《番茄工作法图解》第5章 预估｜文稿
第5章 预估｜电子书截图
第5章 预估
《番茄工作法图解》第5章 预估｜文稿
测量和猜测
对未来成果的预估，基本上属于猜测。所以为什么不充分利用历史数据，假设它会重演呢？
预估和测量在番茄工作法中必不可少。如果没有它们，每天要做计划是很困难的。番茄工作法要求花时间做回顾，这样才能不断改进，继往开来。设法将你“认为自己能做的”与“实际做到的”相对应。跟踪和记录是番茄工作法中的测量方法。在本章中，我们谈谈如何做预估。
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活动清单表格中的预估
承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。
如果事前预估与实际所花工夫之间经常不一致，有以下两种可能的原因：
※做预估的方法或能力有待改进；
※工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。
你无法预言会出现什么新情况、新问题。但可以通过训练和监控，积累做预估的经验和技巧。每天早晨，在计划当天活动之前，检查“活动清单”表格中的每一项新活动，试着预估它们各自需要多少番茄钟来完成。你还可以快速浏览一下之前做出的预估，看看要不要修改。
例如，我将预估番茄钟数写在“活动清单”表格每个条目的右边。当然是用铅笔，这样如果我稍后遇到新情况，想要调整预估值的话，数字还可以修改。
群体的智慧
詹姆斯·索罗维基在他的《百万大决定》一书中写道：在一个郡县里，全体社区成员对一头公牛重量估测的平均数十分接近真实值，甚至是相当准确无误的。而这个平均数，要比大多数成员各自的估测值更接近牛的真实重量。为什么呢？如果人群里包括这方面的一些专家，那么每个人都会增加一些知识，他们的误差总和趋近于零。1
心理学家爱德华·福欧的一个实验表明，一个人做多次猜测的平均结果比单次猜测的结果更接近事实。他询问人们各种琐事。在没有告知答题者的情况下，某些问题稍后会重复提出。他注意到，一个人的多次回答的平均值，要比单次猜测的结果来得正确。为什么呢？认知来自于统计推断。试图回答一些琐碎的问题，让我头脑中充斥着多种可能的答案。每次我的回答都不自觉地从这些答案中选择一个。所有答案的平均值接近完美，但其个体差异则远大于零。2
这就是群体的智慧，比任何单人的单次猜测都强大，而通过反复对情况进行重新评估，你也可以做出你自己的“百万大决定”。你一次又一次地做出新的猜测，即使没有新的情况出现。
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活动的规模
计算预估的“货币”单位是番茄钟。要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。因为番茄钟的原子性，不能使用小数，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。
假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。
如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。
稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。
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选择
以预估为基础来进行计划，使得当天的自我承诺更真实可行，这样的结果之一就是增强做事的积极性。通过记录每天完成的番茄钟数目，可以让你对自己的“番茄钟日流量”心中有数。
当早晨从“活动清单”表格中选择当天的活动时，这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。然后将这些活动写入“今日待办”表格，并按照每项活动的预估番茄数，在其右侧画上相应数量的小方格。
当番茄钟响铃时，你为刚刚完成的一个番茄钟在当前活动右侧的小方格里画一个×，表示你已经为这项活动花了25分钟工夫。
这时会发生三种可能：或者之前预留的小方格已经填满了，但是活动还没完成，这种情况是你“低估”了该活动；或者小方格还没全填满；或者刚好全填满，活动也完成了。如果是后两种情况，就在“今日待办”表格中划掉该活动。
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定量预估误差
如果活动完成之前，小方格都填满了，即本来预估这项活动需要若干个番茄钟，但这些番茄钟用完了，活动还没完成。接下来怎么办？
