《沟通圣经》阅读摘录（二）
第10章 演讲
一、准备工作
当你受托担起演讲责任的那一刻，有些问题应该是你当场就要找出答案的：演讲的日期与时间。
确定你有足够的准备时间：不只是准备书面资料，还要准备视觉辅助工具。
演讲的时间要多长。 就你的演讲主题，这样的时间足够吗？记住，演讲的时间越短，就要越仔细地准备，虽然你可能会以为情况完全相反。
演讲的地点。在听众熟悉的环境中吗？在你熟悉的环境中吗？如果不是，演讲前先去看看场地，确定演讲厅的类型和大小、是否为阶梯式座位、音响效果、灯光、设备等状况。不要害怕去询问是否有可能做特别的安排。
谁会来听演讲。人数、年龄、教育程度、对演讲主题的了解程度、来听演讲的原因和态度（比如说，有些人可能会不同意你的看法）。这当然都会影响到你在演讲中要采用的想法和语言。
为什么要找我讲。你有什么特别的知识或职位？听众对你会有何期望？这不是过分谦虚的时刻，而应该坦诚实际。
演讲的方式。是正式的致辞、演讲或讲课，或者只是开头介绍一下，以刺激大家讨论？会有让大家发问的时段吗？如果有讨论或发问的时段，也许你可以保留部分内容不说，这样听众就有问题可问，而你也有新的内容可以回答。
二、演讲的目的
分以下四点：
（1）告知或叙述：叙述观察结果、背景原因、事实、细节。
（2）指导或说明：解释、说明、指导；说明事情如何运作、程序如何完成、行动如何执行，也许你还想解释为什么是这样、为什么在过程中要采取某些步骤。
（3）说服、信服或激励：通常以改变信念、态度或行为为目的； 提出一个论点，或是支持/反对的理由；
（4）娱乐：致感谢辞、餐后致辞。
三、准备演讲内容
先把主题分解成几个小主题，然后思考如何呈现、示范、组合最好。
这一个酝酿的过程可能会花上很长一段时间，你可以用不同的方式、沿不同的路径发展你的想法。
步骤一：思考。1． 花时间搜集和组织你的想法。2．有空的时候就想想演讲内容，像是在做其他通常只需要动作的事情时，如整理家务或者上班、上学的路上。3．与同事和朋友讨论该主题。4．随身带本笔记本或一张小卡片，随时记下临时产生的想法。
步骤二：收集资料。只要时间允许，尽量多阅读。不要只搜集演讲时会用到的信息，也不要只搜集跟主题有关的信息。
步骤三：制作大纲。就跟所有经过仔细计划的信息一样，演讲内容也需要一个前言和一个结论。演讲大纲可以是这样：1．前言2．呈现主题（如果你有多个主题，这个部分可重复写成几段）3．结论（呼吁听众采取行动等）。
有一句名言这样说：照顾好开头和结尾的部分，中间的部分就会自动出现。当然，如果要达到演讲的目标，中间的部分也要经过仔细的组织。另外一句名言又说：人灭亡，因为他们无法把开头和结尾联结起来。你当然不必把这句话当真。不过演讲时该如何开场和结束，往往是没经验的人觉得最可怕的部分。也许理当如此，因为一场好的演讲，可以成于它的开头和结尾，也可以毁于它的开头和结尾。
基于下列三点原因，你一定要熟练记住在开头几分钟要说什么和做什么：
1．也许排在你之前演讲的人通过个人魅力或演讲主题已经赢得听众的心；或是之前的节目非常精彩有趣，甚至是会场的高潮。
2．也许你是会场上第一个或唯一的演讲人，因此你要负责引起听众的兴趣，也就是让听众立刻觉得今天来得很值得。
3．也许你在开头几分钟最紧张，就跟大多数人一样。
基于上述的原因，你必须立刻给听众留下深刻的印象，立刻抓住听众的注意力和兴趣；而要做到这一点，你就必须对开场白的内容了如指掌。
四、留下开场好印象：
