如何办好一场年会活动

春节将至，各家公司都开启了年会模式，每次在朋友圈看到别人家的年会，都会对自己家的年会充满期待。那怎么样才能办好一场年会呢？

任何一场活动分为前期准备、中期执行、后期总结这三大部分。

对于一场年会活动，前期准备又可以细分为筹备团队组建、活动策划书写、根据策划书筹备落地这3部分。

1.1--筹备团队组建

一场大型的年会活动，通常需要从各个部门抽调人员组成一个小的筹备团队。当领导或者CEO将年会的事情安排给到一个负责人开始，负责人跟老板沟通好年会举办的大致时间后，首先需要给自己制定一个大的时间框架，主要包含团队组建完成时间--策划完成时间--前期准备完成时间。

明确好关键时间节点后，立即开展组建专门的筹备团队，推荐以OC小组的形式进行团队组建，OC小组的含义为因活动需要临时组建负责团队，活动结束后团队人员随即解散。

年会主负责人先拟出年会的筹备小组需要哪些角色的人员，每个角色对应的职责是什么，然后可以通过邮件等方式向全公司员工进行宣讲，员工指定期限内进行自愿报名。负责人通过考核选定本次年会活动的OC小组成员，这些人便构成了此次年会的智囊团队。

通常来讲一场年会活动策划团队需要包含活动策划人员、场地人员、平面设计人员、物料准备人员、节目负责人员、视频剪辑人员、财务人员、宣传新媒体人员、各部门联络人员。以上为核心的OC小组成员，一个职位一人，然后自己再建立对应项目的小组成员，小组成员通过公司内部征集报名进行筛选录用。

1.2--活动策划书制作

策划书的目的一方面是跟老板汇报，让老板知道活动的举办形式；一方面是理清活动流程，活动流程要细致到每一个时间点，每个人讲的每一句话；一方面，也是最重要的一方面是通过策划，给出预算计划，预算包括物资的预算、经费的预算。

1.2.1--活动背景及目的

活动背景不用过多阐述，活动目的主要阐述想通过本次年会活动达到怎样的目的，而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题。有的公司是成立某十周年，有的公司是今年业绩翻了几十倍，有的公司可能是拿到了多少亿的投资，有的公司可能是扩张的一年，每个公司对于这一年的关键词都不一样，而年会目的就要结合年会的主题进行阐述，对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息，都需要在目的中阐述清楚。

1.2.2--年会场地

在目的中阐述了年会的主题，所以接下来另一个重要的事项就是确定年会场地，场地又可以细分为场地的选择、会场布置这两大部分。

在真正落实去挑选场地之前，策划阶段我们需要确定场地选择的标准：

1）会场形象标准。根据不同的公司目前所处的level位置，标准不同，如果是一般的创业型公司，标准可能是一个商圈的会场即可；如果是影响力比较大的公司，参会人数也比较多的情况下，会场标准可能就是会展中心或者一些比较著名的演出会场，这样可能保证会场形象得以映衬公司的形象。

2）会场地理位置标准。同样要看公司对于年会的接送服务如何，有的公司会提供大巴车接送服务，那这一项的权重可以适当降低。但针对不提供接送服务的公司，一定好考虑到这一点，会场的地段是否比较偏，公司大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久，有无地铁站，有无公交车站，公交车的收班时间大概是多少，公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成，会场附近打车是否方便，会场是否方便寻找，等等，这些因素都需要考虑到。

3）会场内部布置标准。前面两点主要考虑会场外在的一些因素，通过外部的标准筛选出一些备用会场后，则需要根据内部会场的布置标准在进一步筛选可以成为年会会场的地方。
① 需要考虑到会场的接纳量，能否容纳参会人数，建议在参会人数基础上上浮30%，因为年会期间一定会有一些团队互动的一些活动，为了在活动时空间不会显得拥挤，所以会场接纳人数一定要大于参会人数。
② 舞台效果是否可以达到预期效果，灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果，需要在没人的时候查看一次，另外还需要在会场充满人的情况下查看一次，可能是其他公司或组织在使用会场的时候，看看他们的会场效果，这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果。
③ 更衣间与后场间是否可以一气呵成，舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间，可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服，然后在奔到舞台两旁进行后场，一场年会下来，表演人员一直都在来回穿梭，是一个很差的体验。
④ 会场除就坐区域外，是否有可以提供员工拍照互动的空余场地，也是会场内部布置的一个关键标准。一个好的会场可以有多扇门多个出入通道，以及与出入通道不冲突的员工拍照互动区域。有的会场进出只有一个通道，员工拍照墙也在这个通道上，导致进出的人和拍照的人以及等待拍照的人拥挤在一块，最后的结果就是拍照效率极低，员工的心情大打折扣，年会的口碑和质量也大打折扣。
⑤其他还有一些小的选择标准，如何会场的网络情况、菜品质量、服务质量等等，这些项目可以根据公司的自身情况加入选择标准中。
策划阶段来讲，一个会场内部能达到以上几条标准，就达到了一场年会基本的要求，可以纳入会场的备用场地中。

