事情焦头烂额？职场人需要学会的三个时间管理习惯

事情焦头烂额？职场人需要学会的三个时间管理习惯

最近搬家，出差，新项目各种事一直没更新，趁着公司周年团建，抽空写篇文章，这次聊聊时间管理。

GTD（Getting Things Done），一个古老的话题，我工作以来，见过用便利贴，用纸质台历，用Todo，Teambition，worktile，Trello，甚至有用Excel做时间管理的，真的无奇不有。

不过，即使是使用不同工具方法，大家都能做好自己的GTD，可见，GTD的方法真没有最好，只要合适自己就可以。

下面来说说自己比较认同的时间管理的3个习惯，欢迎留言，相互学习~

· 2分钟原则——小事立马行动

如果一件事情是在2分钟内能完成，那么就立即行动去做，不要再列入计划，Just do it！

忘了是在哪里看到的，非常非常受用的小习惯。

实际做GTD有个原因是让自己避免陷入到各种繁琐的事项之中，让自己能集中精力去处理当前的事情。

所以一些小事，特别是2分钟内能搞定的事情，就不要再列入你的Todo List增加事项数目了，直接行动就是，这个习惯让我在懒癌症爆发的时候，也能让自己稍微动起来。

2分钟的小事，例如

- 下班的时候顺手绕路取个快递，而不是想着下次再专门找时间去拿；

- 看到满满的垃圾桶，直接拎着走出家门扔了，再更换个新的垃圾袋，而不是想着下次再倒掉；

- 吃完饭收拾下桌子到厨房，而不是看着电视停不下来桌子上摆着一堆的碗筷2-3小时没动；

- 躺在床上，想着客厅灯还没关，关灯是能2分钟内做完的，立马起身，关灯睡觉

- 早起赖床上的时候，想着刷牙是2分钟能搞定的（实际不止，泛化下概念：），赶紧起床等等

上面举的都是生活中的例子，实际在工作中也是，能在2分钟完成的就尽量不要拖，因为你列计划去思考什么时候完成它时，就这时间你可能已经搞定这件事了

不要小看这小小的习惯，对提高执行力有很大的帮助。

· 要事为先——重要的事情先做

工作中，事情总是做不完的，但是有优先级的区分，要事为先，所以要将优先级高的先做。

说来很简单，但执行起来困难重重，我一直也做不好，因为过程中你总是会遇到各种干扰，干扰一方面来自于你自己，另一方面来源于外部。

- 干扰来源于自己 之 我怎么就控寄不住我寄几

拿起手机，想着发个资料给C同事，但是看到基友群里有消息了，赶紧点开看下；

不久淘宝推送了一条商品push——“你喜欢的小米发布的年度新品”，打开淘宝开始种草…；

紧接着知乎推送了一条push——“有什么道理是你庆幸自己较早知道的？”，等你浏览完知乎的内容，看完他人的评价，回想过去自己的经历，满意的给了答主一个大大的“赞”后，半小时已经过去了，你才有点诧异的觉得，唉。。。我刚刚拿起手机是想干什么来着？？

事情焦头烂额？职场人需要学会的三个时间管理习惯

再比如，打开电脑，准备写个邮件，需要找下资料，网页打开，emmm，完蛋了，浏览器像一个漩涡吸引着你，不断的涌现有趣好玩的信息，例如漂亮的小姐姐：），奇闻异事，头条新闻，奇怪的“CaoLiu”网站等等，资料啥也没查，就这样又过去了半小时…

- 干扰源来源于他人 之 这个需求很紧急

一大早来公司，列了下今天的事情有如下

a) 和算法同事讨论模型召回率低问题

b) 验收V1.6版本需求

c) 写产品的商业PPT1.0版本

商业PPT是今天必须给出的，非常重要，其他的任务都可以往后延下。

但是想想写商业PPT觉得累啊，列大纲，想素材，码文案，找图片，调板式，好花时间。

于是就想着先挑简单的做吧，就这样跑去找算法同事瞎侃模型的问题，大半天过去了

回来开始给PPT列了个大纲，商务同事在企业微信@你了，有个客户提的需求，帮忙评估下可行性，于是放下PPT，开始电话和商务聊。

下午聊完需求，打算开始弄PPT时，市场同事说有想法想给产品做个介绍视频，帮忙出下脚本吧，很急，就今天给我如何？

你咬咬牙，觉得市场推广好了，产品自然能卖的好啊，爽快的说，行，待会给你……

就这样，你每每想起做PPT的时候，外部不断的有干扰源干扰你，等到晚上9点多，公司其他人都下班了，你才开始在公司码起了PPT，弄到晚上1点多发了个邮件给商务组的同事。

