写邮件的正确姿势

零、阅读建议

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    第二部分 通读 1分钟

一、你希望收到一封怎样的邮件，就写一封怎样的邮件给别人

    写信和做事一样，无非三大要素：是什么、为什么、怎么做。

1、重点突出

    如果无法想象收到一封所有文字都挤在一起完全没有分段的邮件时会有多么烦恼，那就感受下你读到这两句我绞尽脑汁编出来的长句时的恼火心情*10。

    在这个信息产生速度越来越快的年代，如果你要写一封邮件，请务必保证对方第一眼就能看到重点——会议通知就是会议通知，会议纪要就是会议纪要，工作任务就是工作任务。

    如果有多个主题，务必将段落分清楚，然后把每段的中心标出来，这样才不容易遗漏。

2、背景明确

    如果我接到一个电话，对方开门见山地说，“小青蛙，明天上午有空没？我们开个会。”

    猜猜我会怎么说？

    我当然会问，“开什么会啊？要做什么？”

    特别正常吧。

    可为什么总有人在写邮件时连为什么要做都不说，直接要求对方怎样怎样呢？

    请告诉对方事情的来龙去脉，否则遇到对方有责任心的话还会来问问为什么，碰到我这种刺头可能直接删除——你都不告诉我为什么要做，我为什么要做？

3、要让对方可操作

    别只提一堆问题，而对建议只字不提。

    会提问题固然是好事，但我们的目的是解决问题，所以更重要的是提出解决方案。

    如果把一个自己都理不清楚的问题踢给别人，换你你会怎么想？

    所以，给选择题，不要给问答题。

二、有哪些细节需要注意？

    以上三点是核心要素，接下来还有一些细节需要注意。

1、标题明确

    请在标题中就突出重点，让人在缩略视图下就能明白这封邮件是在说什么。

2、称呼准确

    准确称呼对方是一种非常必要的礼仪。考虑以下几个开头，猜猜我更喜欢哪几个？

    “青蛙先生，您好……”

    “您好……”

    “小青蛙，你好……”

    “亲爱的作者，你好……”

    我更喜欢1和3，这就是名字的力量，它会让人感觉自己很重要。尽可能地喊出对方的姓名，当然，面对领导或长辈时，跟上敬语。

3、留下落款

    一个没有落款的邮件令人厌恶，一想到对方可能知道我们的具体信息，我们却对对方一无所知时，“不公平”几乎要脱口而出。

    更严重的是，好几次我都发现有必要通过电话联系对方，却找不到对方的联系方式。

    留下落款，包括你的姓名、职务、电话、邮箱以及地址。