1．记住，演讲一开始，你的“表演”就开始了，因此正式开始前，先安排一下你的“舞台”。花点时间把你的笔记和视觉辅助工具等摆好，方便之后使用。确定你在讲桌和黑板、投影机或计算机之间有足够的空间可以走动，确定你的笔记或计算机高度够高，不用老是低着头看。
2．不要犹豫。听众就位后就开始，但是先用几秒钟的时间浏览一下台下听众，让他们也打量一下你。
3．不要用陈腔滥调开场，像是“今天很荣幸……”。也许你想谢谢听众的出席，或是表示觉得很荣幸，但是这最好晚一点再说，甚至是挪到结尾的部分。
4．不要道歉。也许你觉得自己的知识、主题、能力或甚至在场并不适合当天的活动，但是只要你充满自信地登场，听众也会对你有信心，而这份自信来自于周全的准备。
5．开场白必须有趣、有创意，让听众想继续听你之后要说的内容。
6．不要太早引入高潮。如果之后的内容无法胜过开场，听众的兴趣就会逐渐减弱。
7．记住，这只是开场白。内容不要太长，跟整个演讲的长度比例要适当。
开场的方式：
1．说明演讲的主题或标题。
2．说明你的目的和演讲的架构。
3．闲聊。
4．问问题。
5．读心。
6．趣闻轶事。
7．讲笑话。
8．当地色彩。
9．事实和统计资料。
10．绝言佳句。
11．出其不意。
12．讲故事。
选择什么样的开场，当然也要视你的个性而定，但是不妨多些弹性，多些创意。把开场白不断改善与练习，直到完美无缺，并对自己要说的话，还要如何过渡到主体的部分，都了如指掌。
五、演讲的结尾
演讲的开场白要引起听众的兴趣，结尾也一样要引人入胜。一场好的演讲也可能会被不好的结尾所破坏。
要避免的陷阱：
1．不要“漫谈”到结束。用一个用力的总结结束。
2．不要又来“一场演讲”。如果你突然想到新的东西，务必克制冲动。随着心里越来越放松，我们很容易发展出原来不在演讲内容之内的新思路。
3．不要重复。在总结的时候，不要把细节或各小点又重复一遍。如果你在预定的时间内就说完了，那就坐下，不要再用无关紧要的话填时间。
4．不要给太多结束的信号，如“最后“”结论就是“”结束前再提一件事“。其实最好就是完全避开这些用语。你的结尾辞本身就应该为演讲收尾，听众一听就知道你的演讲结束了。
5． 不要看着讲稿念结尾词。把结尾词背下来，这样你就可以在达到结尾高潮时看着听众。
结尾方式：
1．结语。把重点简短总结一下。
2．问题。让听众去思考。
3．故事或轶闻。应该简短切题。你可以说说你的想法，实际应用的经历。
4．名言佳句。就跟开场时一样，引用名言佳句可以表示你博学多闻，使你的演讲更有信服力。引用的名言必须切题，不要只为了引用而引用。
5．其他的选择。提供其他的选择或不同的解决方法。你希望听众选择什么做法，应该要能让听众从演讲内容中明显听出，在最后你也可以特别强调它。
6．如果你可以通过戏剧化的声音或内容收尾，势必会是个精彩的结尾。
7．行动。你希望大家现在就采取行动，不要等到以后才行动。那就要求听众立刻采取行动，这时很多人都会响应。
8．奖励。说明听众能够从行动中得到什么益处，像是报酬或奖励，他们就更愿意响应。如果你能提出采取行动的理由，听众就更不会忘记你的信息。
9．恐惧。利用恐惧来刺激听众采取行动，是很冒险的做法，因为这会疏远听众与你的距离。可以加入一点点恐惧的成分，比如“现在就采取行动！不然就太晚了！”
10．刺激良心。效果可能跟恐惧一样，只是风险比较小。你可以让听众体会到，基于懒惰、漠然、忙碌、逃避，他们一直没有去做自己知道该做的事情 。不管哪种方式最合适，最重要的就是不要停不下来！
记住这句公众演讲的格言：起立，演讲，闭嘴。
