《小强升职记》教会你的5个时间管理技能

这个世界由两类人组成，一类是“假装很忙的人”，另一类是“确实很忙的人”。

假装很忙的人喜欢将10%的忙碌进行浓墨重彩的渲染，以塑造百折不挠、自强不息的个人形象，而对剩下90%的懒惰避而不提。

沉迷和标榜的这种低质量的“忙碌”，不过是懒惰的另外一种体现。

“确实很忙的人”还分为两种：一种是会自我管理的人，另一种则不会。这两种人忙碌的内容和结果截然不同。

前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情。同样是忙，但是否忙得有价值，与是否懂得时间管理有重要的关系。

《小强升职记——时间管理故事书》中的5个时间管理技能，将帮你摆脱“时间不够用”、“效率低”的问题。

技能1：认识时间的黑洞

“时间黑洞”顾名思义，它会永无止境地吞噬你的宝贵时间。

每一段时间的运用都有它的意义，但时间有主动时间和被动时间之分。

做事之前有预期，并且追求预期的结果，这就是主动运用时间；否则就是被动运用时间，而时间黑洞，就是被动时间的集合。

时间黑洞不仅将“被动时间”吞噬，还会破坏“主动时间”。

时间黑洞的产生源于大脑喜欢做简单的事情这个特点。比如刷朋友圈和写工作报告，哪个更简单？答案肯定是刷朋友圈了，所以大脑会倾向于刷朋友圈，因此时间就这么浪费了。

所以，要学会记录和分析时间，不给黑洞留下任何机会！利用好“时间日志”避开时间黑洞、找到高效时段。

可以做一个时间表，从早上开始，一个小时记录一次，时间日志就好像记录自己的支出一样，忠实地记录我们的时间花费在什么地方。

要管理时间，得先知道它是怎么花出去的。知道时间的流向，从而达到控制不必要的时间支出，提高时间的投入与产出比，巧妙躲避时间黑洞。

技能2：衣柜整理法

“做事靠系统，不是靠感觉。优秀的人有优秀的系统，普通的人有普通的系统，失败的人没有系统。”书中的这句话说得很有道理。要想有效地管理时间首先要建立一套可行的系统。

而衣柜整理法就是这样一套可行的系统。整理衣柜的五个步骤对应时间管理的五个流程。捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动。这种时间管理方法称为“衣柜整理法”，即David Allen的GTD方法。

