工欲善其事，必先利其器。

每当开会看到有人用PPT或者Word甚至是Excel画出一个作业流程图，然后吃力地给大家解释流程中谁该干什么时，作为IT部门经理的我，心里其实是痛苦的，所以今天我要给大家讲讲如何用Microsoft Office Visio工具来画作业流程图。

优化前Word版流程图示例

作业流程图就是告诉大家谁该干什么

首先了解一下作业流程图是干什么的，简单来说作业流程作业就是告诉大家谁该干什么，在一个协作的环境中，将一件事情分成几个步骤（流程设计中一般叫节点），分清每个步骤的责任人与处理先后关联关系。步骤、责任、关联这是一个作业流程图的三个要素。画作业流程图，很多时候是因为要设计或者优化一个作业流程，所以画好一个作业流程图，其实是很考验流程制作者功力的，制作者需要了解整件事情的目的，思考如何做最有效率，如何实现整体效益最大化，同时兼顾效率与公平。下面逐一说明这三个要素的优化思路。

分步骤

首先将一件事情分成多少个步骤来完成，即设计流程节点，有几个因素要考虑，

一是步骤涉及的部门及人员，不同部门或同一个部门不同岗位人员的步骤最好分开，明确各自要做什么。

二是步骤的完成时间，虽然是同一个人来完成，但是时间点不同，也建议分拆成不同节点。

三是考虑节点颗粒度，人们短期记忆清单能力一般在3~7个，所以整个流程中节点最好控制在10个以内，如果更多的节点，建议分层或者分区绘制。

四是流程节点命名，流程节点表示要完成一件事情的一个步骤，一个节点表示一个动作，节点命名最好是动词+宾语的形式，如：录入订单。

分责任

接下来是分每个步骤的责任人，公司里各职能部门一般都有自己的部门职责定义，所以除极少数边界事项，一个步骤该谁来负责一般比较容易区分。比如下销售订单一般由客服负责，出货一般由库房负责。可是单纯地按照部门职责定义来设计流程，效率不一定最高，特别是当有系统介入，某些步骤变得没有多余信息需要输入纯粹变为一个系统操作时，这种节点再给原先部门来执行效率就低了。

比如我们公司最近设计的香港出货流程中，商业发票制作节点以前用手工制作，一直是客服做好后，发邮件给库房人员。发票制作系统化以后，发票上所有的信息客服都已经提前录入系统中了，所以我们将流程优化成由库房人员在出货前从系统中列印出发票，库房人员不用再等待客服给发票了，效率得到明显提升。

前后关联

最后是将步骤前后关联起来，按照事情内在逻辑关系，将流程节点关联起来。比如出货流程中，必须先录入订单，才能列印发票。可是也有一些节点是可以同时进行的，比如开发票的同时，可以准备货物。

多个步骤能够多人并行的，尽量并行，这一点好理解，但也不能一概而论，一个步骤如果完成所需要的时间足够短，甚至都超过了等待时间，这样让多个人并行作业可能就还不如让一个人逐项完成更有效率。

比如我们公司的入职开账号流程，员工入职需要开ERP、OA、RTX、COP四个系统的账号，每个账号开立都可以在5分钟内完成，原先我们是由4个同事分别来完成，大家是并行进行，可是每次只要有一位同事拖延整个流程时间就延长了，假设随机的每次开账号都有一人1小时内完成，一人两小时内完成，一人3小时内完成，一人4小时内完成，每个流程全部走完都需要4小时。

现在我们来优化该流程，让每个负责人都学会开4个系统的账号，每月轮流由一个人统一来开。假设还是随机开4个人的账号，分别是1小时，2小时，3小时，4小时内完成，平均每个流程需要的时间则变成了2.5小时，而且4次中有3次所需要的时间比以前更少。

Visio画图

理论讲了一堆，接下来我们实际来操作一下。本文以Visio 2003做例子，其他版本操作可能略有差异。

将Visio软件开启后，先打开一份空白绘图，再打开三个“形状”

菜单路径：文件 -> 形状 -> 流程图 -> 垂直跨职能流程图形状

                 文件 -> 形状 -> 流程图 -> 水平跨职能流程图形状

                 文件 -> 形状 -> 流程图 -> 基本流程图形状

泳道

泳道就是作业流程中不同责任人的流程区块，Visio中叫做“职能带区”，泳道数量由流程涉及的责任人数决定，有几个责任人就拉几个“职能带区”，用水平还是垂直泳道由主体数量决定，如果超过5个，建议用水平的。

将第一个泳道拉到绘图区时，会有对话框弹出问你打算要建立几条泳道，这样可以一次性完成泳道建立，当然后期也还能够增减。

泳道就用责任人命名，命好名称后，泳道还可以用鼠标左右拉动交换顺序。

节点

泳道拉好后，就可以在每个泳道中拉流程节点了。

流程节点形状有很多种，看需要可以选择不同的形状以形象表示节点的内容，当然也可以简单地统一用长方形形状，流程起点和流程终点建议还是用特别的形状以方便区分。

连接

最后是用动态连接线将所有节点连接起来，动态连接线与节点关联后，节点移动时连接线会自动跟随移动，拉动泳道交换顺序时，泳道中节点也会自动移动。这样就可以很方便地对流程做出调整，这也是我本人最喜欢使用Visio画流程图的原因。

优化后Visio版流程图示例

写在最后

一个软件工具，背后一般都有一种问题解决思路，也许有人会说，我用PPT也可以画出和Visio长得差不多的流程图啊，为何一定要用Visio呢？

没错，我知道有些人还执着地用Excel来写大段大段的文章呢，这让我想起来一句话“当你手上有一把锤子的时候，看所有的东西都是钉子”。我不是要大家一定要用Visio来画流程图，只是想告诉大家如果是要订一个螺丝，用起子真的比锤子更有效，画流程图大家不妨试试用Visio。

学会一个新的工具，掌握一项新的技能，带给我们的不仅仅是效率上的提升，更有伴随观念升级带来的身心愉悦。