如何组织一场好的聚会?

2020-07-31  本文已影响0人  夜之默

组织聚会,或者参加聚会是我们每个人生活中几乎都会遇到的事情。但大家可能没有想过,到底怎样才是一个成功的聚会?尤其对于组织者来说,要思考如何才能将一场聚会举办的有意义?

一般来说,大家觉得,不就是聚一下吧,哪有那么多说法,关键是把这些人聚到了一起,大家在一起吃个饭聊聊天就完事了。

现实中,很多的聚会也的确是这样的。因为很多举办者也都这么认为。但也正是如此,让很多人对于很多聚会的感知很差,甚至参加完感觉没有意义,以后再有也不想参加了。

聚会也有很多的小技巧或者讲究,昨天在樊登读书上正好听了一本书名叫《聚会》的读书分享。书中可能涉及很多的细节或者案例,但由于是听书,可能只是分享了一些关键的内容。

今天我们樊登读书中分享的一些要点做下总结:

对聚会的认知

对于聚会我们首先要有一个正确的认知。

很多人在组织聚会的时候,往往会安排大量的人去安排会场座椅、背景等东西,而很少关注这场聚会和人相关的内容。

这里要纠正的一个认知就是:聚会的核心是处理人与人的关系,而不是东西这些外在环境等。

聚会的目的

组织聚会和组织会议一样,一定要有一个明确的目的,有了目的和方向,才能更有针对性的去筹办本次聚会。这个目的要足够具体和独特,每个聚会都一定有其不一样的意义。

很多时候我们认为自己有很明确的目的,但实际上大家说出来的目的都只是一个聚会的类别,并不是这场聚会的具体目标。

比如我们会说,这场婚礼的目的是结婚,这个读书会的目的是让大家一起读书。这些都只是聚会的类别而已,只有说出结婚最关注的是什么?本次读书会与上次有什么不同,可能才能算找到了目标。目标一定是独特的、专注的。

如果聚餐就只是为了一起吃饭,读书会就是为了一起读本书,可能最后效果会很差,或者几次之后让大家觉得乏味。

关于如何找出本次聚会真正的目的,我们可以借鉴寻找问题根源的5W法,也就是沿着聚会的表层目的多问几层为什么。

比如,作者曾帮忙做一次邻里聚会的咨询,作者和组织者是这么沟通并发现聚会的目的的:

作者:这次聚会的目的是什么?
组织者:因为大家喜欢聚餐,我们每年都会办;
作者:为什么每年都要办?
组织者:因为我们喜欢初夏的时候把邻居聚到一起;
作者:为什么喜欢把大家聚到一起?
组织者:这是大家忙碌了一整个学年后建立连接的很重要的方式,这很重要!
作者:为什么这很重要呢?
组织者:因为夏天大家有更多的时间聚在一起,重新提醒自己社区意味着什么,社区更美好,建立更多的友谊。

很多人感觉聚个会还要有个明确目的,是否有点煞有介事了。但其实这种想法的背后是一种不自信,其实是因为内心认为:我有什么资格?不就是大家

确定聚会人员及场地

有了明确的目的,基本上我们也就知道哪些人必须参加,哪些人不需要参加了。对于宾客方面应该有明确的约束,而不是谁都可以拉进来。这个会影响整个会议目标的实现。

选择宾客,是对宾客负责,也是对不应该参加的人负责。

关于宾客选择,要补充一下的是,聚会人数不同往往产生结果也不同:

关于场地,很多人可能会忽视,感觉场地本身不重要。甚至很多活动的举办如果有人赞助,不管什么场地都用。但场地本身对于聚会氛围的影响也非常大。选择什么样的场地,往往就决定了什么样的结果。场地本身自带脚本。

关于聚会组织现场的一些建议:

  1. 聚会的场地适合用封闭的空间,比如用圆形桌而不是长条桌,或者大家围着一个东西而坐。
  2. 组织者本人要扮演好组织者的角色,不要让整个聚会像是没有人负责一样。组织者应该树立起权威的角色,勇于主动解决聚会现场的所有问题。
  3. 聚会的每个人要建立平等的身份,如果大家因为身份地位原因而全部关注于某一个人,那么这个聚会就变成权威者的会议了。国外有采用假面舞会的形式,这点在国内不太行的通,但可以通过一些仪式感的东西来建立平等的意识。比如用统一的手环、徽章等。
  4. 聚会应该订立一些规则或者仪式,建立一种聚会的特殊感。比如要求大家都要穿白色衣服;大家都要带1个朋友等。
  5. 如果是一种周期性的聚会,要考虑把整个聚会IP化,比如取一个有意义的名字,形成一个品牌认知。

开场与收场

前面我们说了一些聚会准备的建议和一些聚会现场的注意事项。

这里我们来说下整个聚会很重要的两个节点:开场、收场。

开场部分:

  1. 千万不要用后勤事宜开场。如不要在开场说:请XXX把你的车开出去。或者说:xxx有人找你,请你到xx去一下。
  2. 开场的仪式感要强,能让客户感觉荣耀和敬畏,觉得自己被重视和尊重。比如有老师在第一节课的时候挨个叫出每个同学的名字;介绍嘉宾的时候先说其背景和成就,也就是其最得意的地方,给大家制造悬念,然后再说出名字。
  3. 开场要通过一个仪式让大家放下架子,敞开心扉和大家聚会。比如开场每个人说一个自己的小秘密或者小故事等,这种形式可以让大家距离感觉更近。

收场部分:

  1. 根据峰终定律,一场聚会的结尾是非常重要的,往往整个聚会的结尾可能是大家印象最深刻的部分,也会决定大家今后是否还想参加这个聚会。
  2. 根据聚会的主题,最后环节最好有一个值得记忆的小环节,让所有人能从对这个环节的回忆中离开会场。比如瑜伽课堂结束后,大家一起发出某个声音;在一个禅修聚会的结束,让大家两两对视,想象对方慢慢老去的样子等。书中有很多其他的案例可以参考。
  3. 聚会收场要考虑两点。向内看:让大家去反思、团结、感受收获。向外看:通过某种仪式让大家知道马上就要分离开,比如连续把某个音乐放三遍;一起拍合照等。

这里都只是一些聚会要点的总结,如果想要更深入的学习和了解,可以自己读一下这本书,也许能给你更多不同的心得。

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