个人管理系统行动手册

2019年1月-4月，总共上了6次加一老师的个人管理私享课，每次4小时。每天按要求持续运行个人管理系统和打卡获得反馈，基本上掌握了个人管理系统的核心内容，即计划、时间开销记录、反思日志。这三部分构成了个人管理系统的核心，俗称：“个人管理系统的三板斧”。

001.制定目标和计划，提醒我们将每天的注意力放在自己的目标上，并且通过任务分解，降低执行难度，大幅度提升执行力；

002.时间开销记录，记录自己每天的任务时间，形成一个反馈，让自己知道一天的时间都去哪儿了？同时发现自己的时间黑洞；

003.书写反思日志，梳理一天的生活工作，撰写自己的个人历史，通过每日反思及时调整未来的计划和方向。

这三板斧既可以独立运行，也可以互相影响，形成一个良性循环。学习者可以从任何一个角度切入，帮助自己改善生活，变得更好。

一、制定年目标表

第一步：梳理总结。梳理人生成就、2018年度目标，总结2018年各领域的成果，用SMART原则来分析2018年目标的问题，以总结经验教训。

001.梳理人生成就 002.梳理2018年度目标   003.总结2018年各领域的成果  

第二步：梳理2019年度目标和标签，并制作2019年目标表，以此明确2019年的重点和想要什么。

2019年，我的重点目标是
001.完成硕士毕业论文，通过盲审和答辩，顺利取得毕业证书和硕士学位证书。

002.拆过TF3-3，拿到三级拆书家证书。

003.构建适合自己的个人管理系统，每日做好日计划、时间开销记录和反思日志。

004.认真做好每一项工作，学习业务知识，掌握工作技能，顺利从学生身份转变为职场人士。

005:.........。

生命之花

（可参考： 年度目标的澄清六问 ）

二、打通年→月→周

第1步：从年目标表中，梳理出自己各领域的一级分类和二级分类。

第2步：以每天9小时有效时间为例，算出一月、一周的有效时长，并梳理自己一天的生活。

第3步：用电脑在Excel上根据年目标表制定出本月计划表。

第4步：做计划表时需要填写的内容主要有：

【优先级】+【重点任务】+【成果】+【一级分类】+【预计时间】+【实际耗时】+【任务进度】+【情况说明】

2019年4月计划表 4月第15周计划表

（可参考：如何从年度计划过渡到月度计划？ ）

三、GTD的基本原理

GTD（Getting Things Done）翻译过来就是“把事情做完”，是一个管理时间的方法，选择书籍《搞定》。

GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行，其实就是做计划。

GTD有五个核心步骤，分别是：收集、整理、组织、回顾、执行。它的应用软件是doit软件，作用是“行动提醒”。（可参考：“个人管理方法的五个步骤”）

1、收集：收集内容包括但不限于自己的想法、灵感、反思、计划、目标、愿望、期待、需求等。

收集方式主要有两个：主动收集和被动收集。

001.主动收集：在固定时间，比如每天早上或晚上，把自己当天或者第二天想做的事情都记下来，来源可以是周计划表。

002.被动收集：其特点是来得快去得也快（10s)，所以要及时记录下来。所以不管用什么方式，把生活工作中突入起来的灵感10s内记下来。

握两个原则：快速和看得懂。

step1：把想要做的事情都记下来，可以用便签纸、记事本、收集便签、doit软件、滴答清单等。

step2：找到一个归口收集箱，就是doit软件。

2、处理

在我们遇到一些复杂的事情时，我们怎么进行处理，来让这些复杂的事情变得简单。

所谓“复杂”，可以界定为三个字“新长景”。

001.新就是陌生的事情、第一次做的事情；

002.长就是耗时长的事情，如果一件事需要超过1小时，我就会把它分解成一个个1小时以内可以完成的任务；

003.景就是需要变换场景才能完成的事情，如果一件事需要在不同的场景下才能完成，也需要对它进行分解。

当然你也可以根据自己实际情况，来判断这件事是否复杂。

step1：明确原材料。原材料就是事情，问自己这件事情是什么？是否需要行动？如果不需要，那么就可以不管它了。如果需要，是最近一周内需要做，还是将来可能会做？如果是将来可能会做的事情就放在将来也许清单里面；如果是最近一周需要做，那么就进入第二步“分解任务”。

step2：分解项目。把这件事分解成一个个简单的具体行动步骤。

step3：做出行动。

在你把一件件复杂的事情分解完之后，你会得到三张清单：

第一张是将来也许清单，就是这周不会做，将来可能会做的事情；

第二张是项目清单，就是你最近这一周想做的复杂事情；

最后是一张行动清单，就是把项目分解后，得到的一个个具体简单的行动步骤。

举个例子：比如我最近想做《土豆泥》这道菜。

首先，第一步明确原材料。问自己需不需要一周之内完成？需要，那么我就把它当作一个项目进行分解。

因为这个做土豆泥这件事对我来说还是挺复杂的，所以进入第二步分解项目，把做《土豆泥》这件事分解成一个个简单行动，比如：“在app上查找做土豆泥的攻略、写出食材清单、购买食材，然后是根据攻略炒土豆泥，最后是写复盘。”分解之后就形成了一个行动清单；

第三步就是找时间执行了。

这时候，我又想月底去旅游，但只是有点想，将来可能做也可能不做，那就先放在将来也许清单里。这时候，我又在犹豫要不要去看新上映的电影《蜘蛛侠》，想了下，上周看了三部电影，这周还有这么多事情没做，就先不看了吧，那就不管它了。

