总账凭证打印那些破事

前两天写到总账凭证打印的MD的时候，脑中开始想一个问题，就是凭证管理对于财务部的意义何在？为了企业自身的管理需求还是为了对外的审计要求。

对于企业自身管理需求，每个月去翻看凭证的概率太小，最主要的还是通过会计凭证找到当时的原始单据。

而对于对外审计的要求，ERP系统已经足够支撑审计对于凭证的查阅需求。

但是我们在实施EBS的过程中，会遇到的一个问题还是关于总账凭证打印的观念和企业财务部门之间观念上的冲突。 从实施EBS成熟的企业来看，再从EBS中打印凭证已经是一个可有可无的动作，也可以显著减少财务人员的工作量。 另一方面，随着企业业务的拓展，报销业务量的升级，原始单据必然是越来越多，再保持原有凭证管理方式，对于财务人员简直是个灾难。

但是，为啥新实施EBS的企业还是不愿意接受不打印凭证的方式呢？ 我试着分析一下，一方面可能是原有模式的惯性太大，企业领导不清楚调整后的缺陷，倾向于保持现有模式。 另一方面，其实我们在出具方案的时候可能并没有提供有效的原始单据管理的方法论或操作模式。

我们会简化整个凭证管理的模式，优势在于不用财务人员打印每张凭证，然后在凭证后面粘贴原始凭证。通常我们会提供会计凭证和原始单据的mapping清单，这样财务人员在后续追溯的时候还是可以通过会计凭证找到对应的原始单据编号。 劣势在于，减少了凭证粘贴的工作，但是后续查找原始单据的工作却变得比较复杂。 当然从整体工作量的角度来看，一定是我们提供的方案更有优势，但是又一个问题没有有效解决，那就是原始单据管理模式。

在传统模式下，会计凭证后面就是原始单据，只要找到对应的会计凭证就可以很容易找到对应的原始单据。但是在新模式下，如何管理原始单据会直接影响后续查找的工作量以及原始单据管理的质量。

所以下面我想思考出一种理论上可行的原始单据归档方式，方便企业管理，同时减少财务人员工作量。（当然，按目前税法的发展，后续电子发票会成为主流，所以后面的档案管理应该会更简便，现在还是考虑当前模式下的档案管理）

总体的逻辑就是按业务分层归档原始单据，因为即使在原始单据上标记会计单据号，依旧需要讲原始单据按会计编号顺序进行归档，归档的过程会更加繁琐。因此，建议就是讲原始单据分类，然后分层，然后按时间范围排序，方便后续查找原始单据时能迅速找到对应的原始单据。具体逻辑如下

企业原始单据大头主要为以下几块

    1. 销售发票

    2.采购发票

    3. 报销单据

在归档的时候，建议把这三类原始单据分开整理归档，下面逐一描述这三类单据的归档模式。

销售发票归档

销售发票归档，EBS一般是先开系统发票再开金税发票，所以如果系统间有对接的话，可以知道系统发票和金税发票的mapping关系。系统没有对接的话可能需要手工维护。解决了mapping的问题，后面就是原始单据归档的问题。

销售发票一般会分按企业内部需求分工给不同的开票人员开票，而一个开票人员开出来的票一般是有先后顺序的。所以可以直接按分工+顺序的发票编号进行销售发票归档。举个栗子就是可能会按客户分工，A开票负责客户1，2，3。那么A就负责归档这部分的发票，且保持发票顺序即可。后续追溯时，一样可以快速定位，通过期间，客户，发票编号，可以逐步缩小查询范围。

采购发票归档

采购发票是查阅次数最多，但是遇到的问题是没有特别合适的方式进行归档。主要供应商开票编号顺序不确定，不能直接按照供应商开具的金税发票按顺序归档。当然企业内部分工还是存在的，所以我会考虑在发票创建上使用单据编号，当应付会计在系统中录入采购发票时，将发票界面生成的单据编号写到采购发票上。那么在后续归档的时候就是使用分工+单据编号的方式归档采购发票。这样也可以解决原始单据归档的问题。

报销单据归档

报销单据归档相对容易，一方面支撑体系可以对其他体系的员工报销提出相应的要求。一般会要求提供报销单据，企业提供唯一的报销单据号，让员工将对应的发票和原始清单粘贴在报销单据上。 一样的做法是按分工+报销单据号

以上，就是个人对总账凭证打印以及账本管理的一些考虑，然而，并没有说服客户使用过介个方案，保持微笑：）