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怎么准备出差才高效,搞定这两张表格就够了

2016-08-05  本文已影响203人  周培垄

对于不经常出差的人来说,出差是个烦心事。除去旅途的奔波劳累,还有一大堆的任务。短途出差还好,如果距离比较远,汽车火车,飞机,的士全用上也要两天两夜的长途跋涉,估计路上累都累死了,更别提替客户解决问题了。如果事前不准备好应用物品,那就悲剧了。那出差都要准备好哪些东西呢?看看我是怎么做的吧!

出差是什么鬼

看看出差的官方定义:工作人员临时被派遣外出办理公事,到常驻工作地以外的地区或城市工作或担任临时职务。

这里有几个关键词:临时,外地,公事。

临时性决定了对人不熟悉,外地决定了对地方不熟悉,公事决定了自己代表着公司

老孙去也

其实出差按照过程可以分为出发前,旅途中,完成出差任务,返程。而最重要的就是出发前的准备。我们从人机料法环的角度一步步的探讨怎么准备好出差行程。

第一、理好关系人,遇事不慌

其实出差五要素里面,人是最被容易忽视的一个环节,人包括:自己,同伴,领导,接洽人,客户等等。

自己:调整好心态,出门在外代表着公司形象,要有精神,遇事不要惊慌,鲁莽。

同伴:跟同行的人,分配好任务,约定好时间,互相帮助。

领导:准确理解领导交代给自己的任务,出发前要跟领导明确自己的主要任务,次要任务,

接洽人:到了目的地后的接待人,出发前一定要跟接洽人沟通好到达的时间、地点。

客户:一定要明确客户的需求,这是出差的关键,因为出差就是为了帮助客户准备解决问题,如果事情对客户的需求没有预判,会导致出差时间增长,前期准备不足。

第二、选好交通工具,旅途注意安全

安全    快捷

长途旅行,选好交通工具特别关键,如果要换乘的,两个车次之间必须留有足够的时间间隔,以免发生意外,同时旅途中要和同伴之间互相照应,保护好自己的财物和人生安全。最保险的方法就是问有过同样出差经历的同事,他们的出差路线是怎么样的。出发前别忘了自己的证件。总之,路途安全是最重要的。

第三、带好衣物、配件、资料、电脑等工具

工具提高效率

出发前准备好衣物,身份证,手机,钱包,洗漱等日用品,还要准备好客户需要的合同、配件,文档资料等,需要用电脑的,最好带上电脑;最最重要的就是手机要充满电,最好带上充电线,充电宝,别到了目的地,准备和接洽人联系的时候,手机没电了,那就悲剧了。

第四、快速专业的解决方案

专业的解决方案

根据客户的需求,出发前要想好解决方案,跟领导达成共识,自己不会懂的要协调好公司资源,

不要临时抱佛脚,到时候在协调公司资源就费事费力了。

第五、掌握自己的处境,定好出差基调

出差的性质不同,我们的说话,处事也要跟着变,如果我们的设备出了问题,客户要求我们去解决,这种情况就比较被动,这时要耐心跟客户讲解设备故障的原因,争取客户的理解,并且虚心接受客户的批评。如果是进行市场调查和寻购,那么我们就比较主动,尽量提出自己的需求。

好了,出差前通过对人机料法环的梳理,我们就能对此次出差有较大的把握,未雨绸缪,决胜于千里之外。

最后返程的时候不要忘了给自己的家人带点土特产,让他们感受到你的关心!

总结一下,出差涉及的问题可以下面通过两个表格对所要准备的内容进行梳理:

携带物品清单 任务解决方案清单

最后,出差过程中要随时记录,回来后进行复盘总结,吸取教训,沉淀经验。

别忘了一切都是为了客户创造价值。卓越的服务代表着我们的品牌!

一切为了价值
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