《叶武滨时间管理九段》第三课——学习音频第六天

3段【两周】让你凡事提前，生活从容的日历神器

【学习者】学龄后2组16号+晓晓

【学习时间】20190827

【学习记录】

很多人买了很多的网课，没时间听，没听完，不练习，不可能有任何的改变。知识是新鲜的，练习是枯燥的，知识转化为能力，需要正确重复的练习并养成习惯。

你需要刻意练习，在高能时刻专注地练习（focus），还需要得到专家的反馈（feedback）并不断修正（fix），记住这个刻意练习的3F原则，你才可能不断升级自己时间管理的能力。

掌控全局，聚焦重点，保持严谨，不失弹性。

今天，在一二段课程的基础上，扩大自己的视角，来研究科学管理两周的事务。核心思想是提前抓取近期重要事务并作出分解，转为每天的行动。要想管理好两周内的近期事件，首先需要学会日历这个神器。

如今时间管理的工具种类繁多：备忘录、日历、清单、闹钟、计时器、思维导图、项目管理表等等。它们各有各的功能和用处，也各具形态，有纸质的，也有电子的。日历是其中最好用的工具，但同时也是最不容易用好的工具，常见的误区有：

不知道记什么在日历上空空如也；每天重复只日历上跑步；做与不做记得密密麻麻……

今天，我主要讲三个部分内容：

1、日历的正确使用方法

2、解析我的日历和年月周表

3、纸质和电子日历

一、日历的正确使用方法

合理的计划是仅安排少量重要不紧急的事件，对应是上两段位中的A类事件。

A类事件，可以进一步分解为两类，从时间和日期的维度，严谨时间内的必做事件和时间灵活选做事件，即1、明确起始截止时间的固定日程，和2、没有严谨时间要求的弹性事件。我们用“日历”来管理固定日程，用“弹性清单”来管理弹性事件。

在本期和下期课程中，会依次详解这两种事件的管理方法，今天先来讲固定日程。

要把重要的事件做好，必须具备凡事提前和抓大放小的能力。要求我们拥有比24小时更长远的视角，能够做到对各项事务提前安排并做出选择，为那些重要的事件留出时间，制定出自己的固定日程。

留白可以在突发计划外紧急事件时从容应对，保证计划内事件不被干扰打断节奏。我们也要不断地训练自己优先关注计划内的事件，从而获得对人生的掌控。

这就好比山区县城刚修的一条低等级高速道路，一般情况下只有1+1个车道：即一条正常行车道和一条紧急车道。那么，这条正常行车道就是“固定日程系统”，而那条紧急车道就是为紧急事件而预留出的“空白时间”。这条紧急车道的设置就留给紧急使用，同时确保正常行车道上的车辆可以按计划通行，不会因为出现紧急事件而占用。随着车流量增加，高速公路被拓宽成2+1个车道，会增加一条超车道，这是我们的下一节课的弹性清单系统。

同理可知：日历上只能放少量的、有明确截止时间的、真正重要的事件，必要时最好加上地点和备注。例如：假日、陪伴家人、生日、家长会、课程、重要的会议、约会、坐飞机等等。日历上的事件一定是要确保按计划实施并完成的，最好还要在高能时刻优先完成。这种事件一般会与多人相关，如果改动，影响面会很大。

二、解析我的日历和易效能年月周表

我使用日程多年，五年内的日程更详细，翻回去几乎每天有记录。我有很多独家的使用秘诀。

首先，我每天都看自己的日历，年月周日视角切换，甚至一天看几遍，因为经常看，而且看的时候，还在脑子里想象一遍场景。按照艾宾浩斯遗忘曲线，八个记忆周期后，我几乎可以记住日历上所有的安排，并有画面感，这非常有助于重要事情被推进。

其次，我很喜欢切换年月周日视图，远粗近细地安排事件。

虽然我们目前让大家关注一到两周的事务，但是周表和月表、年表紧密关联，随着日期的临近，年表和月表上的事件会逐步转移到周表，这也是最终你需要用电子工具的原因。

1、年表

使用年表来提前计划这一年我必做的大事，也就是把这一年梦想板上的内容（后续会学到），例如：寒暑假、节假日、重要家庭时光、全球线下课程、新网课、跑马拉松、做公益、旅行等等具体部署在日历的某个期间，重点的是家人时间和课程时间。

具体以我过去12个月为例，这些我都是当时提前三到六月就开始部署并记录成跨天的长期日程。因此早早做准备，结果一一出现。

为了方便管理，我们对日程事件进行分类！按照事情的性质或参与人员身份的不同分为：生活、工作、私人等，还可以根据个人的情况，进一步细分为家庭、孩子、父母、工作、行程、旅行、课程、私人等，同时选用不同的颜色标注。例如：家庭事件，蓝色；课程事件，黄色；总部工作，绿色；行程，浅绿等等。

颜色可以根据自己的喜好和软件设定来设置。如果使用纸张工具，可以用颜色在年表上涂色并标注，电子日历直接用颜色分类。

2、月表

近细远粗是关键原则，月表会比年表精细，我一年要去很多国家和城市，日程不能太满，保留空白给周内的事务安排，同时每个月必须预留一个周末陪孩子，一年四季因为放假会有疏密不同。

