职场中高效沟通的5W2H和7步骤
作为职场新人入职的时候，我每天忙得像陀螺一般地转，加班到八九点，工作却仍然完成的不如意。那时候在一个创业公司，项目刚开始运转毫无规范。我每天早上要打电话催促各部门填写前一天工作进度，经常打了好几个电话也没收到回音；要负责项目后勤行政采购事宜，负责跟渠道洽谈合作事宜。每天下午老板还经常有外出买下午茶的临时任务下派。我几乎忙得团团转，需要跟所有人做沟通，但是沟通得非常并不顺利。我一度认为自己有良好的沟通能力，老板突发的任务，同事的不配合经常让我感到挫败。
沟通圣经
在《沟通圣经》一书中提到，沟通有四个主要目标：
- 被接收（被听到或被读到）
- 被理解
- 被接受
- 使对方采取行动
只要没达到其中一个目标，沟通就失败了。
我经常遇到的状况就是，沟通过程中只有信息的输出和被理解，却没有使对方采取下一步行动，沟通停在前三步，导致工作没有顺利地完成，经常多次返工。
考虑五个问题，让沟通更有效
如何让沟通更有效，通过沟通推进工作的顺利进行，也并非毫无技巧。在本书中，作者认为应该要考虑五个方面的问题，让沟通更高效轻松。
原因（目的）
- 我为什么要进行这个沟通？
- 我沟通的真正原因是什么？
- 我希望以此引起什么结果？改变对方的态度或看法？
- 我希望在沟通之后对方会做些什么？
- 我的目的是什么？告知、说服、影响、教育、同情、娱乐、建议、解释还是刺激想法？
每一次沟通都有其背后的目标，信息被接收、被理解、被接受、使对方采取行动。但是，我们却经常把闲聊当沟通，聊着聊着忘记目的，导致最终该完成的工作没有进展。职场中沟通也该是以目的为导向。每一次跟领导、跟客户、跟同事进行工作的交通时，不要忘了自己最初沟通的原因。
对象
- 谁是我的听众（听者或读者）？
- 他（们）是什么样的人？他（们）有什么样的个性、教育背景、年龄和地位？
- 他（们）对信息的内容可能会有什么样的反应？
- 他（们）对信息的主题已经了解多少？很多？不多？完全没有？比我知道的多或少？
所谓知己知彼，理解沟通的对象，掌握更多的信息有助于推进沟通的进程。对于不同个性、教育背景、年龄的人，不可能采用相同的沟通策略，最好能根据对象的特点调整传达信息的方式去迎合对方的兴趣和需求。预测沟通对象对内容的反应和可能提出来的问题，有助于使整个沟通的过程更顺畅。也许你会说，这样的沟通是不是太心机了？太不自我了。其实我们是本能有这种能力去调整沟通的策略达到目的。《沟通的艺术》一书则提到，沟通能力的高低也取决于你能用变换使用沟通技巧的能力以及应变的能力。这其实只是一种沟通的方式而已。
时间和地点
- 对方会在哪里接收我的信息？在办公室里，随手就可以取得相关的数据；还说远离相关的场所，所以我可能需要再提醒他们相关的事实？
- 我的信息处于整个事件的哪个环节？我在回答对方的问题吗？这是对方第一次听到这个主题或问题吗？
- 我跟对方的关系如何？信息的主题是引起我们之间意见不和的原因吗？整个气氛是紧张还是和谐？
- 回答了上面这些问题后，要回答下面几个问题也会更容易，比起你直接跳到“我要说什么”更有帮助。
沟通的时间和地点也区分了沟通方式的不同。 如果我们在用ppt做汇报讲解的时候，不同的场景所使用的ppt就有区别了。如果是在办公室，可以使用解说型，而在大型会议室做沟通交流，ppt可能需要是大字演说型，讲解的内容深浅也有区别。
了解沟通对象对信息的理解程度有助于你在沟通过程中对于信息展示的程度。如果对方知道的信息你喋喋不休，不知道或感兴趣的内容却毫无准备，那么这场沟通很难成功。