六、讲稿与练习
1．为什么要写讲稿？就连最优秀、最有自信的演讲人也会准备讲稿，因为：人的记忆会出错。有了讲稿，就不会有遗漏的地方。在讲稿上可以发展出复杂的论点。有了讲稿，就不会搞错顺序。但也就算你把完整的讲稿写出来了，也不应该在演讲当天看着讲稿念，因为除非是极有经验的演讲家，否则这样的演讲会很枯燥乏味，你也无法看着听众。例外，如果演讲内容可能会被引用，或是关系到政策声明，就应该事先把完整的讲稿打出来，并用两倍行距，标注该强调和停顿的地方，因为这类的演讲一字一句都需谨慎。当然啦，也可以用电子提词机。
2．把讲稿背下来。许多有经验的演讲人会把讲稿背下来，然后讲起来就像是即兴演讲一样，但是对我们大多数人来说，这个做法有其风险，如果做得不好，就会给人生硬不自然的感觉，而且如果忘词了，后果就不堪设想。
3．大纲标题或关键词。如果你对自己的演讲内容非常熟悉，在卡片或白纸上照顺序写上重点、主要的论点和例子，并用数字编号或贴上小标签，这是最好的做法。如果你紧张时手会抖，那最好用卡片，不要用纸张，并把卡片放在讲桌上。如果没有讲桌，那就在桌上把几本书叠到适当的高度。
4．练习两个做法。充分的准备； 大量的练习。所以，大声练习整篇演讲：在大小类似的房间里；同时录音下来；确认一下时间的分配。在讲稿上相应的地方记一下，讲完该单元要花掉多少时间。不妨在同事面前“排练“一下，尤其是重要的演讲。不过记住，由于是排练，你可能反而更紧张不自然。
不管怎么样，记得，当个出色的演讲人。做你自己！并且看着你的听众！记住无论怎么做，最重要的就是维持听众的兴趣。
只要你具备下列四点基本特质，听众就会充满兴趣地听你演讲：信服和诚恳、热忱、力量、简单。
第12章 增进阅读速度
1.阅读的目的
消遣。许多人阅读不为其他，就只为了好看的故事或有趣的文章所带来的乐趣。
信息。这大概是最常见的理由了。不论我们是否喜欢阅读，我们大多数人都得为了得到信息而阅读，如工作上的、兴趣上的、生活上的，从食谱到核物理期刊，从填表须知到操作指南，都属于这个范围。
判断。在这类阅读里，你想知道别人的想法和意见，以形成你自己的意见和结论。因此你要能够评估他人提出的论点，并留意成见或偏差的存在，或是作者是否意图利用情绪化的论点左右你的想法。
2.阅读练习
指字。用手指或笔随着页面上的字一路指下来：尽量让手指或笔以稳定的速度沿着每行文字移动。一开始你可能会发现自己只注意到自己的手指或笔，文字反而没怎么看进去，但是多练习几次之后，你应该就会忘了手指或笔的存在了。然后逐渐把速度加快，但是整个移动还是要顺畅平滑。
之后，每两行只指一行；然后每三行只指一行；第四行只指一行。你可能会觉得这个练习很愚蠢，但是这是一个很好的习惯，只可惜我们小时候都被教导去放弃这个习惯。
这个用手指或笔去指字的做法，其实道理就跟速度训练课程上所用的方法一样：在速读课程上，他们会用光点在影片上移动，带动你的眼睛以顺畅但逐渐增快的速度跟着移动。
节奏。快速阅读的关键之一就是形成一个稳定的节奏，因此除了让眼睛看到移动的手指或笔之外，如果再配合上一个听觉上的节奏，会非常有帮助。
一个方法就是在每行末尾用手指或笔轻轻点一下，或是每行或更多行点一下。多试几次，直到你找到一个顺耳的声音和节奏。之后，慢慢增加速度，就跟前面的练习一样。手指在页面上点一下的声音与画面其实就如同节拍器，可以增进你的节奏感。
第13章 提高阅读效率
1.浏览。浏览的过程牵涉到挑出跟阅读目的有关的关键词，其他内容一律略过去，以及不时缩小范围。在所有重要或与工作相关的阅读任务中，浏览这个做法有两个主要的好处：
