邮件写作一二三

邮件是日常工作过程中运用最频繁，也是最不太受人看重的写作方式。其实邮件的质量提升空间很大，今天想谈谈邮件写作的看法。

在之前的公司，邮件几乎是公司成员或公司内部与外部成员相沟通的主要方式，一方面因为老板和经理都是外国人，他们有微信，但是不会当成工作的沟通方式。并且即使有用QQ和微信沟通，长久的微信记录却很难被保存和搜寻。

用微信群聊天是可以的，但是它的另一个缺点在于简短的语句很容易让对方产生误解，来回询问和澄清也浪费大家的时间。比如下面的对话：

A：请上午催一催Lucy关于XX订单的出货资料

B：好的

（时间过了一会儿）

B: 我刚发邮件了

A:好的，我还没有收到。

这里A就误解了B的话，A以为B发邮件是给自己的，可B说的是催出货资料的邮件。A以为是昨天B答应要发的其他邮件。所以如果话语不周全，是会产生误解的。

如果B把“我发邮件了”，改为“ 我刚给Lucy发邮件了”，这样指向性就非常明确，就不会使A误解。

所以发即时信息是需要注意方方面面的，但是在工作沟通中，特别是关于结果上的沟通，还应该以邮件为主。

那么邮件写作应该注意哪些方面呢？

一、标题小，功夫大

1.邮件的标题要明确

如果想让接收邮件的人仔细看邮件，邮件标题一定要清晰明了、具体。比如公司年底要举行尾牙，你要向老板汇报，怎么说更好呢？《2021尾牙宴》，这样说不是不行，只是不够明了，如果改成《2021尾牙宴的筹备方案，请批示》，这样领导一下子就知道这封邮件是要做什么了。

2.标题不要有太多”Re“和”回复“

不知道你有没有看过邮件标题有很多”Re" 和“回复”字眼的。一个项目如果来往的邮件次数非常多，Re就会特别多。这时如果不删除的话，看到很多一连串的“Re” 排列在一起，后面跟着个项目主题就会特别不舒服。

3.标题要根据邮件内容而变化

一个项目持续时间久，那来往邮件会非常多，有些邮件是关于项目的交期的，有些邮件是关于项目的发票和合同的，而我经常看到来往邮件只有一个标题，就是“XXX开发项目”，而如果关于发票的版本确认了三次，过两个月再搜索发票的最终版本，就会很难搜到，要在XXX 项目的邮件中找半天。不如改成“XXX开发项目-形式发票12.22”。

二、内容要有温度和重点

邮件是单向沟通方式，要得到双向沟通的效果，就需要在邮件的开头暖下场，“刚才的开会你的发言很赞哦！”，接收邮件的人会很暖心。接着才开始进入正题。这里可以按照李忠秋老师的结构化写作的方法写：

1.内容要分段、留白

有时在微信上看到别人写一大段的密密麻麻的信息，你看到是什么感受呢？我的感受是“不想读”。所以分段不仅要人读得下去，也要意思鲜明，一个段落一个意思。另外，在段与段之间最好留一行空隙。这样不会给人密集文字的压抑感。

2.邮件内容最好有小标题

如果邮件长，每段落前最好有小标题，并且标题要简要，最好用动宾结构。如“合同条款”改为“回顾合同条款”；

3.内容要按李忠秋老师在结构化思考课程中提到的“论证类比”的方法

论：结论先行，一次表达一个观点，

证：以上统下，上面的一个思想是下面思想的概况（纵向）

类: 归类分组，分类概况总结，让分类让问题简单，清晰明了，MECE法则，相互独立，完全穷尽。

比：逻辑递进，先后顺序。顺序是结构的一个维度，结构表达要有逻辑顺序，按重要性（首先，其次，最后），或时间排序（先后顺序）。

三、邮件结尾很重要

邮件的结尾要表示出积极和尊重的语气。

结尾我们经常会写:”如果有任何问题，请联系我们。“，这样写是没错的，但感觉写了跟没写也没什么区别，就是客气话。

如果写成”周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决“，这样会不会更积极主动(Proactive)一些呢?