公司标准化初探索一

〇、写在前面的话

公司目前正在推行标准化办公，由我来负责收集资料及编写。对我而言，这是一个很大的挑战，也是一个很大的机会。在这次的工作中，可以发挥自己的作用，实践自己会的东西，学习到新的领域~过程中遇到一些困难，不知道如何进行下去，写下这篇文章，一来对工作理清，在书写总结的过程中发现自己的问题；二来写出来后，CEO中的大神这么多，可以给我指点。

一、标准化工作的缘起和swot分析

1、标准化缘起

公司的发展迅猛，急需扩张，但是在扩张的过程中发现新员工的入职培训欠缺，而老员工超负荷工作抽不出空去专门指导新员工。新员工入职后往往会有一段时间处于“盲期”。领导面对这个问题提出公司必须进行标准化流程化办公，建立一个流程化系统，达成以下目的：

• 新进员工有一套完整的培训体系
• 不会因为突然员工离职而出现没有及时跟进的事项
• 老员工对自己的工作进行总结，提出问题，解决问题
• 常见问题建立档案，方便查询，避免犯同类错误
• 什么事情都有迹可循，有对应的说明及制度
• 流程化办公提高效率

2、SWOT分析

• 优势：
  • 新成立公司，不存在历史遗留问题
  • 员工之间相处融洽，沟通成本低；
  • 管理层积极支持及配合；
  • CEO课程就是帮助建立个人系统，有借鉴；
  • 自己本身的特质就是地主，最擅长最喜欢的就是细节化、系统化
• 劣势：
  • 本身自己经验不足；
  • 各部门缺乏思维能力强，善于总结的人，收集总结的事情都需要由我来做；
• 机会：
  • 是一个很好施展自己才华的平台
  • 在编写过程中对公司有了更加深刻的理解；
  • 系统搭建成功自己的层次也就不一样了
• 威胁：
  • 时间比较紧张
  • 除了这项任务外，自己还有本职工作需要做，而且还需要负责绩效考核的数据支持

二、标准化工作的初步方案

1、收集信息

• 各部门日常常用资料有哪些
• 客服部的快捷短语
• 技术部及运营部、行政部的工作任务
• 客服部常见问题及解决方式

这些信息是通过要求各部门同事提交工作记录以及遇到问题来进行收集的，持续时间为2周，力求基本覆盖日常事务

2、整理分类

• 对收到的工作记录进行提炼总结及分类
• 根据资料得出解决方案

3、流程化

• 将各部门任务进行流程化、标准化
• 绘制流程图
• 编写各部门初步的执行手册

三、目前遇到的问题及对应解决方式

1、遇到的问题

• 工作记录内容泛，提取难度大
• 用亿图绘制流程图耗费时间长
• 财务数据跟不上进度

2、解决方式

• 看完记录后适当引导对方进行总结
• 先手绘流程图
• 将部分任务交由助理完成，自己负责检查及核对

四、目前任务进展

• 收集工作记录基本告一段落
• 建立worktitle，未来流程化后可以全面引导大家使用
• 利用麦客表单简化了行政类任务
• 财务部流程已完成：录单流程及会员销售流程
• 行政部流程已完成：新同事入职流程；招聘流程
• 客服部培训建立体系框架

五、下一步行动

1、资料收集

这个还需要继续收集，除了工作记录外，还需要搜集相关的书籍资料，借鉴优秀经验

2、提升自己能力

• 跟小生老师学习项目化管理知识
• 学习绩效管理
• worktitle应用
• 系统构建