如何用三张便签纸让工作高效专注？（1）

大大姐说，让我和你共成长

很久没有和大家聊职场话题了，最近论坛有不少朋友私信我，对我之前所提到过的手账、日志、笔记本之类的东西很有兴趣。我也会在今后的文章里面陆续和大家聊相关的话题，今天我们先聊一个比手帐更简单的东西，也是大家在工作和生活中比较常见的东西，便签纸。

今天我会介绍给大家一个办法，通过三张半便签纸，让我们的工作更加高效专注！

首先，我们来说说为什么要使用便签纸。

提起便签纸，我们首先可能会想到3M公司生产的POST it，之前可能是黄色的为主，现在已经有了各种颜色和形状。

便签纸的优点

它有很多优点，比如体积小、便携；比如可以反复粘贴；但最重要的一点就是它有各种颜色可以选择。我为什么说这一点很重要，因为人类的大脑也是更喜欢活泼的、彩色的、有图像的东西，不喜欢单调的、简单的、重复的东西。

这就是我们有时候用一只彩笔来画重点比直接看书效果要好的原因喽！

便签纸的选择

即使这样，我还是要说几点关于便签纸的选择要求：

1.要有颜色，但不要选择太刺眼的颜色；

比如我手里有一款得力的便签纸，颜色就太过于鲜艳，说白了就是“荧光色”系列，色彩的饱和度很高，这种便签纸适合做提醒，但并不是很适合用做我说的这个场景。我们可以尽量选择“马卡龙”色调的便签纸，就是颜色里有一点粉粉白白的感觉，可以有好看的颜色，但颜色很柔和，不刺眼；

2.便签纸的质量要稍微好一点。

可以反复粘贴多次，但不会留残胶最好。

3.便签纸的形状不能太复杂。

虽然现在便签纸有了更多的形状，比如星星的形状、圆形、或者圣诞树的形状，等等。这种便签纸可以在生活里增加情趣用，但也不适合在工作的场合出现。

建议大家选择正方形或者长方形的就可以了。

好了，赶快拿起便签纸，和我一起行动吧！

第一张便签纸

首先，我们把便签纸分为两部分。

左边部分，写下今天（或者明天）的工作待办，事情前面加上序号，1.2.3.这样，写的时候先不用考虑事情的重要性紧急程度，主要不要遗漏就可以了。注意每件事下面空出一些空间，不要写的太密。

像这样：

1.xxxx

2.xxxx

3.xxxx

4.xxxx

5.xxxx

右边部分，我们来画上一个小十字，画出我们的**时间管理四象限**（重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急）；

然后把我们左边的这几件事情根据重要程度和紧急程度这两个维度，填写在右边的十字架里面就可以了。

》如果你不太熟悉四象限原则，或者觉得很麻烦，怎么办？

没关系，你只需要写下昨天的那些事情里面，最重要、最麻烦、今天必须完成的三件事情就可以啦！我们很多时间管理的理论里面把这三件事叫做青蛙，把完成这三件事情叫做吞青蛙。如果你坚持每天一早就先吞青蛙，那么一天里面就没有什么其他事情可以恶心到你了。

》这里需要说明的是，如果左边的事情里面有可以**“肯定”**可以在２分钟内完成的事情，立刻先完成它，然后直接划掉就可以了，不需要再填写到右边了。

注意，是肯定可以在2分钟内可以完成的事情，比如吃维生素片；而不是自己觉得会很快完成的事情，比如打算给上支付宝给信用卡还款，却刷起了淘宝。

note1

》接下来，我们再看一下左边的这几件事情，是不是可以直接操作的行动，如果不是，我们需要对这个任务进行进一步的拆解，拆为行动；然后在旁边写上预计完成需要的时间。

在拆解的过程中，我们需要拆解到可以直接去行动的事情。

比如：完成一个数据分析报告。这是一个任务，但是这个任务需要好几个步骤。

如果只看见“完成数据分析报告”这样的字眼，是不是看见就头疼，根本不想做！

但是我们把这个任务拆解成可以执行的步骤以后，就很容易完成了。

像这样：

1.核对基础数据 25min

1.1核对基础数据，确认是否有遗漏的数据 5min

1.2 核对基础数据勾稽关系，确认是否有错误的基础数据 20min

2.**

（中间部分略去，各位如法炮制即可）**

xxxxxx

6 .发送邮件给相关人员（注意检查附件的齐全）2min

》这个把任务拆解的过程，其实我们平时也在做，但可能是在我们做这件事情之前才做，或者是边想边做，但这样的话，效率会很低。、

比如没有思考清楚逻辑关系上来就做模板，最后模板不合适，还需要反复调整；

没有核对基础数据，上来就往里面填数，填完发现有个部门的数据还没给齐呢，结果负责提供数据的人今天还休假了，没有来公司，电话也打不通；

**我们很多工作低效率的原因在于我们不好的工作习惯。**

》如果这件事情是一个常规性的工作，你每周、每月都需要做，那其实只需要认真的思考一次，之后每次都照着原来的步骤就可以，有需要调整的，再稍微修改一下就可以了。

》第一张纸，建议大家如果有可能，尽量在前一天的下班前写下一天的工作待办，尤其是涉及到需要其他部门或者人员配合的工作。这样可以提前预约到对方的时间，不会出现因为对方不在或者没时间，无法配合完成，而影响我们自己工作效率的情况。如果你的大部分工作不需要其他人的配合，自己完成就可以，也可以在每天到了公司以后就来完成这第一张便签。

》完成以后的便签，你可以直接贴在电脑的边上，桌子的右手边或者自己的正前面。反正任何一个方便你随时看见，又不会干扰你工作的地方就可以啦。

》写便签的时候，大家字体稍微小一点点，或者不用写完整的句子，反正自己能看懂就好。比如“完成分析报告”，你可以直接写“报告”两个字。

本身写这个便签的过程，就是一个思考的过程，你的笔迹和涂改，就代表了你思考的过程。

写的东西，可以随时的调整和修改，不用追求写的整齐，一切都是只要自己能看懂就好。

》便签的尺寸就这么大，所以我们的注意力和效率就集中在这张便签纸上面的工作内容里面就可以了。完成一项，你就大胆的划掉就可以了，划掉的时候是不是有一种特别爽的感觉？这样，就把我们的工作也变成了一个打怪升级的小游戏。