。

三、商业化产品解决方案

商业化清单管理解决方案也有很多。无论是纸质版的各种手帐、效率手册、43things，或是著名的软件 Omni Focus，奇妙清单，Toodledo， Todo，Anydo……，以及结合了番茄工作法等复合日程管理工具的Pendo、滴答，只要你肯尝试，有很多可以选择。

四、简化方案

如，随手可得的一张纸片，记录本。

优点：更是符合我们思维的速度。不必受到任何条件的限制，随时瞬间记录灵感。

缺点：记录形式单一，容易遗失，复盘重写耗时，不能检索。

作为一个不折不扣的工具控，实际上我使用过以上所有提及的清单工具，目前在用的也有好几种。

其中我最钟爱的仍然是即时贴方案。特别是3M即时贴75mm正方形、浅黄色的经典贴纸。它可以随身携带，用铅笔记录更有感觉。方便粘贴且随意移动，不但有益于确认，更有助于阶段性整理复检。

不但可以用它做日程规划、Todo-list，也用来做读书笔记。

特别是在做头脑风暴时，配合上Post-it APP，简直是神器，非常酷炫。

所以我觉得即时贴是一个非常灵活，没有门槛的快捷清单解决方案。

三步制定行事清单，人生目标各个达成

清单的用法不同，制作方法和执行方法也有所差异。比如

列清单法、4D工作法、最重要法则、只做一件事法则等……，适用于不同类型的项目管理。

而用于入门级行事历清单的制作方法，美国哈佛商学院高级讲师、布鲁金斯学会高级研究员罗伯特·博森有三个原则可供借鉴。

1.前一天晚上列出第二天的待办事项清单。

临睡前的梳理让我们提前把任务规划到潜意识，第二天清晨更容易立刻进入状态。

2.对清单上的事项进行排序。

根据难易程度及紧急程度，把关键任务整理提前。删掉那些不必要做，不必要亲自做的事情。同时追加上前一天没有能够达成的任务。

3.明确每个任务所需时间

把每项工作的大致时间进行限定。可以采用番茄工作法的番茄进行计算，以保持推进工作的良好节奏。时间限定可以帮助我们从无休无止的完美主义中解放出来。

通过每天复盘，检查清单的完成情况，提高对工作时间预估的准确程度，持续提高清单的完成率。

后记：做之前先写下来！人生大不同

实际上，百年之前的人们就开始灵活运用清单了。也许他们并没有提出时间管理、项目管理这些模式，也没有提出清单管理、碎片化时间的概念，但是在实际工作与生活中已经得到相当广泛的运用。

克制“马上就做”的冲动。做之前，先写下来。

您马上就能体会到效率大有不同。在清单上，每标注一个完成的对号，我们都会更自豪、更自信，清单帮助我们在同样的24小时取得更多成就。

一句话，清单管理帮助我们减轻压力，集中于有效的工作，重构碎块化的生活，共勉！

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