工作太多做不完咋办？《任务就要按时完成》告诉你

《任务就要按时完成》

【R·阅读原书拆页】3分钟

密苏里州那家医院遭遇的问题是，由于时常出现计划外的急诊患者，总是需要调整手术安排。结果医生为了准备手术而忙碌不堪，手术经常需要做到深夜，导致严重的睡眠不足。

而预留出一间备用手术室专门接待急诊患者之后，原有的手术安排不需要变动，同时提高了急诊患者的接诊效率。此后的两年间，这家医院的手术量每年都增加7%-11%。

这家医院创造的反转奇迹告诉我们，即使处于“管窥”状态，我们依然有方法创造余闲，从困境中脱身。

当我们身处漆黑的隧道当中，最重要的是让自己拥有余闲。因此，请在你的心中，留出一个闲置的空间。

这便是打开反转之门的钥匙。

【I·拆书家讲解引导】6分钟

好了已经阅读完成的话，我们就进入到拆书家讲解引导的过程。

 

医院手术安排表优化前

鉴于医院实际情况比较复杂，我们就简单举例。假设这个医院有1个医生，这个医生每天做2台手术，有周五的上午、周日下午是空余时间。

计划中手术病人都能按时完成手术的情况下：

假设今天是星期一，下午突然来了1个心脏病人需要下午立刻做手术，那么原本要在下午做手术的病人怎么办呢？

这个时候有2个解决方案。

第一个就是，原本的病人晚上做手术。医生加班到深夜，然后第2天精力不足。

有可能会影响第二天的手术效率，增加手术事故。

第二个解决方案就是协调时间。

这项工作包括对计划内病人病情的预估，可以拖延的话，看能不能延期手术、如果能够延期的话，需要跟病人沟通征得同意，然后需要跟护士沟通重新准备手术用品（比如病人体质不一样，输液不一样等等）。简言之，就是协调时间会增加一系列工作。

按照拆页，需要增加1个手术床位，现在是1个医生，我们就设置备用手术时间。

然后，这家医院接诊效率提升，过一段时间之后发现手术量增加。

其实大家有没有感觉很熟悉，这个医生就是我们啊！床位就类同于我们的时间！病人就相当于我们的任务。

我大致把我们的任务按照频次分类：常规任务、新任务、拖延任务、临时任务。

常规任务就是指我们每周周报、年报、月报、周例会之类的任务。

新任务就是指上司需要我们1周之内完成的任务，或者2天之内必须完成的任务。

临时任务就是指回复客户邮件、客户突然打电话来咨询技术问题、“急性子”上司说今天必须完成的任务、同事间问问题等等。

我们总是感觉有做不完的工作，我们一直在工作，我们都没有偷懒。

常规任务怎么就会变成冲刺型任务？

新任务怎么就变成冲刺型任务？

这是为什么？

其中一种原因是因为计划外的工作、或者计划内工作任务时间延长扰乱了我们原本的计划。

计划外的工作：以临时性的工作为主，还有一些需要当下就开始的新任务。

计划内的工作时间延长：情况就比较多，比如年报返工、会议拖延、客户给的需求迭代、工作难度估计不足、时长估计不足、个人拖延、涉及与人协作、工作框架不确定、接到错误需求。导致整体任务完成时间拉长。

我们就像是那个医生一样，要么选择加班，要么选择精力不足的后果。

要么选择协调然后，增加协调工作量，有可能协调会带来冲突、会带来同事间的不信任。

我们这里也可以借鉴这家医院，设置“余闲时间”，可以理解为“兜底时间”，或者“救火时间”

【A 学习者拆为己用】

【A1便签】2分钟

举个例子1：

本周四是我第一次给喜乐拆书帮做公众号的活动，对于我来说是个新任务。

预估时间3小时，因为自己给自己做公众号花时间是1.5个小时，然鹅这次实际使用5小时，原因是因为与人协作+难度预估不足导致。原本以为配个图、然后复制黏贴就行了，实际上出现了登陆不上的问题、微信需要别人验证、头图选择困难问题。

然后那天，由于本身好几天睡眠6小时，就是有些睡眠不足，那天晚上特别的累，原本定在晚上的 2个其他任务没有完成，那2个任务到了第2天就变成了紧急任务。于是我又有了协调时间的任务。

举个例子2：

今年5月之前状态一直都是日程表是安排得满满的，一般如果紧急任务进来，我就会工作日加班、周末加班。加完班刚想要喘口气，又有新任务，新任务不做就会变成紧急任务，大片的任务被延迟，我发现自己的记忆力变差了，体力变差了，甚至学习能力、沟通能力变差了。

我感到了深深的绝望啊！

【A2便签】1分钟

我在使用的是手机APP calendars，现在每天的8-9点设置为余闲时间用到兜底。依据实际情况进行调整，如果少的话，再增加余闲时间，如果多的话，就减少余闲时间。