你们会发现，在你分解之后就会觉得很轻松，因为本来复杂的事情被分解成了一个个简单的、容易执行的行动，做的时候就不会那么纠结。

如果我们不通过这样的方法进行处理，那么我们手上就会有很多大小不一的事情堆在那里，就会形成压力。比如你要做一道比较复杂的《土豆香肠焖饭》，刚开始很有信心，结果想着想着，越想越不想动，因为又要买菜、处理食材、还要炒、还要洗碗。本来很好的一个想法，最后就放弃了。

每天事情那么多。我们都需要按照这样的方法步骤来进行处理吗？会不会很麻烦？

答案是不会，因为事情多，所以才更要主动去处理，如果我们不进行处理，不进行项目分解，那么就会有大大小小的任务堆在那里，就会更麻烦。反而之，通过这样的方式对任务进行分解之后，得到的效果是降低每件事情的操作难度和执行难度，最终让手里的事情都变得更简单。

（可参考：“处理”流程是什么？）

3、组织

组织主要是对行动清单从两个角度进行组织，分别是优先级和情境。

优先级：可以理解为消耗精力值，主要是根据精力、时间、难度、熟悉度，来设置高、中、底三个等级

情境：主要根据每个人具体的实际情况，从物理空间和工具使用两个方面设置自己的日常情境。比如我根据自己的日常生活在物理空间上设置了三个情境分别是在家、公司、外出；工具使用上设置了三个情况，分别是手机、电脑、笔记本。

4、检视

计划=收集+处理+组织+检视；

周检视=周收集+周处理+周组织；

日检视=日收集+日处理+日组织；

001.周检视：

step1收集：制定周计划表（工具：Excel）；

step2处理：将周计划表导入doit软件（工具：doit电脑版）；

step3组织：将下一步行动设置优先级、情境（工具：doit电脑版）

002.日检视：

step1收集：收集日常灵感事件到doit里的收集箱（工具：doit手机版）

step2处理：将灵感事件进行处理（工具：doit）

step3组织：将新的下一步行动设置优先级和情境（工具：doit）

5、执行

根据分解好的每日行动清单，选择想要做的事情做就可以了。

四、GTD的进阶运用：设置重复事项

在制定完周计划表后，遇到的问题是：在制定计划的过程，我们经常会遇到每周或者每天都会重复出现的事项，如果每次都去分解，会非常消耗我们的意志力和时间，效率很低。所以，这里需要用到的就是doit日程里的重复功能！

doit软件分为手机版和网页版

手机版一般用来收集灵感、查看计划（执行）；网页版一般用来做收集周计划、处理和组织。

今日未完成的事项不能直接放入明日待办！要先放入下一步行动清单，然后再根据明日的情境和时间制定新的明日计划。

（1）在收集箱里输入【事项名称】，比如【篮球】月周打篮球，然后点回车键；

（2）添加子任务；

（3）设置重复：并对其编辑，设置为日程，并选择重复的开始日期为周六重复；

（4）点击重复完成设置；

（5）在日程中进行检查；

（6）到周五时就会出现在明日待办中，以便我们制定下周计划；

（7）出现后对其进行编辑（月周）；

（8）在明日待办中使用转化为项目，形成下一步行动清单；

（9）对行动清单进行组织（设置优先级和情境）

五、时间开销记录

1.时间开销的本质是任务耗时记录。根据记录的目的不同，我们可以选择是否全纪录。全纪录有助于我们发现时间黑洞，不过会消耗更多的时间精力，适用于时间开销开始的前一两周。（参考文章：“时间开销是否全纪录？”）

2.时间开销的工具：笔记本和随手机app。

3.时间开销记录要素：任务、耗时、分类、统计（分析）

001.做一件事情前，先在笔记本上写下：【开始时间】+【任务名称】

002.事情做完后，再补充【结束时间】+【耗时分钟】（精读确定为5分钟，进行四舍五入）

003.在每天的中午、晚饭后、睡觉前，录入随手记app中。

参考文章：

001.如何用随手记进行时间开销记录？

002.“时间开销记录四步法”

4.时间开销记录分类

在进行时间开销之前有一个非常重要的工作就是根据自己年目标表里的分类制定自己时间开销记录的一级目录和二级目录。分类的目的是帮我统计各个领域里的耗时，形成一个反馈。

（参考文章：“时间开销分类的三大原则”）

今日的部分时间开销记录

六、日志

（一）日志曾带经我什么？

我认为日志是对每天工作和生活的总结、反思和梳理。

高中时期和大学时期，偶尔会写写日志，但没有养成每天写的习惯。高中时期一般是记录内心的想法、未来的思考。大学时期偶尔也会记录一些感想，也会做一些计划，比如考试、学习等方向性的东西。

为什么要写日志呢？对我的意义是：

001.个人历史回顾，可以看到过去的某天事情和想法。

002.写下来会有成就感。

003.会得到一个反馈，有助于调整计划。

004.个人情绪宣泄口。

具体怎么操作呢？

首先需要建立自己的日志模板。（工具：有道云笔记）

（二）日志模版

日志名称可参考：【名称】+【年份】+【篇数】+【今日主题】

1、理性部分

（1）时间开销记录（随手记app截图）、睡眠记录（小米手环app截图）+【总结】

（2）饮食记录（早、中、晚三餐图片和文字记录）+【总结】

（3）金钱收支记录（挖财记账截图）+【总结】

（4）其他图片记录（手机照片、手机截图）+【总结】

2、感性部分

（1）成功日志

【小确幸1】

【小确幸2】

【小确幸3】

（2）反思日志

001.【反思主题】从前面的数据中找出可以分析的东西，比如计划、执行情况、工作、人际等问题

002.【回顾事实】情节和结果

003.【心理情绪】宣泄

004.【分析原因】从自己的角度归因分析（关键）

005.【行动方案】改善

可参考：如何进行结构化日志？

如何进行结构化日志？