上面的例子在不同的岗位实际也是非常常见的，当你好不容易下定决定，着手处理这些难办的重要的事情，不断的会有外部干扰源干扰你，每次开始不久被迫中断，又重新集中精力开始，又中断，就这样在处理重要的事时一直处于开始阶段，压根就没深入思考，效率奇低。

要事为先就是为了解决上述的问题的一种习惯。

实际是非常非常难的一个习惯，不过可以分享个小建议，当你在面对干扰的时候，多问下自己当前重要的是什么？

例如当你查资料的时候，跳出一条非常非常有趣的内容，点不点开？别急，问下自己当前重要的事是什么？

查资料啊！

那内容看不看？也不是不看，打开记事本，copy下URL下来，之后有空再看（往往你当前觉得非看不可的内容，后面都觉得无所谓了），这里的思想有点来源于“番茄工作法”，下面再细谈。

再比如一大早工作，那么多需要做的事项，问下自己当前最重要的是什么，挑重要的先做，而不是轻松的先做，避免后面时间不足，导致最后焦头烂额的去处理重要的事情，时间紧迫，出来的效果也不好。

他人打断自己时也是如此，根据我多年的经验：），一般需求方都会把自己的需求描述的十万火急，明明一个月后可以给的东西，非的说的明天就要给了，不给天要塌了！！

这时要不要打断自己插入？

有两个小技巧，第一的运用“番茄工作法”，先让自己在30分钟内集中精力处理事情，外部有干扰过来，先问下能否过10分钟再找他讨论，一般是可以，先Mark下来，继续处理手上的事情，之后再处理其他事。

第二是优先级的PK了，需求是无限的，外部有需求插入，你的时间是一种资源，这种资源是给到当前正在处理的事情，还是给到外部的需求，看需求的性价比，重要程度，紧急程度。千万别想着自己熬夜通宵两件事都搞定，一次可以，能保证每天都是如此？年轻赚的钱总不能都拿来补贴40岁时因为年轻在职场拉下的各种病吧？

这种时候，一般和外部方说下自己今天的Plan，有空的时间是在下周一，能否排到下周一，一般是没问题的。

如果确实对方的事情非常重要，但是你认为优先级没有你当前正在处理的高，你又说服不了对方，怎么办？

这时候我觉得职场最妙的地方就出来了，职场是存在职级体系的，上面的人具有拍板权利，你和对方都争执不下，资源有限，那就升级吧，让你的Leader知道这事，让他来拍板，他拍板不了自然会再升级，最终总有人会拍板的，根据拍板的结果来重新制定你的计划就好。

· 和自己谈判，只做5分钟先

人真的是很奇怪的生物，大脑控制我们的行为，但是大脑中却住着两个小人——勤奋小人和懒惰小人，一般高考后懒惰小人就把勤奋小人“打死”了：），所以大家在高考后都不怎么看的到勤奋小人出来。

其实对应到弗洛伊德的理论中，人有本我，自我，超我

本我是最原始的生物欲望，就是懒惰小人，超我是你对自己的道德约束，就是勤奋小人。自我就要处于本我和超我之间。

本我是很舒服的，所谓“努力不一定会有结果，但是不努力，就会很舒服啊：）”就是这个道理，但是舒服归舒服，事情还是要做的嘛。

如果当自己特别懒的时候，勤奋小人在你大脑中已经开始开启了蹦迪模式，嗨到停不下来的时候，怎么办？

有个小办法，当你觉得自己啥事不想做的时候，那就开始去做一件事，让自己动起来。

Excuse me？勤奋小人都被打死了，怎么还能让自己动起来，明明都不想做任何事了，怎么还能开始去做事情，这不是开玩笑吗。

这时候小技巧来了，和自己谈判，朱利安啊，那么多事情，我知道你都不想做，就做5分钟好不好，就做5分钟，5分钟后我就可以继续玩了。

当你哄哄自己，想办法复活下勤奋小人，开始去做一件事，秉承着我就做5分钟，不可能5分钟我都做不到吧，不到5分钟不是真男人：），然后开始去做一件事的时候，会发现你自己就启动起来了！！（掌声）

当你啥事都不想做的时候，最难的不是选择某个事情做，而是让自己启动起来，好比推一个箱子，最难的是刚开始克服静摩擦做功的时候，后面再推就变的轻松多了。

事情焦头烂额？职场人需要学会的三个时间管理习惯

如果做了5分钟后就不想做了怎么办，那就不做了呗，再怎么说你勤奋小人也复活了5分钟了，你也赚了5分钟了对不对。5分钟后还是不想做，那就继续休息10分钟，之后再开启5分钟。

