超级整理术（一）：办公物品的整理
在之前《这才是我想要的时间管理：无负罪感的自在时间》一文中提到，做事快速的秘诀是提前建立秩序。只有提前完成任务，才能获得更多自在时间，想做什么就做什么，也不会有任何负罪感。
高嶋美里的「超级整理术」从物品、信息、头脑全方位建立秩序，以此能轻松应对任何工作。今天就来分享「超级整理术」的第一部分：办公物品的整理。
一、办公物品的整理步骤
1、盘点办公物品
- 请先清点你的办公用品，并列出清单。
- 对物品进行分类。
- 按使用频率排序：每天使用、几天使用、每周使用、每月使用
2、丢掉不常用的物品
- 一次未使用过的物品，直接丢弃。
- 多件同类物品，保留一件，其余丢弃。
- 留下使用频率较高的20类物品，低频物品用的时候问别人借，不用自己保留。
物品整理的目标是知道物品在什么位置，能够快速拿取，能够快速放回。我们无法把握过多的物品，如果不能马上拿到需要的东西，就会浪费时间寻找。所以要尽量减少物品。
3、全部放入抽屉
通常公司都会配一个三层抽屉柜。请按以下规则收纳：
- 上层：文具。笔、计算器、回形针、印章，等等。
- 中层：私人物品。茶包、手机、数据线、零食，等等。
- 下层：文件。书籍、杂志、合同，等等。
物品简单的放入就行，不用极致收纳。我们的目标是提高效率，随取随用，别弄的太复杂。
▲ 把物品分别放入三层中
4、让物品一目了然
如果物品能一眼看到，可以节省大脑思考。比起回想这件东西在哪里，如果能看见的话，取用更省力。（逗总：高效人士真的毫秒级的省时）
所以，请使用透明的袋子和盒子来收纳物品。如果不是透明的，请贴上标签。图片标签比文字标签更好。
二、文件的整理步骤
办公物品是工作的辅助，文件则是工作的核心。如何给文件建立秩序，将直接影响工作效率。下面我们讲重点将，如何整理文件。
如果你做了上面的步骤，那么所有的文件，应该已在抽屉柜的最下层。请将最下层分成四个区域，分别归入不同文件。
- 今天要做的事情
- 有期限的事情
- 没有期限的事情
- 5分钟的事情
▲ 下层抽屉的俯视图
1、今天要做的事情
这个区域的文件都是今天要完成的任务，换句话说，如果这个区域没用清空就不能下班。
2、有期限的事情
有期限的事 = 有截止日期的事。把文件放入这个区域后，需要在日历对应的截止日期上做个记录。手机上自带的日历APP就很好用。
高嶋美里窍门是，日历上标注的截止日期，要比实际提前两天。这样可以在完成的第二天再修改一遍，提交当天的前30分钟再检查一次。
比如截止日期是5号，在日历上的3号标注截止。3号完成工作后，4号再修改一下，5号提交前30分钟再检查一遍。
这样能避免匆忙赶工。我们不光要快速完成工作，还要高质量的完成工作。
3、没有期限的事请
没有期限的文件通常是些参考资料，或者完成后认为需要保存的文件。这些文件会越多越多，必须每隔三个月做清理：丢弃不要的文件，或者数字化后丢弃原件。
4、5分钟的事情
5分钟的事情指几分钟能做好的小事。比如找领导签字、找财务盖章等等。有些小事可能没有纸质文件，比如寄快递。
把所有需要做的小事列成清单，并标注重要程度和截止日期，放在该区域文件的最上面。
▲ 小事清单
这里请注意，以下两类文件不要归入：
- 30分钟以上才能完成的事，归入「有期限的事情」或者「没有期限的事情」。
- 当天要完成的任务，归入「今天要做的事情」
三、总结
「超级整理术」的物品整理就介绍到这。
通过这个方法，你已经对物品建立了一套秩序，保证随时取用，不用翻找。而通过对文件建立秩序，等于梳理了工作任务，你将不会再觉得杂乱和烦躁。
下一章会介绍第二部分：信息的整理。感兴趣的话，请关注我吧。