内容（主题）
- 我到底想说什么？
- 我需要说什么？
- 对方需要知道什么？
- 哪些信息我可以省略？
- 哪些信息我一定要包含，以达到：
- 清晰（clear ）
- 积极(constructive)
- 简洁(concise)
- 正确(correct)
- 礼貌(courtous)
- 完整（complete）
有效沟通的6c原则，要求沟通过程中，把话说清楚，简洁不拖沓，信息正确，礼貌积极。
方式（语气和风格）
- 如何传达我的信息？用文字、用图片还是两者都用？用什么用的文字，什么样的图片？
- 什么沟通媒介最合适？书面还是口头？电子邮件、便条还是一通电话？写信（电子邮件或书面邮件）还说碰面谈？书面报告（通过网络寄送或邮寄）还是口头报告？
- 如何组织各项重点？是用演绎的方式（先提重点，然后说明／举例／图解），还是用归纳的方式（先说明／举例／图解，然后把重点归纳出来？）
- 如何达到预期的效果？我该采取什么语气，以达到目标？我应该采用或避免哪些字眼，以产生恰当的语气？
为了有效的沟通需要选择合适沟通的方式，要注意信息的传达方式，沟通媒介，组织的逻辑，甚至到语气、非语言沟通等等。
这五个方面说起来，其实也是why-who-when/where/what-how的5W2H的应用，即是沟通的原则，也是职场工作完成的思路。作者把每一条内容都解释得十分清楚，应用也可以很广。比如说在跟同事交流的时候，掌握对方比较多的信息，采取适当的语气，告知其下一步目标。洽谈合作的时候，则免不了要将上述的几个方面全都考虑在内并反复确认，以保证沟通的顺利进行和工作的完成。在沟通比较棘手或复杂的事情之前，最好先把这些问题先想一遍，甚至在日常的沟通中，也要把这些问题谨记于心，这样可以防止“说话不经大脑”的情况发生，写邮件按发送之前，先想一想。
七个步骤，高效计划沟通内容
思考上面5个问题后，就可以开始计划沟通的内容了。为了让沟通更有效，有7个步骤需要完成。
1.写下目的
2.收集信息
3.把信息分类
4.决定顺序：按时间、空间、重要性、复杂度递增法、熟悉度递增法、因果关系、主题等顺序组织信息。
5.制作大纲
6.撰写初稿
7.编辑初稿和完稿
编辑初稿和完稿针对的更多是书面沟通。但是在应对重要的或复杂的会话沟通之前，这7个步骤的计划也是非常有效的。
本书中提到的沟通时要考虑的5个问题和计划沟通的7个步骤的思维方式，其实也能应用到生活工作中解决问题之道。这本书最优秀的地方在于，理论＋实践,它提供了解决问题的理论，升级你的认知，提出实践清单和评估清单，让你的沟通学习有研究依据，有刻意练习的方法，练习过程中可能出现的困难会有提示帮你规避，评估清单协助你更好地认识自己。
比如说，在“听”这一章中提出了增进倾听技巧的十个做法：
1.准备好去听 2.感兴趣
3.心胸开阔 4.去听重点
5.批判性倾听 6.避免分心
7.做笔记 8.协助说话者
9.回应 10.不插话
练习的作业则是：
把增进听力的10个做法写在卡片上，下次面对面听人说话的时候练习这10个做法，把同样的练习应用在听电视上的演说或采访，更能增进效果。
沟通的练习无处不在，与人面对面沟通，看电视采访全都学习的途径。也许你自认为沟通能力不错，但是细节你都注意到了吗？这本书在写下了沟通过程的原则之后，逐步从听说读写四个方面全方位解释沟通技巧，一般人经常忽略的“打电话”技巧、“非语言沟通”、“如何提高阅读效率”、“求职面试”、“撰写报告”等都有详细的理论解释和实践指导。职场之中沟通路漫漫，只有让自己不断学习提升，才能更高效率工作。
