管理者如何从琐事中解放自己

在工作中，我们常会看到这样的情景：领导没时间，下属没事做；领导觉得下属没有上进心，下属埋怨领导不培养自己。那么，造成这种问题的原因是什么，作为管理者应该如何将自己从具体的事务性工作中解放出来？

本期推荐，这里将推荐一本有关授权和时间管理的趣味小书《别让猴子跳回到背上》。本书通过浅显易懂的实例，分析了为什么管理者会深陷于各种事务性工作当中，本来属于员工的工作是如何偷偷跑到管理者身上的，如何鼓励员工承担更有难度的工作职责，实现个人提升。

首先我们来明确什么是“猴子”，在本书中，作者给出的定义，所谓猴子，就是双方谈话结束后的下一个行动步骤。猴子不是问题、项目、计划或机会，只是解决问题、进行项目计划或是投入机会的下一个步骤、下一个措施。每一只猴子都有两方介入，一方负责解决，一方负责监督。当某个谈话结束时，谁负责下一个步骤，猴子就在谁那里。

对于管理者来说，他的时间一般可以分为四个部分，老板占用的时间、组织占用的时间、下属占用的时间，外界占用的时间。而在这四个部分里，老板、组织和外界占用的时间是不太容易被压缩的，所以缩减下属占用时间比例就显的尤为重要。很多管理者的时间都被下属占用的时间浪费掉了，例如帮助下属去处理本应该由下属自己来处理的问题，即背负了下属背上的猴子。

如果你在工作中遇到过这两种情形，那么恭喜你，你成功的背负了下属的猴子：1、下属向你请示问题时，你说让我想一下，然后告诉你怎么办；2、询问“让我知道可以帮上什么忙”？如果你背负了下属的猴子，那么下属就会变成监督者，他们会来询问工作的进度，领导，那个事情你想的怎么样了？领导，我们什么时候采取行动。我们看到，下属成了你工作的监督者，而你成了解决者。此时，你肯定在心里暗下决心，一定要改变这种情况。

那么，首先你得学会授权。员工行动的自由程度取决于任务层级与授权范围，相对于老板与组织，下属可运用的任务层级有5个：5级独立行动，例行性报告；4级行动，但需立即请示，意味着报告频率超过例行程度；3级提出建议，按照裁断结果行动；2级请示要做什么；1级等待指示。从5到1，层级依次降低。当下属的自由层级属于1和2的时候，管理者的时间就会被下属大量占用。管理者必须花时间帮助下属去想他们应该去想，去计划的事情，为他们答疑解惑。所以让下属的自由层级提高到3级以及往上的层级，让下属可以自我管理和自我领导，管理者也不必花太多的时间来监督下属，由此就可以大大减少被下属占用的时间。

让员工达到3级的过程中，主管需要做两件事情：1、借由直接报告，禁止采用第1与第2自由层级，让下属毫无选择机会，这样能培养下属拟定与推销想法和建议的技巧。2、保证每件任务（猴子）都在下属背上，方法就是和下属一起讨论方案和解决方法。如果当时没有结果的话，和下属约定好下次讨论的时间，并且要求他在下次讨论之前自己先想一想，有没有更好的方法。这样反复训练几次，下属就会习惯自己去寻找答案。当然，在这个过程当中，管理者也需要对下属的工作做一些协助，但切记协助不是帮他们做分内的事情。比如员工提出一个很好的建议，你也认为很好，但可能在你的上级那里会遇到一些问题，那么你就可以协助下属去解决这些问题，但修改和完善一份更容易让上级接受的报告就是下属分内的工作。

当下属的自由层级越来越高时，管理者也就逐步将自己从琐事中解放出来，可以去思考其他更具战略意义的事情，而下属本身，自由层级的提高也意味着能力的提高，可以去承担一些更有难度的工作职责，一举两得！