通过年会场地的选择标准的制定，就可以将年会活动的会场进行分块设计。在年会场地最终没有确定下来之前，不需要细致化的设计，可以初步的图文结合的方式进行描述每一个部分想要达到的效果，而为了更准确更好的描述年会每一个环节和板块要有的效果，就需要提前先制定一个年会的现场流程。

1.2.3--年会现场流程

年会现场的流程，顾名思义就是员工到达场地后的一个标准流程，这个流程最好是以时间轴表格的形式进行制作。每一个时间点，对应一个活动内容，时间点要具体到分钟。

对于入场的流程，一定要考虑到人的流动顺序，不要让参会者来回流动，这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出，更加拥堵。比如合理的流程是参会者先排队签到，签到完成后随即入场就坐，然后再组队进行合影拍照。不合理的流程是先入场就坐，然后再出来排队签到，然后再到场外进行拍照留念。这样的安排就没有遵循人的流动顺序，使得现场混乱不堪。

对于开场前的流程，需要考虑到就坐的员工的体验，可以是放一些热场曲，不过更好的方式则是播放一些视频，这样可以抓住入场员工的眼睛，同时也可以消遣他们的时间。视频最好的这一年内公司相关的一些视频，可以是公司曾经制作过的视频，也可以是专门为本次年会制作的视频，或者是领导对大家的寄语，等等。播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪，老员工可以从中感受到更多的存在感，因为他在这一年与公司同奋进，新员工可以从视频中了解到公司这一年的发展，对公司的未来充满期待，也可以趁机为自己打打鸡血。一段简单的热场视频，恰恰可以将员工带入年会的气氛中，让所有人都参与进来。

对于致辞的流程，一场年会必定少不了对辛苦一年的员工的感谢，领导的致辞环节一定要安排的特别隆重，这是一个老板展示自己魅力的机会，这一年可能老板虐你千百遍，但是此时此刻的一句抒情可能就会让我们再次把老板当初恋。同样，这也是一次员工了解老板的机会，很多员工平日里可能与老板都只有擦肩而过的机会，那这一次致辞便是让所有员工来了解老板，爱上老板的机会。老板的致辞，一定要注意与员工的互动，或者是同干一杯酒，或者是揭晓一个神秘大奖，都会让会场气氛达到最高点。

提前先确定年会的会场流程，是为了帮助OC小组确定整场年会需要的物料大致有哪些、节目需要有多少个，每个节目时长需控制在多长时间范围内、互动环节需要设置多少个，确定好以上内容，才好做好各部门的节目通知工作、物料设计工作以及礼品采购工作。

1.2.4--年会筹备时间表制作

在此之前已经初步确定了年会场地的筛选标准、年会大致流程、需要准备的节目数、物料清单、礼品清单，所以下一阶段就是基于以上所有内容制定筹备的整体时间轴。

每一个部分都需要细分成各个时间节点。
1）场地部分，细分为场地初筛节点、场地最终选定节点、会场布置初步效果图节点、会场布置最终方案确定节点。
2）节目部分，细分为节目安排宣讲节点、节目内容清单提交节点、节目素材提交节点、节目第一次彩排节点、节目第二次彩排节点。
3）人员部分，参与人员征集宣讲节点、人员面试筛选节点、人员确定录用节点、人员培训节点、人员对应项目部分的工作内容提交节点、人员模拟彩排节点。
4）设计部分，设计标准宣讲节点、设计素材提交节点、设计作品初审节点、设计作品定稿节点。
5）物料部分，物料提交节点、物料打印公司商务合作确定节点、物料制作完成节点、物料到位节点。
6）影音部分，影音标准宣讲节点、影音素材提交节点、影音制作完成节点、影音彩排节点。
7）新媒体部分，新媒体计划表节点、新媒体内容评审节点。
8）串词部分，串词话术第一次确认节点、串词第二次确认节点、主持人彩排节点、全场彩排节点。
9）技术支持部分，技术支持需求方案确定节点、技术实现节点、技术调试节点、技术彩排节点。