这时要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后，在之前的小方框旁边，按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。现在，每个番茄钟结束响铃时，你可以继续在圆圈里画×。
如果圆圈也用光了，你可以做三次预估，也是最终预估，用三角形表示。按照预估的数目在圆圈右方补充相应数量的三角形。
如果三次预估的数目还不够完成活动，那真是有点失败了。你得分析一下，为什么一次又一次反复地低估这件事？也许应当将活动拆开，降低复杂度。按照常理，活动越复杂，预估越不准。
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昨日的天气
你现在已经知道，一个番茄钟是25分钟的周期；多个番茄钟组成更大的每日周期；每天早晨进行计划，傍晚进行回顾；在一个番茄钟内，专心致志于单个活动。但是一天内应该计划多少活动呢？
一家气象局花费巨额资金建立了一套新的天气预报系统，它包括了所有的新兴技术，并具有近70％的准确率。于是有个聪明人来挑战超级计算机，他用的算法简单得多，叫做“昨日的天气”，内容就是“明天的天气和今天差不多”。你猜怎么样？他的准确率和超级计算机一样高。
对未来成果的预估，基本上属于猜测。所以为什么不充分利用历史数据，假设它会重演呢？如果每天的成果可以进行量化，它就大致相当于未来的处理能力。通过测量每天的番茄钟数，你甚至可以不断对番茄钟数进行微调，来保持一个平均速度。3
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记录表格中的预估
在一天结束时，确认你已将跟踪数据填入“记录”表格，然后，可以对预估进行记录，给表格增加两列。方法如下。
新增的第一列，用来记录今天所完成活动中，有多少小方格没填满。假设其中一项活动被高估了3个番茄钟（+3），有两项活动被高估了2个番茄钟（+2和+2），还有一项活动被低估了2个番茄钟（-2）。把这些数字相加，“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个，即总体预估误差为+5。
新增的第二列，用来记录重新预估的次数。有多少行是画圆圈的，即二次预估？有多少行是画三角的，即三次预估？
我们的目标是让这两列都为0。不过，由于预估误差的来源之一是不断变化的世界，新问题、新情况不断涌现，因此在预估番茄钟和实际用量之间总会有所差异。无论如何，第一列的总和应该是零，即高估与低估的情况互相抵消。新问题和新情况既可能降低、也可能增加活动的难度。以长期的眼光来看，这些误差应该能相互抵消。
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鼓－缓冲区－绳子
“鼓”的节奏是你每天所完成的番茄钟数。“缓冲区”是在“活动清单”表格中所有活动的预估番茄钟总数。“绳子”是约束信号，用来控制流程放慢或加快步伐。
绳子一头在你手中，另一头在缓冲区中。你可以拉绳子，将新的活动拽到台面上。当缓冲区越来越满时，绳子就松懈下来；当缓冲区变空，绳子就绷紧，这时你拽不出新的活动来了。
有两种极端的情况应当避免，一种是过剩，一种是萧条。出现过剩症状，是因为在“活动清单”表格里活动太多了。有些活动可能停留在那里很长时间，没有任何进展。这样一份陈年旧账只会扰乱军心，甚至引你误入歧途。萧条症状则相反，指“活动清单”表格里的活动清单很短，可能某天拿出来它甚至是空的。约束理论教你调节活动清单的大小，以避免过剩和萧条两种情况。
如果我每天完成9个番茄钟，想要有10天的缓冲区，那么在“活动清单”表格中的预估番茄钟总数应该在90左右。如果这个数字大大超过90，就需要有所取舍了；如果总数比90小得多，则还可以加入更多活动。如果我的“活动清单”表格里大部分活动需要与老板或某客户打交道，则可能需要请他们协助，来清理或者填充我的活动清单。4
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问自己：预估
※你通常能按照每天的计划完成工作吗？
※你是否经常修改自己的预期？
※要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？
※你所预估的活动时间，最长要花多久？以天、小时还是分钟计？
※你所预估的活动时间，最短要花多久？以天、小时还是分钟计？
注释
1 《百万大决定：世界是如何运作的？》（The Wisdom of Crowds），[Sur05]。
2 《来吧，换换脑子》（Go ahead, change your mind），[Bra08]。
3 《解析极限编程：拥抱变化》（Extreme Programming Explained: Embrace Change），[Bec00]。
4 《目标：简单而有效的常识管理》（The Goal），[Gol4]。
