《金字塔原理》应用篇(下):分析和解决问题
一、界定问题
界定问题前,首先要确定问题真实存在。找出问题、界定问题的方法教作连续分析,适用于以下几种具有逻辑顺序的问题:
第一,是否存在问题?
第二,问题/机会在哪里?
第三,为什么存在问题?
第四,我们可以做什么?
第五,我们应该做什么?
我们可以通过询问what, why, how 来寻找结果与预期之间存在的问题,找出问题的解决方案。建立界定问题的框架,是找出解决方案的第一步,同时也是建立金字塔架构、向他人展示解决方案的第一步。
二、分析问题
界定问题之后,就可以开始分析问题:收集信息、描述发现、得到结论、给出方案。
要想有针对性、高效地收集信息,需要借助一些工具,比如诊断框架和逻辑树。
加入电脑无法开机了,你会怎样诊断问题出在哪里?各种原因可以分为两大类:外部原因和内部原因。外部原因可能是停电、电源没插好,内部原因可能是电源线损坏、显示器故障、主板故障等。归纳造成问题的原因,要遵循MECE(mutually exlcusive and collectively exhaustive)原则,即相互独立、没有重叠、完全穷尽、没有遗漏。我们可以根据以上原因逐一展开排查。
建立诊断框架、进行结构化分析,可以用到三种方法:
1、展现结构。每个整体的一部分组织都有自己的结构,展现结构就是将出现问题的对象的结构描绘出来,直观地检查和分析。
2、找出因果关系。找出形成因果关系的要素或者任务,取得诊断结果。如果要针对一项行动进行分析可以利用任务结构,任务结构往往形成树状分支,可以深入展现实现任务需要采取的各种行动。
3、归类分组。将具有相似性的可能原因进行归纳。仍然遵循MECE原则。在此基础上,向下寻找更具体的相关因素。
三、制定解决方案
在为问题寻找解决方案的时候,可以使用逻辑树,也即问题树、演绎树、分解树。你可以把问题想象成树干,思考它和哪些子问题、子任务有关系,想到一条就给树干增加一根树枝,注明其代表什么内容。没根树枝都可以添加更细的树枝,知道找出和树干相关的所有项目。
常用的逻辑树可以分三种类型:议题树、假设树、是否树。
1、议题树
议题树需要限制出一个主要问题,然后把这个问题进行拆分,形成一组和它存在内在逻辑关系的子议题。在拆分主要问题时,需要充分考虑各种影响因素,他们可能不会直接作用到各种影响因素,但是需要纳入制定解决方案的过程。议题树最常应用于问题的初期阶段。
2、假设树
使用假设树时,需要先提出一种解决方案,再利用已经掌握的信息进行验证。这就要求一开始提出的假设必须合乎情理,并且自己掌握的信息足以完成验视工作。假设树的目的是证明假设为真,因为只有假设成立才说明找对了方向,才能沿着这个思路解决问题。
3、是否树
这是一种更加简单的模式,只需要提出问题,对问题进行是否判断即可。使用是否树的前提是,在进行分析之前,已经具有若干标准方案。
无论是界定问题、建立诊断框架还是构建逻辑树,对于解决问题都具有双层意义。首先解决问题的整套工作由于它们的接入变得条理清晰,使用者能够专注于真正需要解决的问题,把产生问题的原因揪出来,得到适合的解决方案;此外,更具有实际操作意义的是减少了很多组织思想、组织沟通语言的工作,这几种方法,和金字塔结构是相通的。