1.2.5--细化策划方案

每一个部分都需要更加细化的制作执行方案，只有在策划部分将每一个环节的流程和标准都考虑地非常的完善，在真正执行阶段，才可以避免更少的出错。

1）场地部分前面已经提到了场地的选择和布置，在写具体的执行策划的时候按照实际需求进行描述即可。
2）节目部分是整场年会的重头戏，如何把控节目的质量成为了策划和执行中的关键部分，制定一个统一的节目标准，做好节目标准的宣讲工作，可以提高各部门提交作品的质量。在节目排练阶段组建专门的节目审核指导小组，对各个部门的节目进行有效的指导，可以进一步的提升节目的质量。在节目的排练期间如果能为员工统一提供排练的场地，也是可到好的节目质量的保障。建议有两次以上的彩排机会，第一次彩排重点在于指出问题，第二次彩排重点在于串场合练。
3）影音部分也是如此，各个部门进行提交的东西，都需要制定一个提交标准，多长时间、什么内容、横拍还是竖拍，等等。这样才能保证最后收到的影音作品不会五花八门，从而加大视频剪辑的工作量。
4）新媒体部分，则是需要制定一个从年会前到年会结束后的长期宣传计划，年会前如何来进行传播和预热，年会后如何来进行朋友圈的炫耀，具体应该以什么样的形式什么样的内容，都需要在策划中体现出来。一场年会应该是会让员工感到很自豪的事情，谁都想让自己家公司成为别人家的年会，所以这部分新媒体工作在头和尾起着很重要的作用。
5）串词部分，不仅要考虑到将全场内容串起来，如何与观众进行互动，如何把控好上下两个节目的节奏，这两项与串词同样重要。有的主持人上场读完串词，紧接着又是下一个节目，整场下来就像在赶场一样，观众可能还回味在上一个节目的激情中，一下就被紧急拉往下一个节目，这样的体验是很不好的。对于主持人来讲，是要把控整场的节奏，将节目与观众连接起来，将自己与观众连接起来，将下一个节目与观众连接起来，为观众提供一个很好的观看体验。

1.2.6--人员职责表

前面讲到了整体的节点时间表、每个部分具体的节点时间表，每一个部分都是需要有专门的人进行负责，所以一份人员职责表同样很重要，职责表中应包含每一个项目的主要负责人，以及相关职责参与人员。

每一个项目都有项目负责人的好处在于，可以更快地进行决策，并推进落实，每一个细分部分都有责任人，在于每一个环节出了问题，都能责任到人，快速进行解决。

在年会活动当天的人员职责表中一定要有一名场控人员，场控人员即控制全场的主要责任人，当天的所有人员安排都需要听场控的，出了问题第一时间找自己板块的负责人，最后再找场控。也需要几名机动人员，机动人员没有明确的任务，哪里缺人，就往哪里去，同时也是为了应对紧急情况的备用人员。

1.2.7--物资预算表

通过前面所有的策划和预算，整个项目的物资需求以及预算需求基本都已经清楚，整理一份物资表和预算表，可以很好的进行项目成本的控制。

物资表要细致到物品的名称、数量、单位、用处、存放处、管理/搬运人员、是否已采购、租借时间、归还时间。这样的一份表格才方便物资的使用与清点，每一件物资都责任到人。

预算表要细致到项目名称、数量、单位、费用、用处、有无发票、发票类型、对应责任人。在预算审批以及报销的时候才能轻松应对老板和财务的疑问。

1.2.8--备用方案

最后，一份优秀的策划方案应该包含各种临时问题的应急方案。例如预定的会场当天无法使用如何解决，会场网络情况差如何解决，主持人出现临时状况无法主持如何解决，老板因为特殊原因迟到或者无法到场应如何解决，话筒老是出问题如何解决，等等。

应对各种情况都应该制定相应的planB，才会使组织者在遇到紧急情况的时候临危不乱，从容处置。

到此为止策划阶段应该算是完成了，按照工作时间来进行预估，从OC小组的组建到完成策划工作，应该7个工作日内可以完成。

接下来就是各个小组按照策划内容，进行具体的落地执行。天太冷，手已冻僵，后续再进行更新......