评估。让你快速“阅读”完整篇文章，找出关键词，借此大致了解其内容，以评估其对你的价值。
了解结构。让你大致了解其结构之后开始仔细阅读时，你就知道会遇到什么内容。
2.分类 。当你决定需不需要读还是只需要读一部分，或者全部都需要阅读时，你必须能够依照下列的标准将其分类：
必要的，需要仔细阅读。
有用的，读完必要的内容后，其余有时间再阅读。
不重要的，已经有一位作者建议过，如果你是工作人士，把这部分丢去做纸类回收！
3.掌握内容概要。在一开始浏览的时候，你就已经得到一些线索了。现在可以开始阅读，但还不是真的仔细阅读。首先，你得先熟悉一下这条路，知道哪里要转弯，哪里要减速，哪里可以看到路标，为你指出正确的方向。
4.略读。略读是一种极具效率的快速阅读技巧，也就是你以自己能够达到最快的速度阅读，借此对阅读内容得到一个概要的了解，细节则忽略过去。
5.段落与主题句。在以描述事实或说明为目的的文章中，一个段落通常只包含一个主旨。而段落中通常就有一个句子表达出这个主旨，因此这个句子也称为“主题句。主题句为段落的第一句。作者在段落一开始就说明其主题，然后举例说明、支持或详加解释这个主题。主题句为段落的最后一句。作者先旁敲侧击，最后才引出其主题。
6.标记。视觉标记。大部分的教科书和商务写作都会用大小标题点出内容主旨。语言标记。除了视觉标记外，作者还会用语言标记暗示接下来的内容。比如：第一点、首先、例如、因此等。这些标记文字如同交通标志，告诉你要减速或加速。提示你减速的词汇一般是：然而、但是、尽管如此、虽然、尽管、而是、另一方面；提示你继续的词汇一般是：而且、此外、以及、也、而且、此外、同样地； 提示你重点来了的词汇一般是：因此、最后、所以、然后。
7.七条略读规则：
用你最快的速度阅读，毕竟这是略读的主要目标之一；
遇到有趣的地方，不要停下来，因为这样你反而无法专心对整篇内容进行评估；
如果有标题、目录和总结，先读这一部分；
阅读文件或篇章的第一段，第一段会简介整篇内容所包含的主题，说明其基本假设；
阅读接下来每一段的第一句，而且只读第一句；
这些段落的第一句，应该能够按照逻辑顺序连贯起来。如果你遇到哪一句与前面配合不起来，试试该段落的最后一句。如果还是行不通，先不要理会这一段，继续读下一段的第一句；
在结尾的部分，放慢速度，把最后两三段完整读过去。
8.SQ3R阅读法。
步骤一：纵览。 如果你只想阅读文件中一个特定的章节，那你应该浏览目录的部分，甚至是索引的部分，去找到你想阅读的内容。如果你需要看整份文件，那就用上述略读的方法略读整份文件，在阅读冗长或复杂的内容时，这是必要的第一步。
步骤二：问题。要积极有效率地阅读，你就必须时时就阅读的内容进行思考，换句话说，就是专心。其中一个让自己专心并思考阅读内容的方法，而不是被动地把全部内容吸收进去，就是对阅读的内容提出问题，就像你在对话时问对方问题一样。 你必须自问自答：1． 这份内容的主题到底是什么？2．作者有没有拿出证据支持他的论点？
步骤三：阅读。在第一次阅读时，不要做笔记，这样只会打断你的思路，而且你最后记下来的大概也都是作者的原文。如果阅读的内容很复杂，最好快速读过两遍，这胜过慢慢地读一遍。假设你手上的书是你自己的书，在第二次阅读时，如果你觉得有需要，可以把每段的主旨和重要的细节画上下划线，但仍旧不要做笔记。
步骤四：回忆。试着回忆刚刚读过的这一章里，作者提出哪些论点或每段的主旨和支持的细节。如果记不住，回头再试一次。没有什么比事后的测验更能使头脑专心了！
