笔记|如何高效进行工作汇报

笔记|如何高效进行工作汇报

工作汇报是我们日常工作中常见的一种工作方式，如何进行有效的工作汇报，是我们必须掌握的一种技能。掌握工作汇报的4个原则，帮你从底层的思维，提升对工作汇报的认知，只有你理解工作汇报这件事情它的本质是什么，才能看到它背后究竟隐藏了什么价值，你才可以把握住你的在职场上升职加薪的很多的关键的节点和时机。
做工作汇报到底有哪4个核心原则？
核心原则一：价值意识。
白话一点说就是你要通过工作汇报，让你的上司知道你到底有什么样的价值。那么，你首先得找到你的工作价值有哪些。

一个人的工作价值通常会体现在三个层次：
第一叫效率和成本；第二叫流程的模式；第三叫组织和文化。这几个词听起来有点抽象，下面我们来一个一个的解释。

1.效率和成本：就是你做一项工作比别人快，或者花的钱比别人少，我有一个学员，在一个营销策划公司工作，他有一个非常独特的技能，就是他做PPT的速度非常快，一般创意会议开完两个小时以后，他给客户的提案就做出来了，也因为这个呢，他深得他老板的赏识。所以，通常我们做为基层员工的时候，就要在这个层次上下功夫，练一个你自己的必杀技，掌握一个非常牛的工作技能，让它成为你的一个职场标签，就是一提起这个事情，大家首先第一个想到的就是你。

衡量工作价值的第二个层次，是叫作流程和模式。

2.流程和模式：就是你能够构建一套流程和模式，让整个团队的效率得到提升。举个例子，比如说一个销售经理，可以根据自己的经验去建立起一套人人都可以执行的销售模式，那他就比一个超级的销售更加有价值，当然收入也可以更高了。

3.组织和文化，就是你能够从具体的业务中抽离出来，去打造一个场域，你能够让一个团队每一个人在这个场域里都能够表现得更好。一般来说呢，一个企业的中高管，他的核心价值就要放在这个层次。
你可以对照一下，你的工作价值在哪一个层次。
不管在哪一个层次的工作价值，通过汇报让你的上司看到， 是我们在每一场工作汇报的过程中就要提醒自己的地方。
这是第一个核心原则，我们叫价值意识。

核心原则二：及时汇报。
这里的及时很核心的就是要把握上司的心里预期的时间，就是在赶在他预期的时间以前给他汇报。你想一个人老是让他的上司催着汇报，那么时间长了，我想在他的上司心目当中，印象也不会太好，看到这儿，很多人会问，那么到底什么时候才是该汇报的时候呢？
跟你分享一个小的方法，在职场上有六个关键时刻你必须跟你的上司汇报。
这六个听起来可能会有点复杂，我们根据一个工作推进的时间线来理解，一开始做工作计划的时候，第二个就是工作进行到第一个小的阶段的时候，就是你的工作有一定的成果的时候，第三个就是在工作当中会出现各种各样的意外，意想不到的事情，这个时候你要及时的汇报，再往下一个就是，需要超出自己的权限去做决策 的时候，比如说涉及到经费，涉及到旁部门沟通的时候，等等都是需要你去跟你的上司沟通和协调的时候。再往下，就是工作出现错误的时候，这个时候是非常关键的，但很多人在这个时候会很犹豫，到底要不要上司知道，但是在这里我要非常认真地告诉你，这个时候一定要让你的上司知道，然后得到上司的指导。最后呢就是这个工作做完之后，结果的汇报。
所以，对照这六个关键时刻，你也可以看一下你在日常的工作汇报中，有没有拉下哪个阶段。
这是我们讲到的第二个原则，叫及时汇报。

核心原则三：提前彩排。什么意思呢，就是要想好你的这次汇报你的目的是什么，先说什么，后说什么，在哪一个环节可能会遇到质疑或者问题。那这个部分特别有意思呀，我见过很多人在跟老板汇报之前呢要给自己预演提10个问题，这10个问题可能会是老板会问到的问题，然后去设想说我应该怎么去回答，你的预案是什么，然后最后怎么去确认这个汇报的结果。
所以，工作汇报其实是你向你的上司去反馈情况，获得他的指导或帮助的一个非常重要的途径，当然也是证明自己的工作的成绩能力和水平的一个非常非常重要的机会 ，所以你要把你每次的汇报，就像话剧演员登台演出一样，你要提前准备好剧本，并且做好整个的预演和彩排，哪怕是在一个电梯里面的一个简短的汇报，你也要做好提前的准备。

核心原则四：上司视角。通俗一点讲你要站上司的角度去看问题，那么很多的人说，那我又不是上司，我怎么知道他是怎么想的，对不对。那么在这里我想跟你分享一个思维方式，就是每次你在见老板之前，你先问自己这三个问题：
第一个问题：我的老板已经知道了什么？经常有人会问我说，为什么他汇报的时候，他的上司总是看得很不耐烦，很有可能是你在说一件他知道的事情，他会觉得你在浪费时间嘛，所以，你一定要搞清楚，他已经知道了什么。
第二个问题：老板不知道哪些？会影响他决策的背景信息系统。比如说需要他给你资源的时候，这个时候你跟他同步，背景信息就会变得非常非常重要。举个例子，比如说你要跟你的上司申请增加部门的人员编制，就一定要站在他的视角，然后充分地给他具体的背景信息是什么，比如说目前部门的人员状况是什么样子的，工作饱和度究竟如何。那么新增的工作人员的工作定位是什么，增加的成本又是多少，还有很多呀，就是你要给他同步这些背景信息。那通常的情况下呢，很多人的汇报，得不到上司的支持，有一个很重要的原因就是双方的信息不对称。
第三个问题:上司最关注什么。要想抓到上司的注意力，就要从他的关注点开始。在这里我有一个小的TIPS，或小的提醒呀，就是不同层级的上司关注的点会不一样，一般来说，就是基层的管理者通常关心绩效、关心合规。而中层的管理者通常会关心业务流程是个什么样子，然后我们的业务模式是什么样子。更高的管理者就在乎的是公司的战略，我们的发展方向，然后我们整个的团队的文化和气氛是什么样子。
那么有一个特别是简单的方法，你去分析你们部门的KPI的考核指标是什么，就知道你的上司会关注什么。

聊了这么多，那我们总结一下，这一讲我们说了工作汇报的4个原则：
第一，价值意识。就是要从效率成本、流程模式、组织文化这三个层次来判断你的工作价值，并且要在你的汇报当中要体现出来。
第二，及时汇报。就是要把握好工作汇报的六个关键时刻。
第三，再往下就是，我们做任何事情之前，不打无准备之仗，我们要提前做彩排，提前把可能被上司挑战或质疑的地方去做好预案。
第四，最后一个就是你要站在老板的角度去思考，要想他关注什么。然后从他关注的这个点去切入，就能够更好地去抓住上司的注意力。
当然最后还有两点很重要，就是工作汇报在全面，不能够报喜不报优，也不能够报优不报喜，回避问题和只看到问题的汇报，那么这个都是有失偏颇的。
第二个就是要树立正确的价值意识。这里的价值意识不是说你去邀功，你甚至去抢别人的这种功劳，在这个整个的过程当中呢我们也不鼓励比如说过度地去自便，觉得我自己没有什么价值，而是在客观地就是按照我们前观提到的三个价值层次你去对照，你究竟你在哪个价值点你去做得很突出。