1）捕捉：清空衣柜

利用纸质便签、电子备忘录等一切工具，将工作事项以及突发、新增事项记录下来，放入“收集篮”，很多突然发生的事情，并不一定要立即去做。

2）明确意义：为衣物分类

明确每一件事情的意义，再决定下一步的行动方案，将事情分成“可以行动”和“不能行动”两种。

“可以行动”的事情包括：

a.2分钟行动（比如：打一个电话是2分钟就可以解决的事情）

b.项目（需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情）

c.任务（由多个行动组成是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划）

d.指派给别人完成的事情

e.特定时间做的事（比如下周三要交报告）。

“不能行动”的事情包括：

a.垃圾事件（浪费时间、浪费生命的事情）

b.将来某时要做的事情（比如：哪天有空一起去打球）

c.参考资料归档等。

3）组织整理：将分类的衣物重新储存

明确事情的意义后，将工作分入3个清单和1张日程表中。

将来清单：记录未来要做的事，每周翻开来回顾，看看有没有什么事情可以孵化成行动。

行动清单：这是每天的主要清单，完成一项行动后，就划掉一项。

项目清单：记录和项目相关的一切，方便随时补充。

日程表：存放特定时间要做的事情，比如开会、约会等等。

4）深思：对衣物做到心中有数

每天下班和每周这两个时间段对任务清单进行深思，至少会获得三个好处：孵化杂事、产生灵感、提升高度。

每天下班前问自己4个问题：

今天做了些什么？

对哪些比较满意，哪些不满意？

推进了哪些重要的事？

明天的规划是什么？

每周回顾时要5件事情：

整理办公桌或收拾家里的环境；

检视将来清单、行动清单和项目清单，浏览一下看看下一步应该做些什么；

检视日程表，看看下周有哪些会议或约会；

回顾本周收集到的一些资料；

回顾年度目标。

5）行动：选择最佳方案来执行

David Allen提出：我们的工作和人生可以划分成6个高度去进行检视和规划,具体如下：

原则（五万英尺）：思考自己的价值观、原则和目标，这是工作的灵魂所在。

愿景（四万英尺）：包含3-5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。

目标（三万英尺）：比愿景更细化的东西，通常是在一年内可以有一个阶段性的成果。

责任范围（两万英尺）：要想把生活中和工作中的每一个角色扮演好，需要执行一些任务，拉近现实与期望的距离。

任务（一万英尺）：要将注意力放在眼前的任务上。

下一步行动（跑道）：将以上所有的任务放入清单，逐一完成。

技能3:学会臣服

要想告别拖延症，学会高效管理时间，要学会臣服。臣服精力、臣服环境、臣服天性。人的精力是有限的，并且随着持续的工作精力会越来越下降。

人的大脑有两个天性：第一，大脑喜欢做简单的事情；第二，大脑对有时间底线的事产生紧迫感。

所以，可以利用番茄工作法来改变工作节奏，这是对精力的臣服，不和精力直接对抗，而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复。

番茄工作法如下：

1）选择一个行动：一个明确的可以立即执行的行动。

2）倒计时25分钟作为一个番茄时间，你预估完成行动需要几个番茄时间（即吃掉几个番茄），然后在番茄时间内不间断工作。

3）每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉3个蕃茄休息15分钟。

技能4:培养一个好习惯

在职场中，培养一个优秀的习惯将有助于我们成为一个出色的职场精英。首先我们养成习惯，然后习惯改变我们。无论天才还是普通人，习惯都是从笨拙到熟练的过程。

通过三步法帮助我们培养习惯：

1）首先找到驱动力

驱动力大于约束力。

养成习惯就是打开一扇从里面锁住的门，用约束力在外面猛砸有时也管用，但不如用驱动力从里面打开那样优雅、有效。力量来自于你的内心。

2）再微不足道的成就都要大肆庆祝

完成任务的时候要给自己奖励，让生活充满仪式感。任何东西的价值，来自于我们赋予它的意义。

培养习惯要用阶段性激励代替强制处罚。激励的力度要逐渐增加，不能刚坚持十天就给自己一趟出国游，要确保成就和奖励程度之间的匹配程度。

3）培养习惯不是一个人的事

找到志同道合的人，一起来培养一个良好的习惯，互相监督互相鼓励。比如想要早起，就加入早起打卡群。

技能5:让想法落地

1）用S.M.A.R.T法则厘清目标

SMART原则是制定目标的5个法则：

S-Specific：目标要明确，不能模糊不清。

M-Measurable：目标要可衡量，是否有一个实现目标的标准。

A-Attainable：目标可实现，是经过努力可以实现的。

R-Relevant：目标要与其他目标具有相关性，完成此目标对其他目标有帮助。

T-Time-based：目标要有明确的截止期限，在一定的时间内达成才有意义。

2）用思维导图梳理计划

用思维导图来发散和梳理思路。

制定目标后，项目框架、工作计划、头脑风暴都可以用思维导图来梳理。

先考虑影响项目的因素有哪些，然后针对每项因素进行发散性思维，之后精简想法，从可行性角度对这些想法进行筛选和过滤，形成一份计划。

3）用甘特图来掌控进度

甘特图是用来评估总体进度的。

制作甘特图，首先要了解项目有哪些关键节点和任务，任务超前或滞后完成关系不大，但是关键节点进度滞后，就需要重新调整计划；其次要把控关键节点和任务的截止时间；之后分工明确，每项工作都要有专人负责，多人负责的要标明主要负责人。

4）用九宫格来平衡人生

九宫格的作用是让我们更加均衡地去看事情。每个人都身兼多职，既是白领，又是妻子或丈夫，也是父母的儿女，如何做到家庭和事业的平衡，可以参考作者的九宫格，活学活用，改造成自己的模板。

大多数人对时间管理的认识仍停留在不浪费时间、抓紧每分每秒、在同样的时间内做更多的事这样粗浅的层面上。

事实上，时间是不能用来管理的，能管理的是我们的精力。

时间管理并不是追求在1个小时内能做3件事或者是5件事，时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。

时间的流逝都是不以任何人的意志为转移的。我们能做的是在不停流逝的时间中把握好工作和生活的节奏，保持平和的心态，对自己的成长和发展负起责任。