步骤五：检查。这个步骤就是快速检查前面四个步骤：1．纵览；2．问题；回想自己在纵览及仔细阅读时心中产生的问题；3．阅读；你可能需要把整篇内容再读一遍；4．回忆。这是你检查笔记的机会。把遗漏的内容补充上去，确定你的笔记忠实反映出原文的结构。
第14章 撰写商务书信
1．一封信的花费除了信纸和邮资，还包括内部系统处理、归档时间、存盘设备和空间、写信和打信人的时间等成本，所以，即便是电子邮件，也便宜不了多少。
2．赔偿信，用以平息顾客的抱怨，为缺失或瑕疵提供赔偿。信用调查信，用以向第三者询问某公司或某顾客的信用度或信用评分。催款信用，以在催款过程中催促缴清拖欠款项、不同的阶段会采用不同的语气。
3．如果在信里一开头就提起坏消息，收信人可能会立刻产生抗拒，后面不管提出什么理由也不愿接受。但是通过正面积极的语言、仔细安排句子结构及其在信中的位置，可以让负面元素显得不那么严重。由于信中的第一句和最后一句应该保留给你想特别强调的观点，因此负面元素不应该放在第一句或最后一句。采用归纳法，先说明由和细节，然后再说明坏消息，对方会更容易接受。
4．用以推销或说服的信非常适合用问句（或惊叹句）开头。但是不管是什么信，如果你想立刻引起读者的注意，都可以用问句开头。问句能够立刻抓住对方的注意力，让他好奇得想继续读下去，直到你把主旨说明清楚。用问句去询问读者的意见，还可以讨好读者。
5．用正面积极的语气结束，让读者保持好心情。表达善意：你应该在信中利用每个机会表达友好善意，但是当然也不要太夸张。在整封信里尽量使用正面积极的文字是应该的，但是在包含坏消息的信中，结尾的部分最好能再写上谢谢、祝好运等。
6．再次推销：有时可以在信的结尾再次跟读者保证，他所购买的产品的确是最合适的产品，或所交易的确是最合适的公司，但小心不要做得太露骨。
第16章 撰写报告
1．好报告的基本要素。一份好报告有如下特点：
报告的内容应统一，也就是只有一个主题；
报告的内容应完整，不遗漏读者需要的内容，但也不要包含读者不需要的内容和与主题无关的内容；
所有的信息都应正确无误，所有由事实导出的推理都应正当充分；
事前要对各资料逻辑地分析与分类，由此建构报告的大纲；
报告的整体外观要清晰有组织，让读者随时都知道自己在报告的哪里，又为什么在这里；
报告的语言要简单明了，容易阅读，不会造成误解；
即使对方不懂得相关的技术细节， 报告还是要让对方一看就理解。
2．报告的目的是什么？
被要求写一份报告时，一定要弄清楚报告应该涵盖什么内容，以及为什么涵盖这些内容。
这些指示通常称为“职权范围”，目的是为你定义出研究的范围。
如果你不清楚你的“职权范围”，那你就必须去跟要求你写这份报告的人或委员会问清楚：为什么需要这份报告？这份报告是写给谁看的？他们希望这份报告涵盖什么内容？
3．报告的基本结构：
前言：应该尽量简单但清晰；把读者的注意力正确导向你真正的主题和目的；与后面的部分互相协调。也就是不要承诺任何在报告中没包含的内容；与结语部分也不能有任何不一致的地方。
主体：就是报告本身，这部分会写出所有的事实信息，如调查的性质、详细说明使用的方法、采用的程序、得到的结果等，然后就其进行分析，由此非常合乎逻辑地把读者引向结语部分的结论和建议。
结语：功能是在最后以简短清晰的方式呈现该报告达到的结论、提出的建议，或是任何按逻辑关系产生的结论。好的结语会引出新的东西； 与前言和主体的部分互相协调、前后呼应；给读者留下你想让读者留下的印象。