五六年来，我总结了规律，为了如期出现在课堂和高效率，我在国内都是早起坐早班机，这样不堵车飞机也很少晚点。但国际穿梭更复杂，时差、机场、举办地，我还需要精确查询城市间是否直飞，或者与附近举办城市的距离、路上的时间等等。我一般会提前一两个月缜密安排机票、酒店和行程，并把飞机起飞降落航站楼时间、酒店相关地点加在日历上便于查看导航，重要信息也备注其中。

在2月份包含春节，两个孩子刚好放假，我们安排了滑雪以及陪伴鸿儒准备USAP大赛。假期我往往写在家庭分类里，显示成为蓝色。除了假期还需要工作，2月份，因为全国春节放假的特殊时期，我只开了3期线下课程，深圳、悉尼和北京，像这种课程事件，显示成为金黄色。你还可以看到我的机票与酒店信息。一些重要的约会我也在月表中才安排。

如果使用纸张工具，建议不用月表，只用四五张周表来替代月表，月表的功能用周表实现。同时也不太可能那么精细地把信息写在上面，因为电子工具才会有很多的自动输入和共享功能

3、周表

我除了陪家人、开课和旅行，同时还要管理公司、审批文件、录制节目、学习成长等。当周表已经承接月度表上的内容，同时留有时间，给予短期事件更精细的安排。这就是周表的价值！

这个周表就可以帮助我们完美地掌控未来一两周的事件，它让我们能详细地安排每一天要事的同时，又能给予我们相对宽阔的视角。

就以最近两周为例，从3月11日到25日。你要打开音频文稿中两张周表对照着听，比较直观。

这期间我去伦敦、佛罗伦萨和深圳讲课。除了授课、坐飞机、旅行，还要在3月21日发布咱们这个新网课。

在这两周，我有四个课程，分别是13日的伦敦两小时公开课；16-17日全天周末正式1阶课；19日佛罗伦萨两小时公开课；22-24日周末三天全天的深圳3阶总裁班课程。

课程都是提前3个月就排好的，这是我这两周出差在这三地的原因，同时这也就是我必做的固定日程。高效的背后是精打细算，才能从容不迫。

好了，我周二11日下午14：30从北京起飞，12日17：30抵达伦敦，与北京时差8个小时。那么在这两周，在21日节目上线之前，13、16、17这三天有课程，18-24日几乎在路上和课程。这样算下来，还有14、15日全天，以及13日的部分时间是空闲的。查了我的弹性清单系统，要做事情很多，新网课，伦敦的演出，博物馆，还有寻求见面的伦敦朋友等等。

新网课是我今年重要事件之一，并要以六种语言全球发布是我的目标。

因此我最后决定，13-15日这2天半的时间，除了课程以及必要的当地伙伴简短会议、好好休息、吃饭、适度运动，我哪儿也不去推迟其他事务，集中精力把定在21日春分这天要上线的新网课的前三堂课反复打磨，并提前部署后续的课程，修改稿件，并录制完成。这就是优先做对人生产生积极影响的事情。

周表很好地帮助我一目了然地掌控一两周固定日程，同时还可以灵活地安排好自己的弹性事件，我们下周将进一步讲述这个重要内容。

每天的表格高能黄色时间往往对应是周表上日程，绿色时间对应的是下周即将讲解的弹性事件。

三、纸质和电子工具的使用

纸质工具的好处显而易见，有情怀、易上手，但弊端也非常明显，容易散落丢失，不能与他人实时共享信息。

所以，当大家能够将理念掌握后，我还是建议你升级自己的工具。电子日历可以完美并自动呈现年月周日视图。

介绍苹果系统自带的云同步日历和配合使用的独立APP：calendars 5。

最值得的功能是数据的同步、共享和备份功能，太有价值了。

在苹果日历上，我会把不同的事件分类共享给了不同的相关人士，这个功能保证了与此类事件无关的人不会被打扰。例如：家庭事件，就只需要共享给自己的家人，同事就不会接收到此类信息；工作事件，也只需共享给自己的同事，家人也不会受到这类信息的打扰。

最后，为了保证计划内的事务被优化执行，我们还需要做到每日反思，时时更新。如果你查看了我们简章的段位图，你会发现，我们在第三段位附加了日反思。

如果在第一段位，聚焦于一件事，可以在数个255循环就可以评估。如果在第二段位，通过一天的五色安排，你基本可以评估自己的高能要事表现。随着计划的周期扩张，你需要第一步引入日反思的系统，最好在早起或者睡前可以评估并记录自己过去一天的表现。没有反思的人生不值得过。人对结果创造不是一开始就可以做到极致的，这是一个不断精进的过程。脑中有计划，然后行动，有了结果，需要与计划的预期对比。会发现结果与预期的偏差，这时需要反思调整计划或改进方法，再行动。

【自我检视】

1、我已经做了什么？

晨间反思；下载了calendars 5。

2、我的下一步行动是什么？

1）继续训练255工作法（高能要事）。

2）放眼两周日程，学习应用calendars 5日历神器。

3）五色工作法记录。

3、我希望讨论的问题是：

五色工作表的具体运用和实务分享。