善用利器！建立自己的工作体系

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很多人在工作中习惯使用纸质笔记本用于记录他们的工作进程，许久之前的我也不例外。随着工作内容的多样化和复杂化，在如今身处于多种多样的工作任务中，仅仅单一的纸质记录越来越满足不了职场人士，我们的工作内容越来越趋于复杂化。长期项目，短期项目，加之与各个人员之间的沟通····我们该如何有效的去管理我们的工作，善用利器，让利器成为我们的工作管理助手。

我们可以将笔记本分为：

• 长期项目
• 短期项目
• 资料存储
• 收藏
• 工作日程
• 工作灵感收集

图示

一篇笔记说清楚一个项目

工作中每个事务我们都可以看做是一个单独的项目，那么应该怎么用笔记来管理工作事务呢？

建立自己的核心笔记体系
一个笔记本管理一个项目
一定要有一篇笔记是总揽全局的
用一篇核心笔记说清楚整个项目，把线索、资料都放在里面，这样就很容易看到一个工作事务的来龙去脉。
进程中，再随时更新这篇核心笔记，保持工作事务的记录更新。

建立当天的工作列表

第一步：将工作分类

用有道云笔记的表格将工作分为：可以快速完成的工作和耗时１５分钟以上的工作。

• 假如你现在的工作列表里有１０个等待完成的任务，分别为Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆ、Ｇ、Ｈ、Ｉ、Ｊ。
• 给每个任务粗略估算一下时间，按照１５分钟内就可以完成的小任务和需要耗时较长的大任务分类，如下图所示

工作列表1

• 按照紧急程度，在每列中调整顺序。例如C比A紧急，H需要优先完成。我们根据紧急程度调整顺序，使紧急的任务排在最前面。
  新的列表需要变换如下

工作列表2

优先序结构化！
第二步：给工作安排时间

• 给工作排好序，给工作内容 安排时间。估算一下每项工作需要的具体时间，然后根据你估算的时间安排列表。
• 给每项耗时的任务安排充足大量的时间以保证这项任务可以顺利完成；
• 15分钟内就可以完成的任务，利用零碎时间完成。
  需要特别说明的是，在两项工作之间，最好适当留出一段空余时间，以防止超时导致整个安排列表时间错乱，陷入瘫痪。如果你刚好在估算的时间内完成工作，那么多出来的空余时间，可以做15分钟内即可以搞定的任务或者稍作休息。当然也可以提前进行下一项。
  假设你9：30开始工作，时间安排列表如下。

工作列表3

第三步：划掉已完成的工作
当我们完成一项工作的时候，就可以划掉这项工作了。尤其像5～10分钟就可以搞定的小事，虽然很快能完成，但是划掉的时候还是会让人非常有成就感的。在有道云笔记里可以直接利用删除线，或者标记颜色醒目地标出已完成的任务。消灭项事务，加上一条删除线，是不是工作也变成好玩的游戏了呢？

工作列表5

用颜色和列表区分你的工作流程

巧用颜色和表格能让工作笔记一目了然。根据颜色直接找到需要的内容我们在做一项工作的时候，会对工作的进程做出安排。
流程大体上可以分为三个阶段：构思、实施、完成。每个项目都是细分成无数任务去完成的，那么在构思阶段就要将所需完成的任务放到任务列表中。

比如线下活动，所有前期需要做的准备工作已经构思完成，将需求—一放到列表中；然后指定颜色标记进程，黄色代表未完成，蓝色代表进行中，绿色代表已完成。
构思阶段
我们前期要构思完成这个项目所包含的任务，这个时候任务都是待完成。可以选择为所有事项都标颜色，我们这里用黄色来标记表格如图所示。

列表

实施阶段
当开始实施任务时就可以调整不同的颜色，已经开始着手准备的可以标记为蓝色。有些任务可能非常简单，能快速完成，直接过度到完成阶段。例如打印签到单，打印完即可标记为绿色（代表完成的颜色）。

列表

当工作进一步展开的时候，你的工作列表也随着发生变化，可以清晰地看到哪个任务还没有开始，哪个任务已经完成。
如果完成的结果跟原计划有出入或有特殊情况可以单独备注。因此在建立表格的时候，需要给特殊情况留下一个可以记录备注的地方。

完成阶段

列表

看完了以上的内容，赶紧动手去搭建你的工作体系吧！
当然如果你还有其他的高效技能 ，也欢迎在评论处和我们分享哦 ^__