写工作邮件需要注意的那些点
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文/连城三少
电子邮件E-mail是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。--摘自百度百科
如今的工作已离不开网络，常用的通讯工具除了邮件，还有电话会议、视频会议、公司内部Chat软件等，但应用最多、最广的，应该还是邮件。
工作邮件作为一个与同事、客户、供应商、合作商等沟通的重要工具，你用得如何？以下这些需要注意的点写出来跟各位看官们分享，欢迎留言交流。
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第一，邮件主题要短小精悍
邮件主题短小精悍，通俗地说就是要简单、清晰、直接。让别人一眼看上去就知道这封邮件大概要说什么，类似于一篇文章的主题思想。邮件一旦发出去，看不看、什么时候看就不是你能决定的了。不过，不要因为担心对方不会及时看，就在每个主题里写上Urgent。这个词，只能偶尔用用，用得频率高会有“狼来了”的效果，Important也是一样。
我的邮件主题格式一般是这样的：
客户/项目_内容(_日期)
给日期加上括号是因为有的邮件没有显示时效的必要。
第二，慎用Dear
现在邮件的开头用Dear XXX起头貌似是标准范本了，尤其是国人之间，在大家看来，Dear也就是Hello或者亲，你好的意思。但是，在跟老外写邮件的时候，请慎用Dear这个词。为什么呢？因为你俩还没熟到可以互称Dear的地步，在老外那里，Dear可不是Hello的意思。邮件以Dear开篇，讲真，有点奇怪。
我以前写邮件也统统是用Dear开篇，不管对方是谁，见没见过，觉得那样比较亲切，容易拉近彼此的距离。后来上了一次培训课，主题是你知道怎么写邮件吗？这是我们公司的内部培训，主讲是HR的总监。上完课，获益良多，我立马开始调整写邮件的一些习惯，首先改掉的，就是用Hello取代了Dear。
后来我留意别人发过来的邮件，发现跟我熟的外国同事直接是Hi，不熟的都是Hello，没人会用Dear这个词来跟人打招呼。用Dear打招呼的，都是中国同事或者供应商，熟与不熟皆如此。
个人觉得，Dear这个词的使用还是要分场合，至少要分国界。
第三，慎用大写字母和惊叹号
既是工作邮件，一般都是用来沟通、联系工作的，不管你写邮件的时候情绪如何，邮件都应该以平实的风格写出，不应带着个人情绪，这是基本的礼节，也是一个人职业修养的体现。或许有人会说，人家事情没办好，叫我怎么心平气和啊。有意见大可以约个时间当面讲，或者直接打电话沟通，写邮件不是解决问题的最佳途径。
大写字母和惊叹号，在视觉上给人以强调、突出的感觉，如果语气再强势一些，极有可能把一封工作邮件生生的毁成讨伐邮件。讨伐邮件一旦形成，会把简单的事情搞复杂，把小事情闹大，可能还会把本不必牵扯到的同事牵扯进来，就算问题解决了，但给人留下的印象已不可逆。讨伐邮件要不得。
第四，尽量To给一个人
收件人一栏里如果有两个或以上的人，你发的邮件又带有询问的意思，很有可能你收不到回复。这类邮件最好发给一个人，然后抄送给事件相关的同事。
举个例子，你想询问有个工作你这边完成了，后续是A来跟进还是B来跟进。To给A，抄送给B；或者To给B，抄送给A，都可以。只要一个人回复了，另一个人是坐不住的。如果你同时To给A和B，他俩一同保持沉默，那么你这个邮件就是失败的，因为你没有得到答案。
有时会听人抱怨跟别人沟通困难，沟通是门大学问，要注意方式方法。沟通不畅，不见得就全是对方的问题，要想想我们自己的沟通方式是不是恰当呢。
第五，不要随意抄送给对方老板
工作上的事，少有涉及到原则性的大事，一般就事论事就好。不是什么过不去的坎或者解决不了的问题，不要随意抄送给收件者的老板。或许有人会说，不抄送给他/她老板，他/她不配合。这里的根结是要搞清楚对方不配和的原因，对症下药，抄送给对方老板不见得就能起到预期的效果，收件人还可能因此记恨于你。而且，你怎么知道抄送给对方老板就一定管用呢？！
第六，养成定期整理邮件的好习惯
原创图片邮件如果不整理，时间长了就是没用的一堆信息，进回收站是早晚的事。但如果定期整理，删掉没有价值的，分类保存有价值的，它就可以变成工作档案。当你需要回顾去年、前年，甚至大前年的某个事情，档案就可以提供这个便利，让你很快的搞清楚当时与相关人等的往来、事情的来龙去脉以及最后的处理结果等等。
我平均每月整理一次邮件，按时间和项目两个大类进行整理。有的邮件主题不够清晰明确，我会改成好辨认的加以保存，以上图片可以直观看出我根据时间整理的文件夹，根据项目整理的文件夹涉及行业内容就不贴了。自09年起我保留了所有有价值的信息，可惜硬盘坏过一次，否则入职至今的重要邮件都在。
多年前还是小白的时候蒙受过不白之冤，有口难辩的尴尬和窝火历历在目。正所谓江湖险恶，害人之心不可有，防人之心不可无，邮件档案就像一件金丝软甲，织起来着实费功夫，但防暗箭那也是一流的。
电子邮件已成为信息时代与工作息息相关的一个重要工具，学会使用、善加利用，必能给职场中人带来意想不到的收获。
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我是生活在魔都的三少，技术狗一枚
认真活，认真爱，认真做自己