上面说的是三个小习惯，再说说工具吧，合理的运用工具配合上习惯，能给自己的GTD加上各种buff，效果更佳。

· 正在进行的工作——使用番茄工作法

番茄工作法是一种时间管理的方法，具体操作如下

使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。——百度百科

个人临床实践证明，番茄工作法是非常有效的，因为人的精力是有限的，让自己在25分钟内集中精力（我一般设定30min）做事，再休息5分钟恢复下精力，再继续工作，这种方式比一直工作来的效率要高。

我觉得道理是蛮好懂的，好比你打游戏的时候，大招总是要CD时间的，回血也是要时间的，打一波怪后，回家休息下回回血，等技能CD好了再冲出去，会比你没蓝没血没技能在场上空耗着好太多。

番茄工作法除了解决一直工作容易让人疲倦状态不佳外，还有另一方面是对于时间的控制，将整块的时间划分为30分钟的小块，让时间更好被规划和掌控。

例如上文中我们提到了“要事为先”，当有干扰出现的时候，问下自己当前最重要的事情是什么，将不重要的事情Mark下来，在5分钟的休息时间再去处理；

或者他人找上来讨论的时候，询问是否可以等待10分钟，这里的等待10分钟就是为了完成当前的30分钟番茄，让自己尽量不被打断，有其他的事情不是特别紧急不要打断当前的番茄，先Mark下来，之后再看时是否安排到之后的番茄再去做处理。避免多线程工作，提高效率。

网上的工具太多太多了，这里我推荐自己用的两个。

一个是Forest，番茄工作法+种树

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另一个是Tide（潮汐app），番茄工作法+白噪音

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Forest是在30分钟内，如果你使用了非白名单内的app，那么你种的树就会枯死T_T，Tide的白噪音，有海浪声，下雨声，冥想声等，能提高注意力。

我一般就是打开Forest开始30分钟种树，再打开Tide同时开始30分钟白噪音，30分钟过去，白噪音结束了，树也种好了，休息下，再开始继续种树和白噪音。

两个在应用市场都有的下载，其他的番茄工作法app也很多，挑自己顺手的用即可。

· 近期工作进行的工作——使用Teambition

近期的工作需要列下需求优先级，挑重要的先做

Teambition可以自己按自己习惯划分几个事项池子“待整理”，“当前处理”，“今日处理”，“本周处理”，“一周及以后”，“已完成”

一般番茄工作过程中

有临时需要Mark的事项，不需要想，直接扔到待整理的池子中，在30分钟番茄结束后，再去整理“待整理”的事情，看是列入“今日处理”还是“一周及以后处理”等等

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市面上也有大量类似Todo List的软件，我使用的是Teambition，之前用的是Trello，但由于Trello是国外的，由于“大长城”的原因，访问较慢，改用Teambition，也还顺手。

· 远期事项及提醒——使用日历提醒

一些非常远期或需要提醒的事情，例如提醒自己下班拿个快递，3个月后P2P到期，可以用日历提醒自己备忘。

这里推荐朝夕日历，可以关注微信公众号，直接对着公众号发语音就能设定提醒

例如“提醒我2周后要还波波书籍”，就能创建一个事项，两周会会微信提醒，微信一天打开几十次，提醒也不会错过了。

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上面提到的这些工具，其实每个人的习惯都不同，还是那句话，挑自己适合的就好，例如TodoList，我见过别人用记事本管理的非常好的，也见过电脑屏幕贴一堆比便利贴，但是事情处理的也条理清晰的。

不同的工具只是规范化流程化程度不同而已，思想都是相同的。但越是规范的流程化，越会带来繁琐，需要时间去养成习惯，繁琐是为了不出乱，至于繁琐和便利之间的度如何把握，看自己需要。

· 最后，聊聊为什么要做GTD

按照WHAT-HOW-WHY，我们再聊聊为什么要做GTD

一方面，确实是提高效率？让自己的工作变得更加的有序，高效。

但我认为更重要的是让自己去掌控时间。

抛个问题，你觉得你的时间是属于你的还是属于他人的？

先不急着回答。

试想当你陷入无尽的事件中，被事情赶着往前跑，还经常忘记各种重要的dating，他人生日，陪伴家人等等，在所有事情都一团糟的时候，这种挫败感是多么的强烈…

心态会极其糟糕，整个人会非常疲惫，失落，厌倦。

但如果GTD运用的好，我认为是可以让你觉得万事都在掌控之下，让你觉得能hold住一切。

外界有事情插入，我有自己的计划，能灵活应对改变，而不是被动逼着往前跑。

这种感觉能让你更自信，以更好的心态的去面对事情：)，纵然事情从来都没有改变过，不多也不少。

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· 本文提及的书籍及APP列表

书籍：

- 《番茄工作法图解》，ISBN: 9787115246691

推荐APP：

- Forest：番茄工作法+种树

- 潮汐：番茄工作法+白噪音

- Teambition：Todo List管理

- 朝夕日历：日程管理