关于计划的评估和调整

今天是我做计划管理的第三天，总得来说，除了第一天计划几乎完美且提前地完成了以外，后面两天的计划却接连被延误甚至拖到第二天，好几个黄色高亮的格子，提醒我并没有完成，尽管我还预留了比较充足的时间，但似乎还是难以为继。于是自我剖析总结了一下，主要是归咎于以下的几点的原因：

首先就是不速之客，永远会有那些不在计划内的事情闯入，昨天和今天我们部门都约客户开了会议，而且并没有事先通知我们，所以并没有列举在我的日程计划之中。一次会议需要花掉至少两个小时，接近一天的可支配整块时间的五分之一了，这样的时间损耗造成的任务缺口是很难弥补回来的；另外，还有随时闪现的邮件，群里的消息和临时下达的任务，也会占据相当多的时间，其中最主要的是被打断和重新进入状态的时间。

其次，就是我对于计划的评估和时间分配并不合理，有的任务完成所消耗的时间远远超出预期，而有些却比计划时间提前了不少就完成了，造成时间分配不均，没有很好地把时间利用起来，真正地落到实处。

最后，学习和工作的效率也是有很大的原因，我发现如果集中精力去做，明显感觉速度很快，但有时却慢吞吞的，状态不一样，就连打字的速度都慢了一倍，看到QQ，钉钉和手机上一有消息闪烁或声音提醒，就会忍不住去点开；而且思想也会开小差，经常会想一些无关的事情；情绪也很重要，有时根据客户的邮件，同事和外人的聊天，如果存在一些歧义或误解，甚至一个小表情和小事件，都会让我捉摸一会，久久不能平复，自然就不能投入地进行学习和处理事情了。

针对出现的问题，我初步进行了调整和优化，主要是通过以下方式：

对于非计划内的事情闯入，特别是主动权并不在我的情况下，其实属于个人的不可抗力，如果占据大量时间，把一些不紧急的任务往后移一天，如果时间并不多，尽量争取当天补回来， 但是，我们可以主动去找部门负责人提前了解情况，避免无效的计划产生。

对于计划的具体安排和分配，需要遵循事情紧急程度，环境支持度，以及对于计划时间的准确评估来确定，紧急重要的事需优先安排，当前环境适合做的，比如早上10点左右和下午茶时间，往来人员较多，环境嘈杂，适合分配一些零碎任务；对于已经存在比较成熟的流程或操作惯例，可以适当减少任务完成时间，对一些学习，创造性，特别是文字，数据和图片性的工作，需要精力专注，反复对比，检查和优化，则要多安排一些时间处理。

最后，要保证高效的工作，需要沉下心来，如果不是电话或面对面交谈，其它在线工具的消息，一律放到一个任务完成之后再统一处理，减少被打断时间。多锻炼自己的心志和韧性，处理问题时，只对事不对人，感情不能带进去，把事情说清楚，办好才是目的。如果碰到解释不清的时候，也不要去纠缠一件事，缓一缓换个节点再说往往就通了，不重要的事情就直接清空。

总的来说，虽然碰到了不少的问题，但还是觉得做计划要比没有计划强很多，能够看到自己的时间花在了哪儿，也能细化到一个小时或半个小时。其实有很多事情，往往预则立，不预则废。只不过，刚刚开始的阶段，会犯很多的错误，绕一些弯子，但可以慢慢地修正和完善起来，只要能一直坚持下去，相信以后的人生目标也会逐步靠近和清晰了起来。